Kontrolni seznam za delo na daljavo

Jasno določite čas, v katerem se pričakuje, da bodo vaši zaposleni delali.

Zakaj je navedba delovnega časa pomembna?

Zaposleni in delodajalci bi morali biti tega seznanjeni. Če ljudje niso seznanjeni s svojim delovnim časom, lahko to vodi do težav s produktivnostjo in učinkovitostjo.

Kako navedete svoj delovni čas?

Zaposlene vprašajte, kateri čas je zanje najbolj primeren za delo. Odločite se, kaj je najbolje za vaš tim, bodisi natančen delovni čas bodisi fleksibilen urnik.

Katera orodja pomagajo navedti delovni čas?

Orodja za upravljanje časa, kot so Trello ali Toggl, itd.

Zagotovite, da vaši zaposleni razumejo svoje odgovornosti. Pazite, da ne upravljate mikroskopsko, saj bo to le vodilo do frustacije in nižje produktivnosti.

Zakaj je nastavitev jasnih odgovornosti in pričakovanj pomembna?

Bolj jasno kot vsi razumejo svoje dolžnosti in pričakovanja, bolj produktivno bo delovno mesto. Delodajalci bodo lahko držali delavce odgovorne za njihova dejanja, medtem ko se bodo zaposleni počutili, kot da imajo glas.

Kako nastavite jasne odgovornosti in pričakovanja?

Pripravite opise delovnih mest, ki opisujejo odgovornosti vsake pozicije, in jih po potrebi posodabljajte. Obvestite osebje, če se pojavijo morebitne spremembe.

Katera orodja uporabiti v tem koraku?

Orodja za sodelovanje, kot so Trello, Asana ali Basecamp, ustvarjajo posebne naloge za zaposlene in sledijo njihovemu napredku, ali pa razmislite o uvedbi aplikacije Checklist.

Nastavite jasno politiko dela na daljavo, ki obravnava praznike, odmore, počitnice in bolniške dneve.

Zakaj je odločitev o počitkih pomembna?

Delodajalci morajo upravljati odsotnosti, da se delo nadaljuje, medtem ko morajo zaposleni vedeti, kaj je sprejemljivo glede jemanja počitkov.

Kako se odločim za počitke?

Najbolje je dovoliti vsaj nekaj dni počitka, nekatere plačane in druge neplačane, odvisno od specifične politike za vsakega zaposlenega. Nekateri delodajalci celo dovoljujejo neomejene počitnice, vendar to običajno zahteva zaupanje obeh strani in zavezanost odgovornemu delu brez nadzora. Zaposlene prosite, da zahtevajo svoje dni počitka čim prej vnaprej.

Katera orodja uporabiti za odločitev o počitkih?

Uporabite Google Docs ali Sheets za ustvarjanje datoteke, kjer lahko vsi zahtevajo dneve, ki jih želijo počivati, dodajajo opombe in vidijo spremembe v realnem času.

Načrtujte, kako pogosto, kje in kdaj bi se morali sestanki odvijati.

Zakaj je vnaprej dogovorjeni sestanki pomembni?

Sestanki bi morali biti praktični in učinkoviti, če jih boste redno izvajali. Na ta način se lahko vsi osredotočijo na nalogo brez izgube časa.

Kako vnaprej dogovorite sestanke?

Nastavite redni sestanak za posodobitve tima. Na primer, vsak petek zjutraj ali sredo popoldne. Dogovorite se lahko tudi za ad-hoc sestanke, ko je treba kaj takoj razpravljati.

Katera orodja pomagajo pri vnaprej dogovorjenih sestankih?

Slack, LiveWebinar, Zoom ali Google Hangouts so odličnih orodja za video komunikacijo.

Komunikacija je ključna za vsak oddaljeni tim. Vzpostavite smernice za komunikacijo in zagotovite, da jih vsi upoštevajo.

Zakaj je poenostavljenje komunikacije pomembno?

Stvari se lahko hitro zmešajo, če nimate načrta komunikacije. Če želite, da so vsi obveščeni, je potrebno vzpostaviti način, kako se ljudje lahko učinkovito in hitro sporazumevajo.

