Vas zanimajo podrobnosti brezplačnega sistema za izdelavo zahtevkov za podporo? Za vas smo poskrbeli. Zbrali smo vse podatke, ki smo jih lahko našli, da bi vam omogočili vpogled v to, kako lahko uporabite takšen sistem in kako izbrati pravega za svoje podjetje.
Kakšna programska rešitev je to in kako deluje?
Če želi podjetje rasti in uspeti, mora svoje ekipe za storitve za stranke zaščititi pred motnjami. S tem zagotavlja visoko raven zadovoljstva strank in vrhunsko izkušnjo storitev za stranke. V tem kontekstu; skrbno reševanje težav je bistvenega pomena, da so stranke zadovoljne s storitvami, ki jih ponujate. Vendar pa samo učinkovita in delavna ekipa, ki opravlja to delo, ni dovolj. Zahteve strank se morajo povečevati skupaj z vašim rastočim podjetjem.
Podjetje lahko bistveno izboljša stanje na področjih, kot so organizacija, produktivnost, odzivni čas na zahtevke, šas prve razrešitve zahtevka in zadovoljstvo strank. Kako? S sprejetjem konceptov in orodij, ki olajšajo upravljanje poizvedb strank. Preprosto ad hoc obravnavanje vseh zahtevkov, na primer tako, da jih pred dodelitvijo določeni odgovorni osebi, oceni nekaj agentov, ni učinkovit način. Preprosto povedano, za uspešnost je treba biti organiziran.
Tako za velike organizacije kot za mala in srednje velika podjetja je dobro delujoč IT ekosistem bistvenega pomena za uspešno zagotavljanje storitev. Čeprav se podjetje pogosto sooča z različnimi vrstami izzivov, je pomembno, da se vedno odzove hitro in učinkovito. V ta namen imajo podjetja na voljo rešitve, ki uporabnikom omogočajo prijavo težav in enostavno ustvarjanje zahtevkov. Prav tako si hkrati prizadevajo olajšati delo storitvenih agentov in jim omogočiti večjo produktivnost. Tovrstna rešitev se imenuje programska oprema za izdelavo zahtevkov za podporo.
Programska oprema za izdelavo zahtevkov – Kaj je to?
Sistem za izdelavo zahtevkov je bistvenega pomena za vsa podjetja, zlasti za oddelke za pomoč uporabnikom in za storitve za stranke. Ti oddelki so odgovorni za podporo članom celotne organizacije in strankam.
Če želite imeti rešitev, ki ekipi za podporo omogoča spremljanje in upravljanje različnih pripetljajev, boste morda potrebovali programsko opremo za pomoč uporabnikom, ki ima napreden sistem za izdelavo zahtevkov.
Nakup takšne rešitve pomeni naložbo, ki se mora, tako kot vsaka druga, povrniti. Če niste pripravljeni investirati, lahko uporabite tudi brezplačno programsko opremo zaizdelavo zahtevkov.
Na trgu je na voljo veliko odličnih brezplačnih orodij za izdelavo zahtevkov. V primerjavi s plačljivimi različicami lahko ponujajo omejeno število funkcij. Vendar so še vedno rešitve, ki so vredne razmisleka, zlasti za podjetja z omejenim proračunom.
Da bi vam pomagali bolje razumeti, vam bomo razložili koncept brezplačnih sistemov za izdelavo zahtevkov za podporo, njihovo delovanje, značilnosti dobrega brezplačnega orodja za izdelavo zahtevkov in to, ali vaše podjetje potrebuje takšno rešitev. Preberite več in se seznanite z vsemi prednostmi takšnega orodja.
Drugačen pogled na sistem za izdelavo zahtevkov
Sistem za izdelavo zahtevkov je razširjena programska rešitev, ki olajšuje komunikacijo in interakcijo med podjetji in njihovimi strankami. Ko želi stranka podjetju poslati poizvedbo, predlog ali prijaviti težavo, je programska oprema za izdelavo zahtevkov tista, ki ustvari zasebno komunikacijsko linijo med obema stranema, na daljavo in prek spleta.
Pomembno je opozoriti, da ta vrsta rešitev ne spada v kategorijo rešitev, ki se uvrščajo med orodja za takojšen odziv. Kot so funkcije klepeta v živo ali povratnega klica. Ko je primeru dodeljen zahtevek, je vsa nadaljnja komunikacija omogočena prek istega zahtevka – v celotnem postopku reševanja.
Bogat sistem za podporo zahtevkom, strankam omogoča, da prijavijo težave ali prosijo za kakršno koli pomoč, ki jo morda potrebujejo. Vloga sistema za izdelavo zahtevkov je, da na enem mestu upravlja, organizira, in arhivira vse zahtevke za podporo in njihove odgovore. Poleg tega zagotavlja storitvenim agentom vsa orodja, ki so potrebna, da delujejo odgovorno in odzivno.
