Zakaj bi morali integrirati programsko opremo?

Danes je povsem običajno, da ima podjetje vsaj eno programsko opremo, kajne? Pred nekaj leti to ni bilo tako samoumevno; zdaj je postalo nujno. Tudi v preteklosti so podjetja, ki so imela napredno programsko opremo, to štela za konkurenčno prednost; danes to ni več prednost, temveč nuja. Poleg tega je integracija programske opreme danes nujna potreba.

Vredno je omeniti, da 17 % prodajalcev kot največji izziv pri svojem delu navaja pomanjkanje integracije z drugimi orodji. Ta statistika poudarja ključen pomen integracije programske opreme v sodobnem poslovanju.

Programska in strojna oprema

Pred časom je bilo nujno imeti lastne strežnike, na katerih so bili vaši sistemi, informacije in podatki. Na ta način ste bili “prepričani”, da imate vse pod nadzorom in na svoji lokaciji.

Ta praksa je bila najbolj pogosta. Obstajala so znana, namestljiva programska orodja, ki so delovala le na osebnih računalnikih. Še danes mnoga podjetja (vseh velikosti) še vedno uporabljajo namestljivo programsko opremo na lastnih strežnikih, bodisi zaradi internih varnostnih politik ali pa zato, ker je zamenjava takšnih sistemov v velikih in birokratskih strukturah precej zapletena in časovno potratna.

Uporaba lokalno nameščene programske opreme zahteva STROJNO OPREMO. In strojna oprema (poleg programske) je prav tako investicija. Vedno morate upoštevati, da bo oprema, ki jo uporabljate danes, kmalu zastarela in jo boste morali posodobiti.

Nova era

Danes se vam zahvaljujoč znanim oblačnim komunikacijskim platformam oziroma rešitvam programske opreme kot storitve (SaaS) ni treba nikoli več ukvarjati z vzdrževanjem strojne opreme in dragih strežnikov, še bolje pa je, da vas ni treba skrbeti za varnost.

Kako je to mogoče? Zelo preprosto: nekatera podjetja ponujajo storitev, da delujejo kot vaš strežnik, vendar v oblaku (prek interneta). Namesto da bi sami skrbeli za strojno opremo, jim predate odgovornost zanjo – in tudi za varnost, saj uporabljajo ZELO priznane certifikate. V večini primerov gre za podjetja, kot sta Google Cloud in Amazon Web Services.

Kaj sploh je integracija programske opreme?

Ko se odločite, da svoje poslovanje prenesete v oblak oziroma uporabljate programsko opremo kot storitev, imate na voljo veliko različnih sistemov. Pred vami se odprejo številne nove priložnosti. Ena izmed teh priložnosti je integracija programske opreme.

Ta vam omogoča, da orodja in sisteme, ki bi jih običajno uporabljali ločeno, povežete v eno platformo. S povezovanjem jim omogočite izmenjavo podatkov in medsebojno komunikacijo. Vsi podatki so shranjeni na enem mestu, vaša ekipa pa se lahko izogne prijavljanju v več različnih sistemov za enako delo ali iskanje potrebnih informacij.

Mnoga ročna ali zamudna opravila so avtomatizirana, poslovni procesi pa poenoteni. Iz svoje programske opreme lahko iztisnete največ in izkoristite moč sinergije z združevanjem najboljših funkcij.

Kako sistemi med seboj komunicirajo?

Kako torej ti sistemi med seboj komunicirajo? Prav to je glavni izziv, kadar uporabljate več različnih programskih orodij. In tu pridejo do izraza API-ji (Application Programming Interfaces oz. programski vmesniki).

API-ji so nabori postopkov in funkcij, ki različnim sistemom in aplikacijam omogočajo dostop do podatkov ali funkcionalnosti druge programske opreme ali rešitve. API je programabilna povezava med različnimi orodji, ki določa, katere podatke je mogoče prenesti z ene entitete na drugo. Na ta način lahko z napredno tehnologijo avtomatizirate številne procese v svoji organizaciji z uporabo različnih rešitev.

Poglejmo nekaj primerov:

• Ko potencialna stranka postane kupec (to se zgodi v CRM), želite, da sistem sproži akcijo v ERP-ju, pripravi elektronski račun in ga pošlje na e-pošto novega kupca.
• Vsakič, ko v svoj ERP dodate nov izdelek in je zaloga večja od 0, želite, da ga sistem doda na eBay in Amazon po isti ceni, vsaka sprememba cene pa se izvede samodejno.
• Ko nekdo zaključi nalogo, mora projektno orodje naslednji odgovorni osebi sporočiti, da mora začeti z naslednjo nalogo. Na koncu tega procesa vam naj sistem samodejno pošlje e-pošto s PDF-jem povzetka opravljenega dela in zabeleženim časom posameznih oseb pri njihovih nalogah.

In obstaja še na tisoče drugih primerov.

Katero programsko opremo ali sisteme lahko integrirate?

Kot omenjeno zgoraj, se podjetja postopoma zavedajo, da potrebujejo oblačno programsko opremo. Običajno pa potrebujejo več različnih vrst programov, vsak s svojim osnovnim namenom. Programska oprema, ki bi vsebovala prav vse, kar potrebujete, verjetno ne obstaja. In tudi če obstaja, verjetno ni dobra.

