Kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije

Načrt krizne komunikacije je pomembno orodje, ki lahko organizacijam pomaga učinkovito posredovati svoje sporočilo v časih krize. Naslednji kontrolni seznam vam lahko pomaga ustvariti obsežno strategijo za doseganje vaših komunikacijskih ciljev v časih krize.

Pomen kontrolnega seznama za načrt krizne komunikacije

Ne glede na industrijo, v kateri delate, je pomembno imeti načrt krizne komunikacije. Nepredvidena situacija se lahko zgodi kadarkoli, na primer javnozdravstvene krize, kot je kriza Covid-19, zato je biti pripravljen lahko pomaga pri učinkoviti komunikaciji in zmanjšanju vpliva na vaš posel.

Ena od najbolj pomembnih značilnosti krizne komunikacije je načrtovanje vnaprej. Če si vzamete čas za razvoj načrta komunikacije v časih krize, preden se ta zgodi, lahko zagotovite, da imate jasno in jedrnato strategijo, ki jo lahko sledite, če in ko se nesreča zgodi. Kontrolni seznam vam lahko pomaga identificirati ključne elemente učinkovitih strategij za komunikacijo tveganja, kar pomeni, da boste pripravljeni na vse.

Kdo se lahko koristi iz kontrolnega seznama za načrt krizne komunikacije

Vsaka organizacija se lahko koristi iz imeti strategijo krizne komunikacije. Ne glede na to, ali delate v zasebnem ali javnem sektorju ali ste neprofitna organizacija, je biti pripravljen na krizo bistveno. Kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije vam lahko pomaga začeti z razvojem učinkovite strategije za to.

• Lastniki podjetij Če imate ali vodite podjetje, se morate pripraviti na možnost krize. Kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije vam lahko pomaga biti pripravljen na odziv, če se nesreča res zgodi.

• Vodje Če vodite ekipo ljudi, se morate pripraviti na možnost krize. Vaša odgovornost bo zagotoviti, da vsi vedo, kaj storiti in kako učinkovito komunicirati, če se kriza zgodi.

• Zaposleni Če ste zaposleni, se morate zavedati strategije krizne komunikacije vaše podjetja. V primeru krize bo pomembno, da veste, kako komunicirati s strankami, klienti in splošno javnostjo.

Raziščite naš kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije

Obstaja nekaj značilnosti krizne komunikacije, ki bi morali biti vključeni v vsak načrt. Tu smo navedli, kaj menimo, da so najpomembnejše komponente učinkovite strategije krizne komunikacije.

Kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije

Identificirajte svoje deležnike

Kopiraj povezavo

To vključuje kogarkoli, ki bi lahko bil prizadet s krizo, kot so zaposleni, stranke, dobavitelji, vlagatelji in tako naprej.

Zakaj je pomembno identificirati svoje deležnike?

Pomembno je razmisliti, kako bo vsaka od teh skupin prizadeta s krizo in kakšne so njihove specifične potrebe in skrbi. To vam bo pomagalo prilagoditi vašo strategijo krizne komunikacije potrebam vsake skupine.

Kako identificirati svoje deležnike?

Razmislite, kdo bi lahko bil prizadet s krizo, tako pozitivno kot negativno, in razmislite, kdo ima interes v izidu. Na primer, če ste lastnik podjetja, bi bili vsi vaši zaposleni, stranke, dobavitelji in vlagatelji šteti za deležnike. Če ste neprofitna organizacija, bi vaši deležniki lahko vključevali donatorje, prostovoljce, prejemnike koristi in splošno javnost.

Katera orodja uporabiti za identificiranje svojih deležnikov?

• orodje za analizo deležnikov – za ustvarjanje vizualne karte vaših deležnikov
• preglednica ali tabela – za navedbo vaših deležnikov in njihovega interesa

Identificiral sem svoje deležnike

Določite, kdo bo odgovoren za komunikacijo med krizo

Kopiraj povezavo

Lahko je ena oseba, kot je izvršni direktor ali predsednik, ali pa je lahko ekipa ljudi.

Zakaj je pomembno določiti, kdo bo odgovoren za komunikacijo med krizo?

Pomembno je imeti nekoga, ki je odgovoren za komunikacijo, da obstaja jasna veriga poveljevanja in vsi vedo, na koga se obrniti za informacije. To bo pomagalo zagotoviti, da je komunikacija jasna in jedrnata.