Zanesljiva brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov mora različnim ekipam v različnih oddelkih organizacije omogočati; pregledovanje zahtevkov, dodeljevanje prednostnih nalog in odgovarjanje na poizvedbe prek različnih kanalov podpore.
Na trgu je mogoče najti številna tovrstna brezplačna orodja za izdelavo zahtevkov. Vendar imajo nekatera več funkcij kot druga. Zato pri izbiri določenega orodja izberite tisto, ki ustreza značilnostim, zahtevam in sredstvom vašega podjetja.
LiveAgent ponuja brezplačno programsko opremo za izdelavo zahtevkov kot sestavni del svoje programske rešitve za pomoč uporabnikom.
Karakteristike brezplačnega sistema za izdelavo zahtevkov za podporo.
Kot smo že omenili, je na trgu veliko brezplačnih sistemov za izdelavo zahtevkov. Vendar vsaka programska rešitev ne ponuja enakih funkcij.
Vendar pa mora biti vsa ustrezna brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov za podporo sposobna opravljati nekatere od naslednjih funkcij;
- Zagotavljanje možnosti prilagajanja glavnih področij in funkcij.
- Možnost večjezičnih prevodov.
- Posodabljanje informacij in morebitnih sprememb.
- Ustvarjanje, zavračanje in razporejanje notranjih, zunanjih, zasebnih ali lastnih, splošnih in posebnih zahtevkov.
- Opredelitev začasnih in trajnih zaključkov.
- Javno in zasebno določanje prednostnih zadev.
- Odražanje sledljivosti faz postopka za nadzor časa
- Odražanje sledljivosti z grafično predstavitvijo poti zahtevka
- Dodeljevanje odgovornosti v skladu z vnaprej opredeljenimi kategorijami.
- Umestitev zasebnih opomb.
- Pošiljanje obvestil prek SMS sporočil ali e-pošte.
- Možnost integriranega koledarja.
- Zagotavljanje združljivosti ali integracije z različnimi operacijskimi sistemi, in programskimi opremami.
- Omogočanje dostopa različnim uporabnikom in upravljanje dovoljenj glede na pozicije zaposlenih.
- Beleženje vnosa dokumentov.
- Omogočanje ustvarjanja poročil.
Brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov za podporo – Kako deluje?
Vsakdanje življenje članov ekipe za podporo strankam je lahko precej kaotično. To je predvsem posledica dejstva, da lahko hkrati prejemajo poizvedbe prek različnih kanalov. Če se to zgodi, morajo agenti hkrati obravnavati ogromno število zahtevkov in poročil o pripetljajih. Zamisel o programski opremi za izdelavo zahtevkov se je rodila kot odgovor na nenadzorovano poplavo zahtevkov. Njeno bistvo je bilo zagotavljanje boljše učinkovitosti oddelka za podporo uporabnikom. Poleg tega je “zaživela” brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov, da bi malim in srednje velikim podjetjem, ki imajo omejen proračun, omogočila zagotavljanje vrhunskih storitev za stranke.
Storitveni centri organizacij uporabljajo to vrsto orodja predvsem v upanju, da bodo bolje ukrepali ob težavah, o katerih poročajo stranke. Sistem za izdelavo zahtevkov storitvenim ekipam omogoča, da evidentirajo in spremljajo vsako težavo, ocenijo njeno prednost in stopnjo napredka, dodelijo odgovornost in še veliko več.
Z brezplačnim sistemom za izdelavo zahtevkov, lahko organizacije dostopajo do neomejene količine zahtevkov in težav ter jih upravljajo iz ene nadzorne plošče. Na ta način je mogoče vse zahteve dodeliti pravemu agentu v ekipi in jih tako obravnavati skoraj takoj ali v sprejemljivo kratkem času.
Zakaj vaše podjetje potrebuje brezplačno orodje za izdelavo zahtevkov za podporo?
Tudi če imate razmeroma majhno podjetje ali ga šele ustanavljate, boste hitro opazili, da se lahko vaši zaposleni izgubijo v izmenjavi e-pošte, neodgovorjenih sporočilih in neodgovorjenih klicih strank ali potencialnih strank.
V nadaljevanju preberite, zakaj vsaka organizacija potrebuje sistem za izdelavo zahtevkov. Glede na to, da je na voljo veliko brezplačnih programskih oprem za izdelavo zahtevkov, boste zagotovo našli vsaj eno posebno orodje, ki ustreza vašim poslovnim zahtevam.