Če vodite majhno podjetje, morda najdete programsko opremo z vsemi želenimi funkcijami. A globalna rešitev, ki bi pokrivala vse potrebe večine podjetij, ne obstaja. Zato jo je treba povezati z drugimi orodji, da razširite njene funkcije in možnosti.

To so glavne vrste sistemov, ki jih uporabljajo podjetja vseh velikosti:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Gre za glavni sistem za podjetja, ki ga uporabljajo. ERP omogoča shranjevanje podatkov o številnih poslovnih dejavnostih, kjer imate tudi splošno upravljanje stroškov, izdatkov, plačil, izterjav in upravljanje porabe, med drugim pa tudi proizvodnjo, logistiko itd.

Help Desk programska oprema

Help Desk programska oprema omogoča podjetju, da svojim strankam nudi vse vrste podpore prek različnih kanalov. Vključevati mora komunikacijo po e-pošti, klicni center, klepet v živo in možnost upravljanja interakcij na družbenih omrežjih. Vse je združeno pod eno streho in dostopno v skupnem nabiralniku.

CRM (Customer Relationship Management)

To je programska oprema, ki omogoča vzpostavljanje odnosov s potencialnimi strankami, preden postanejo kupci, in tudi medtem, ko že so vaše stranke. Uporabljajo jo lahko tudi vaši prodajalci za upravljanje prodajnih procesov. (Primer: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Programska oprema, namenjena avtomatizaciji notranjih poslovnih procesov in delovnih tokov. BPM sisteme najpogosteje uporabljajo srednje velika in velika podjetja. Ti sistemi se osredotočajo na dolgoročno, stalno analizo in izboljšave ter omogočajo uporabnikom večji nadzor nad procesi in produktivnostjo. (Primer: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

CMS sistem, ki omogoča ustvarjanje in upravljanje vsebine na spletni strani, blogu ali ciljnih straneh.

HRS (Human Resources System)

Sistem, namenjen predvsem upravljanju vseh kadrovskih procesov v podjetju, dokumentiranju dogovorov z zaposlenimi, organizaciji dopustov in več. Lahko je tudi katerakoli druga HR programska oprema, kot sta Toggl ali Sparkbay.

To je le nekaj primerov vrst programske opreme, ki jih podjetja uporabljajo. Navedeni so predvsem zato, da poudarimo, koliko različnih rešitev obstaja in kako različne namene služijo. Vsak od teh sistemov je lahko zelo kompleksen, a še vedno potrebuje dodatke ali razširitve.

Prednosti integracije programske opreme

1. Dostopnost in sinhronizacija podatkov

Vsi podatki iz povezanih sistemov se samodejno zapišejo v izbrani platformi, s čimer nastane celovita in pregledna baza podatkov. To se zgodi v realnem času. Vse potrebne informacije so vedno pri roki.

2. Znižanje stroškov in prihranek časa

Merite, koliko časa vaši zaposleni porabijo za ročna opravila, kot so zapisovanje opomb po klicu, izpolnjevanje obrazcev v CRM-ju, prepisovanje dogovorov iz e-pošte v BPM? Koliko časa potrebujejo za iskanje podatkov?

Če uvedete prave integracije programske opreme, bodo vaši agenti za podporo ali prodajalci imeli več časa za pomembnejše naloge, ki prinašajo dohodek (sklenitev prodaje, dodatna prodaja). Njihovo delo bo učinkovitejše.

Podatki kažejo, da zaposleni 19 % svojega časa porabijo za iskanje virov, dokumentov in informacij, potrebnih za delo.

3. Boljša interakcija med oddelki

Integracije omogočajo boljši vpogled v dejavnosti in interakcije med različnimi oddelki in ekipami v podjetju. Vsi so bolje obveščeni, saj so podatki dostopni vsem.

4. Zgodovinska analiza z enega mesta

Podatke, zbrane skozi čas na različnih integriranih platformah, lahko analizirate z ene lokacije.

5. Določitev in spremljanje novih kazalnikov (KPI)

Z več podatki in informacijami lahko določite nove cilje na podlagi novih kazalnikov, pomembnih za podjetje.

6. Odločanje na podlagi vedenja uporabnikov

Integracija med platformami vam omogoča, da se osredotočite na uporabnike in njihovo vedenje, saj so vsi podatki o vaših strankah in potencialnih kupcih na enem mestu. Nudite lahko prilagojeno podporo pravim osebam ob pravem času, personalizirate komunikacijo ali kampanje. Ni boljšega načina za zagotavljanje večkanalne uporabniške izkušnje.

7. Določanje donosnosti kampanj na različnih medijih

Ker je izračun donosnosti izvedenih kampanj integriran, je lažje hitro in učinkovito izločiti tisto, kar ne deluje, ter optimizirati tisto, kar je koristno.

8. Manj napak

Ročno delo je podvrženo napakam; pri prenosu podatkov iz ene platforme na drugo jih lahko veliko nastane. Integracija programske opreme zmanjša količino razpršenih in podvojenih podatkov ter poveča varnost sprejemanja odločitev na podlagi podatkov.

Povežite LiveAgent z vašimi najljubšimi orodji in rešitvami

LiveAgent ponuja integracije z več kot 30 orodji in vrstami programske opreme, tako da lahko svojim strankam zagotovite vrhunsko podporo. Povežite svoj LiveAgent help desk z vašim CRM, CMS, najljubšimi e-trgovinskimi platformami, orodji za e-poštni marketing, rešitvami za izdajanje računov in upravljanje projektov.