Kako določiti, kdo bo odgovoren za komunikacijo med krizo?

Najboljši način je, da nekoga ali ekipo ljudi imenujete, preden se kriza zgodi. Idealna oseba, ki bi bila odgovorna za komunikacijo med krizo, je nekdo, ki je mirno misleč in sposoben jasno razmišljati pod pritiskom. Biti bi morali tudi dobri pri komunikaciji z ljudmi, tako verbalno kot pisno.

Katera orodja uporabiti za določitev, kdo bo odgovoren za komunikacijo med krizo?

• preglednica – za navedbo potencialnih kandidatov za vlogo
• koledar sestankov – za načrtovanje sestanka za razpravo o vlogi in imenovanje nekoga

Določil sem oseboodgovorno v primeru krize

Naredite svojega strokovnjaka za krizno komunikacijo ozaveščenega o njegovih odgovornostih

Kopiraj povezavo

Ko ste določili, kdo bo odgovoren za prizadevanja krizne komunikacije, se morate prepričati, da ta oseba razume, kaj se od nje pričakuje v vlogi.

Zakaj je pomembno narediti svojega strokovnjaka za krizno komunikacijo ozaveščenega o njegovih odgovornostih?

Oseba, odgovorna za izvajanje strategije krizne komunikacije, mora biti jasna o svojih dolžnostih, da lahko hitro in učinkovito deluje v primeru krize. To vključuje več kot samo poznavanje načrta – morajo biti tudi ozaveščeni o splošni komunikacijski strategiji podjetja in biti sposobni hitro razmišljati.

Kako narediti svojega strokovnjaka za krizno komunikacijo ozaveščenega o njegovih odgovornostih?

Najboljši način je, da se usedete z njimi in podrobno pregledате načrt, poudarjajući njihove specifične vloge in odgovornosti. Prav tako bi jim morali zagotoviti kakršnokoli usposabljanje ali vire, ki jih potrebujejo za učinkovito opravljanje svojih dolžnosti.

Katera orodja uporabiti za ozaveščenje svojega strokovnjaka za krizno komunikacijo o njegovih odgovornostih?

• individualni sestanek – za pregled načrta in razpravo o specifičnih vlogah in odgovornostih
• viri za usposabljanje – za zagotavljanje osebi, odgovorni za znanje in spretnosti, ki jih potrebuje za učinkovito opravljanje svojih dolžnosti
• komunikacijska strategija – za zagotavljanje, da je oseba, odgovorna, ozaveščena o splošni komunikacijski strategiji podjetja

Moj strokovnjak za krizno komunikacijo je ozaveščen o svojih odgovornostih

Določite, kateri kanali bodo uporabljeni za prizadevanja krizne komunikacije

Kopiraj povezavo

Vnaprej se odločite, kateri kanali (npr. e-pošta, tekstualna sporočila, družbena omrežja) bodo uporabljeni za komunikacijo, da lahko hitro razširite besedo, ko se pojavi nujni primer.

Zakaj je pomembno določiti, kateri kanali bodo uporabljeni za prizadevanja krizne komunikacije?

Med krizo je pomembno komunicirati s svojo ekipo in deležniki z uporabo kanalov, ki jih bodo najefikasneje dosegali. Prav tako je pomembno vnaprej določiti, kateri kanali bodo uporabljeni za komunikacijo, da lahko hitro razširite besedo, ko se pojavi nujni primer. Na ta način lahko zagotovite, da vsi prejmejo isto sporočilo in da nihče ni v temi med časom krize.

Kako določiti, kateri kanali bodo uporabljeni za prizadevanja krizne komunikacije?

Razmislite, kdo je vaša publika in katere metode komunikacije se ji najverjetneje odzovejo. Na primer, če notranja komunikacija z zaposlenimi zahteva metodo, do katere lahko dostopajo enostavno med delovnim časom, kot je e-pošta ali intranetni sistem. Če komunicirate s strankami, boste morali uporabiti metodo, do katere lahko dostopajo kadarkoli, kot so družbena omrežja ali spletna stran podjetja.

Katera orodja uporabiti za določitev, kateri kanali bodo uporabljeni za prizadevanja krizne komunikacije?