Učinkovito sledenje zahtevkom
Zahvaljujoč hitremu razvoju novih tehnologij, lahko organizacije svojim uporabnikom nudijo večkanalno podporo in centre za reševanje težav, kjer lahko izrazijo svoje pomisleke, postavijo vprašanja ali vložijo pritožbe. Če pa podjetje ne uporablja pravih orodij, se lahko hitro pojavijo težave, povezane s sledljivostjo poizvedb. Z drugimi besedami, zahteve uporabnikov se lahko izgubijo v neskončni zanki nerazvrščenih zahtevkov. Posledica tega je veliko število nerešenih težav in posledično nezadovoljstvo uporabnikov.
Po drugi strani pa lahko ekipe za podporo z brezplačnim sistemom za izdelavo zahtevkov ustvarijo popolno zbirko podatkov o pripetljajih in interakcijah, ki jim omogoča boljše upravljanje zahtevkov strank. Ena največjih prednosti, ki jih ponuja tovrstno orodje, je razvrščanje zahtevkov po pomembnosti. Na ta način oddelku za podporo ali storitve ni treba skrbeti za reševanje vseh težav ali zahtevkov hkrati, temveč lahko določi, katerim zahtevkom je treba dati prednost.
Hitrejše odkrivanje težav
Eden od glavnih pripomočkov, ki jih lahko zagotovi brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov za podporo, je hitro odkrivanje težav. To omogočajo inteligentni kazalniki in sistemi razvrščanja kategorij, ki jih vsebuje ta vrsta programske opreme. S takšnimi orodji na voljo, lahko vaši agenti lažje ugotovijo vzroke ponavljajočih se pripetljajev in njihovo povezanost z drugimi težavami.
Inteligentno dodeljevanje nalog
Vsak zahtevek je treba dodeliti agentu, ki bo za njega zadolžen, vendar ročno delo pomeni resnično izgubo človeškega potenciala. V tem primeru je treba postopek izdajanja zahtevkov avtomatizirati. To je še en razlog, zakaj je brezplačna programska oprema za izdelavo zahtevkov orodje, ki ga morate imeti, saj vašim agentom omogoča, da definirajo merila in ustvarijo pravila po meri, in s tem dodelijo zahtevke pravemu članu vaše organizacije.
Tako bo vsak član ekipe, ki pri svojem vsakdanjem delu uporablja službo za pomoč uporabnikom, vedel, kdo kaj upravlja. Nihče ne bo izgubljal časa z reševanjem poizvedb, ki so jih že rešili drugi sodelavci.
Boljša notranja in zunanja komunikacija
Brezplačni sistem za izdelavo zahtevkov izboljša tudi sodelovanje med agenti za podporo, saj jim omogoča učinkovitejšo komunikacijo (ne le med seboj, temveč tudi s strankami). Večina tovrstnih orodij ponuja funkcijo, ki uporabnikom samodejno pošlje e-poštne pozive, ko je zahtevek ustvarjen ali ob vsaki njegovi spremembi.
Katere prednosti sistema za izdelavo zahtevkov še poznamo?
Obstaja več prednosti uporabe brezplačne programske opreme za izdelavo zahtevkov za podporo.
Kot je razvidno iz prejšnjega primera, lahko sistem za izdelavo zahtevkov izboljša delovanje službe za pomoč uporabnikom, ekipe za podporo/storitve. Vendar lahko izpostavimo tudi nekatere druge prednosti, in sicer;
- Večje zadovoljstvo strank, saj je mogoče na klice odgovoriti v razumnem in vnaprej dogovorjenem časovnem okviru.
- Izboljšanje komunikacije, saj številčenje zahtevkov uporabnikom omogoča, da sledijo postopku reševanja in razumejo prednostno razvrstitev neodgovorjenih zahtevkov.
- Povečanje kakovosti je okrepilo zaupanje in dvignilo raven učinkovitosti članov ekipe službe za pomoč uporabnikom/centra za klice, ki se lahko učinkoviteje odzivajo na zahteve.
- Povečan nadzor nad delovanjem, saj je mogoče registracijo zahtevkov in potek njihovega reševanja parametrizirati in analizirati v samodejno ustvarjenih poročilih o delovanju.
- Boljše poznavanje strank, zlasti če je orodje združljivo in si deli lastnosti z drugo programsko opremo podjetja, kot je CRM.
- Bolj oseben pristop pri odgovarjanju, kar pozitivno vpliva na zvestobo strank.
- Nastavitev baze znanja, ki uporabnikom in strokovnjakom za IT omogoča, da analizirajo najpogostejše težave in način njihovega zadnjega reševanja.