• preglednica – za navedbo različnih kanalov in njihove publike
• raziskava – za ugotovitev, kateri kanali so najefikasnejši za doseganje vaše publike (npr. analiza objav na družbenih omrežjih)
• orodje za anketo – za vprašanje vaše ekipe ali publike, katere kanale imajo raje
• orodje za analizo – poglejte podatke iz preteklih kriz, da vidite, kateri kanali so bili najefikasnejši pri doseganju vaše ciljne publike
• LiveAgent – za komunikacijo po vseh izbranih kanalih med krizo

Opravljeno. Določil sem komunikacijske kanale za krizno komunikacijo

Ustvarite predloge za ključna sporočila, da zagotovite doslednost

Kopiraj povezavo

To je dober način za zagotavljanje, da je vsa komunikacija po vsakem kanalu dosledna, ne glede na to, kdo jih pošilja.

Zakaj je pomembno ustvariti predloge za ključna sporočila?

Doslednost je pomembna v krizni komunikaciji, ker pomaga graditi zaupanje s svojo publiko. Če vidijo isto sporočilo iz različnih virov, so prejemniki bolj verjetno, da verjamejo, da je res. Poleg tega bo dosledna sporočila pomagala preprečiti zmedo in zagotoviti, da so vsi na isti strani.

Kako ustvariti predloge za ključna sporočila?

Razmisliti boste morali o različnih kanalih, ki jih boste uporabljali, in ustvariti predlogo za vsakega. Na primer, če uporabljate e-pošto, bi morali ustvariti predlogo sporočila, ki jo je mogoče enostavno prilagoditi z relevantnimi informacijami. Na družbenih omrežjih boste želeli ustvariti predlogo, ki jo je mogoče uporabiti na vseh različnih platformah, na katerih ste prisotni.

Katera orodja uporabiti za ustvarjanje predlog za ključna sporočila?

• urejevalnik besedila – za pisanje predloge
• programska oprema za grafični dizajn – za ustvarjanje vizualno privlačne predloge

Vse potrebne predloge so pripravljene za uporabo

Osnutek pogostih vprašanj za pomoč pri odgovarjanju na pogosta vprašanja deležnikov

Kopiraj povezavo

Imeti pripravljene odgovore na pogosta vprašanja (FAQ) je lahko koristen način za zagotavljanje informacij deležnikom med krizo.

Zakaj je pomembno osnutek pogostih vprašanj?

Imeti stran s pogostimi vprašanji na vaši spletni strani pomaga preprečiti zmedo in zagotoviti, da vsi prejemajo iste informacije. Poleg tega lahko pomaga prihraniti čas, saj ne boste morali večkrat odgovarjati na ista, pogosto ponavljajoča se vprašanja.

Kako osnutek pogostih vprašanj?

Razmisliti boste morali o tem, kdo je vaša publika in katera vprašanja so verjetno. Na primer, če komunicirate z zaposlenimi, boste želeli vključiti vprašanja o politiki podjetja glede nujnih primerov. Če komunicirate s strankami, boste morali vključiti vprašanja o tem, kako bo kriza vplivala nanje.

Katera orodja uporabiti za osnutek pogostih vprašanj?

• urejevalnik besedila – za pisanje pogostih vprašanj
• orodje za raziskavo – za ugotovitev, katera vprašanja je vaša publika verjetno (npr. analiza objav na družbenih omrežjih)

Opravljeno. Moja pogosta vprašanja odgovarjajo na vsa najpogostejša vprašanja

Načrtujte, kako boste obravnavali povpraševanja medijev

Kopiraj povezavo

Med krizo so mediji lahko močno orodje za razširjanje informacij javnosti.

Zakaj je pomembno načrtovati, kako boste obravnavali povpraševanja medijev?

Čeprav so mediji lahko moč način za doseganje vaše publike med krizo, so lahko tudi vsiljivci in motilni. Zato se morate pripraviti na to, kako boste obravnavali povpraševanja medijev. Če lahko nadzorujete sporočilo, ki ga mediji razširjajo, lahko pomagate zagotoviti, da vaša publika prejme točne in pravočasne informacije.

Kako načrtovati obravnavo povpraševanj medijev?

Odgovoriti morate na več vprašanj, vključno s “Ali je najbolje imenovati govornika, ki bo primarni stik za medije?”, “Ali bomo imeli tiskovni sestanek?” in “Ali bi morali izdati tiskovni obvestilo?” Razmisliti morate tudi o tem, katere informacije boste razkrili medijem in kako jih boste razkrili.

Katera orodja uporabiti za obravnavo povpraševanj medijev?

• usposabljanje – za pripravo imenovanega govornika za učinkovito posredovanje vašega sporočila medijem
• urejevalnik besedila – za pripravo seznama ključnih točk, ki jih bo moral zadeti v vsakem intervjuju
• orodje za pregled – za preverjanje ključnih govornih točk s krizno komunikacijsko ekipo vnaprej

Končal sem s tem korakom

Osnutek postopka za komunikacijo z zaposlenimi v časih krize

Kopiraj povezavo

V časih krize je bistveno imeti načrt za komunikacijo z zaposlenimi, da bodo vsi na isti strani in se razširjajo točne informacije.

Zakaj je pomembno osnutek postopka za komunikacijo z zaposlenimi v časih krize?

Pomembno je komunicirati z zaposlenimi med krizo, da vsi vedo, kaj se dogaja in kakšen bo krizni odziv podjetja. Poleg tega to lahko pomaga preprečiti, da se govorice in špekulacije razširjajo.

Kako osnutek postopka za komunikacijo z zaposlenimi v časih krize?

Najprej določite, kdo bo odgovoren za komunikacijo z zaposlenimi, kar bi lahko bil oddelek za človeške vire ali nekdo iz komunikacij. Nato morate določiti, kako boste komunicirali z zaposlenimi – na primer, ali boste poslali e-pošto, imeli sestanek ali posneli video sporočilo? To bo odvisno od velikosti vašega podjetja in resnosti krize.

Katera orodja uporabiti za komunikacijo z zaposlenimi v časih krize?

• e-poštni odjemalec – za pošiljanje sporočil prek interneta
• razporejevalnik sestankov – za dogovor o primerni uri za razpravo o krizi
• programska oprema za spletni seminar – za izvedbo spletnega sestanka ali snemanje video sporočila

Vsi potrebni postopki so pripravljeni

Usposobite ključno osebje na vašem načrtu ukrepanja v nujnih primerih

Kopiraj povezavo

Ko ste ustvarili svojo strategijo krizne komunikacije, je čas, da usposobite ključno osebje na načrtu, da vedo, kaj storiti v primeru krize.

Zakaj je pomembno usposobiti ključno osebje na vašem načrtu ukrepanja v nujnih primerih?

Oni so ljudje, ki bodo odgovorni za izvajanje načrta v primeru krize. Z usposabljanjem vnaprej lahko zagotovite, da bodo vedeli, kaj storiti, če se nesreča zgodi, in so pripravljeni na kakršnokoli eventualnost.

Kako usposobiti ključno osebje na vašem načrtu ukrepanja v nujnih primerih?

Prvi korak je identificirati, kdo je vaše ključno osebje – to so običajno ljudje na vodstvenih ali komunikacijskih položajih. Nato jim morate zagotoviti usposabljanje na načrtu krizne komunikacije, ki se lahko izvede na različne načine, kot so osebne seje usposabljanja, spletni tečaj ali tiskani priročnik.

Katera orodja uporabiti za usposabljanje ključnega osebja na vašem načrtu ukrepanja v nujnih primerih?

• priročnik za usposabljanje – za zagotavljanje enostavno dostopnega pregleda načrta krizne komunikacije
• spletni tečaj – za zagotavljanje bolj interaktivne izkušnje usposabljanja
• osebno usposabljanje – za zagotavljanje, da ključno osebje razume načrt in se počuti udobno z njim

Opravljeno. Izbrana oseba je uspešno zaključila usposabljanje

Redno pregledajte in posodobljajte svoj spletni načrt krizne komunikacije

Kopiraj povezavo

Vaš spletni načrt krizne komunikacije ni statičen dokument – pregledati in posodobljati ga je treba redno, da zagotovite, da ostane relevanten in učinkovit, ter ga shraniti digitalno za enostaven dostop.

Zakaj je pomembno redno pregledati in posodobljati svoj spletni načrt krizne komunikacije?