- Boljša in učinkovitejša raba virov, ki prinaša znatne časovne in finančne prihranke, kar odpira možnost njihove uporabe pri drugih projektih v korist drugih oddelkov ali celo celotnega podjetja.
- Izboljšanje podobe in ugleda podjetja zaradi zagotavljanja ustreznih in natančnih storitev za stranke.
- Poenostavljeno upravljanje postopkov s pomočjo avtomatizacije.
- Manjše kopičenje pripetljajev
- Povečanje prihodkov zaradi boljšega upravljanja, boljše pozornosti na podrobnosti in zadovoljstva strank.
Je brezplačen sistem za izdelavo zahtevkov za podporo dobra izbira?
Pred izbiro orodja za izdelavo zahtevkov ali brezplačne programske opreme za izdelavo zahtevkov je treba upoštevati nekaj dejavnikov. Naštejmo nekaj izmed njih;
- Število strank, ki poročajo o pripetljajih, pošiljajo poizvedbe ali prosijo za pomoč.
- Raven varnosti in s tem povezano tveganje vdora ali kršitve varstva podatkov, ki bi lahko ogrozila podatke podjetja ali strank.
- Omogočanje delovanja na vseh točkah, kjer se opravljajo storitve za stranke.
- Ali brezplačni sistem za izdelavo zahtevkov temelji na oblaku (da lahko osebje dostopa do informacij in dela od koder koli).
- Če so člani ekipe službe za pomoč uporabnikom ali klicnega centra storitveno naravnani ali povezani z vrednotami in cilji podjetja.
Izbira katere koli programske rešitve za vaše podjetje mora biti neposredno povezana s cilji in značilnostmi vašega podjetja.
Vendar je pri izbiri rešitve pomembno, da ste pozorni tudi na ponudnika in kakovost brezplačne programske opreme za izdelavo zahtevkov za podporo. Če ne veste, kje bi začeli, vam priporočamo, da si ogledate programsko opremo LiveAgent. Gre za odlično rešitev, ki združuje brezplačni sistem za zahtevke s programsko opremo za pomoč uporabnikom, zaradi česar je idealno orodje za krepitev vašega oddelka za podporo strankam.
Odkrijte na lastno pest
Znanje je pomembno, vendar le, če ga uporabljamo v praksi. Preizkusite vse, kar ste se naučili v naši akademiji, kar znotraj programa LiveAgent.
Try out LiveAgent for FREE
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 30-day free trial right away!
Frequently Asked Questions
Kako vzpostaviti nemoteno notranjo in zunanjo komunikacijo v podjetju?
Brezplačni sistem za izdelavo zahtevkov izboljša sodelovanje med agenti za podporo, saj jim omogoča učinkovitejšo komunikacijo, ne le med seboj, temveč tudi s strankami.
Zakaj vaše podjetje potrebuje orodje za izdelavo zahtevkov za podporo?
Z brezplačnim sistemom za izdelavo zahtevkov lahko organizacije dostopajo do neomejenega števila zahtevkov in pripetljajev ter jih upravljajo iz ene nadzorne plošče. Na ta način lahko vse zahteve dodelite pravemu agentu v ekipi. Tako lahko za stranke poskrbijo v sprejemljivo kratkem času.
Kako izbrati brezplačno orodje za izdelavo zahtevkov za podporo?
Na trgu je mogoče najti številna brezplačna orodja za izdelavo zahtevkov. Vendar imajo nekatera več funkcij kot druga. Zato pri izbiri določenega orodja izberite tisto, ki ustreza značilnostim, zahtevam in sredstvom vašega podjetja.
Kontakti službe za pomoč uporabnikom E-goi
E-goi je platforma za avtomatizacijo trženja, ki pomaga podjetjem izboljšati učinkovitost trženja. Omogoča stik preko e-pošte, telefona, družbenih medijev in foruma.
Poglobitev v programsko opremo vstopničnega sistema
Oprema vstopničnega sistema pomaga podjetjem slediti in reševati težave ter izboljšuje zadovoljstvo strank in produktivnost zaposlenih. LiveAgent je zanesljiva in prilagodljiva možnost.
Kontakti službe za pomoč uporabnikom Sendinblue
Nosov s strankami. Ustvarite BREZPLAČNI račun in preizkusite LiveAgent. Cenik, funkcije, alternative, podpora in več. Več na blogu in akademiji.
Kontakti službe za pomoč uporabnikom Constant Contact
Constant Contact je uporabniku prijazna marketinška platforma, ki ponuja orodja za ustvarjanje učinkovitih trženjskih kampanj. Ponujajo podporo strankam prek telefona, e-pošte, družbenih medijev in drugih kanalov. Podpirajo tudi dogodke in spletne ankete.