Svet se hitro spreminja, in nekaj, kar bi bilo nekoč veljalo za učinkovito komunikacijo v časih krize, morda ne bo več. Poleg tega se bo s rastjo in spreminjanjem vašega podjetja moral spremeniti tudi vaš načrt in komunikacijski cilji. Z rednim pregledom in posodabljanjem načrta lahko zagotovite, da bo vedno ostal posodobljen.

Kako redno pregledati in posodobljati svoj spletni načrt krizne komunikacije?

Vsaj enkrat letno ali po drugem vnaprej določenem obdobju si vzamite čas za pregled celotnega dokumenta in naredite vse potrebne spremembe. Načrt bi morali posodobiti tudi, kadar pride do pomembnih sprememb v vašem podjetju, kot je sprememba vodstva ali izvedba novega proizvoda.

Katera orodja uporabiti za pregled in posodobitev svojega spletnega načrta krizne komunikacije?

• letni pregled – za pridobitev perspektive na krizno komunikacijo v vaši organizaciji in zagotavljanje, da je načrt še vedno relevanten in učinkovit
• programska oprema za sledenje spremembam – za vodenje evidence o vseh spremembah, narejenih na načrtu skozi čas
• programska oprema za upravljanje projektov – za pomoč pri koordinaciji postopka pregleda in posodobitve

V redu. Redno pregledujem in posodabljam načrt

Nasveti za ohranitev mirnosti med krizo

Izogibajte se predpostavkam

Ko se soočate s krizo, je lahko skušnjavo narediti predpostavke o tem, kaj se dogaja in kaj je treba storiti. Vendar to pogosto vodi do več težav, kot jih reši. Pomembno je ohraniti mirnost in se izogniti predpostavkam, da lahko jasno razmišljate in sprejemete najboljše odločitve.

Naredite redne premire

Med krizo je pomembno ostati osredotočeni in na nalogi. Vendar je to lahko težko, če se počutite preplavljeni ali obremenjeni. Če se znajdete v tej situaciji, naredite premor, kadar je potrebno, da se lahko vrnete k problemu osveženi in pripravljeni ga napadati. Če nimate časa za pravi premor, vsaj naredite pavzo za dih in poskusite za nekaj minut očistiti glavo.

Izogibajte se hitrim odločitvam

Ko ste pod pritiskom, je enostavno narediti nepremišljene odločitve, ki jih kasneje obžalujete. Če je mogoče, se izogibajte sprejemanju večjih odločitev, dokler se kriza ne umiri in ste imeli čas za razmislek. Če morate sprejeti odločitev, si vzamite čas in pretehtajte vse možnosti, preden se zavežete čemur koli.

Vodite s preglednostjo in iskrenostjo

V časih krize je pomembno biti odprt s svojo ekipo, svojimi klienti in javnostjo. Bodite odkrit o tem, kaj veste in kaj ne veste – ljudje bodo cenili vašo iskrenost in to bo pomagalo graditi zaupanje z njimi. To bo tudi pomenilo, da so vsi natančno obveščeni o tem, kaj se dogaja.

Osredotočite se na skrb zase najprej

Enostavno je pozabiti na svoje potrebe v težkih obdobjih. Vendar je pomembno najprej poskrbeti zase. To pomeni zagotavljanje, da se pravilno hranite in spite, redno vadite in si vzamete čas zase, kadar ga potrebujete. Če to storite, boste v boljšem položaju za soočanje s krizo in pomoč drugim.

Povzetek kontrolnega seznama za načrt krizne komunikacije

• Identificirajte svoje deležnike
• Določite, kdo bo odgovoren za komunikacijo med krizo
• Naredite svojega strokovnjaka za krizno komunikacijo ozaveščenega o njegovih odgovornostih
• Določite, kateri kanali bodo uporabljeni za prizadevanja krizne komunikacije
• Ustvarite predloge za ključna sporočila, da zagotovite doslednost
• Osnutek pogostih vprašanj za pomoč pri odgovarjanju na pogosta vprašanja deležnikov
• Načrtujte, kako boste obravnavali povpraševanja medijev
• Osnutek postopka za komunikacijo z zaposlenimi v časih krize
• Usposobite ključno osebje na vašem načrtu ukrepanja v nujnih primerih
• Redno pregledajte in posodobljajte svoj spletni načrt krizne komunikacije