Kako poenostavite komunikacijo?

Bistveno je imeti način za sledenje napredku projektov, da lahko ugotovite, ali nekdo zaostaja. Poleg tega je koristno videti, kaj tim počne dan za dnem.

Za poenostavljenje komunikacije s strankami uporabite programsko opremo za upravljanje vstopnic, kot je LiveAgent. Vaša e-pošta, klepeti, klici, omembe v družbenih medijih in sporočila iz drugih kanalov se bodo končala v enem univerzalnem nabiraliku. To olajša komunikacijo in povzroči višjo raven zadovoljstva strank.

Katera orodja za poenostavljenje komunikacije?

• Komunikacija v timu – orodja, kot so Asana ali Basecamp, so koristna, vendar le, če jih vsi dosledno uporabljajo.
• Komunikacija s strankami – vseobsegajoča programska oprema za pomoč, kot je LiveAgent (brezplačno za preizkus!).

Če želite, da so vsi na isti strani in se premikajo v isto smer, mora vsak tim imeti nabor skupnih vrednot in ciljev.

Zakaj je skrb za kulturo podjetja pomembna?

Smernice podjetja bodo pomagale privabiti prihodnje zaposlene, vendar so tudi bistvene za obdržanje zaposlenih. Zaposleni, ki se počutijo kot del tima in katerih vrednote se ujemajo z vrednotami organizacije, so bolj verjetno, da ostanejo v podjetju.

Kako poskrbite za kulturo podjetja?

Ustvarite seznam temeljnih vrednot in zagotovite, da jih vsi razumejo. Tudi priročnik podjetja lahko opisuje pričakovanja in politiko podjetja.

Katera orodja pomagajo pri skrbi za kulturo podjetja?

Lahko ustvarite dokument Google Docs ali naredite kratek video/predstavitev o temeljnih vrednotah vašega podjetja.

Preverite, da imajo vaši zaposleni produktivna delovna okolja, preden začnejo delati na daljavo.

Zakaj je preverjanje oddaljnega delovnega okolja zaposlenih pomembno?

Nimajo vsi idealne pogoje za delo od doma. Če želite, da se vaša osebja osredotoči na svoje delo, morajo imeti potrebne vire in orodja.

Kako preverite oddaljeno delovno okolje zaposlenih?

Če je mogoče, si v njihovem območju najemite fizični delovni prostor (npr. skupni delovni prostor). Če ne, poskusite izboljšati njihove delovne pogoje doma z zagotovitvijo opreme (stoli, mize itd.).

Katera orodja uporabiti za preverjanje oddaljega delovnega okolja zaposlenih?

Če želite ugotoviti, ali komu manjka primerno oddaljeno okolje, ga lahko anketirate prek Google Obrazcev.

Ko vaš tim začne delati na daljavo, je bistveno imeti načrt za uvajanje novih zaposlenih.

Zakaj je načrtovanje uvajanja na daljavo pomembno?

Če nimate načrta uvajanja, je lahko težko, da se novi zaposleni hitro seznanijo.

Kako načrtujete uvajanje na daljavo?

Načrtujte video sestanke in seje usposabljanja za vaše zaposlene, da se hitro seznanijo z novim sistemom. Ustvarite priročnike za vsakega zaposlenega, da jih prebere in se seznani s smernicami podjetja.

Katera orodja uporabiti za načrtovanje uvajanja na daljavo?

Za spletne seje usposabljanja lahko uporabite LiveWebinar. Priročnike ustvarite v Google Docs/Sheets.

Če želijo biti produktivni, delavci na daljavo potrebujejo primerna orodja, kot je računalnik z vsemi potrebnimi programi.

Zakaj je zagotovitev, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave, pomembna?

Če vaši delavci na daljavo nimajo pravilnih osebnih naprav ali orodij, bo težko, da dokončajo svoje delo.

Kako zagotovite, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave?

Opremite svoje zaposlene s pravimi orodji in napravami.

Katera orodja uporabiti, da zagotovite, da imajo vaši zaposleni potrebne naprave?

Lahko ustvarite seznam zahtev za delo na daljavo v Google Docs/Sheets. Razmislite o naložbi v tehnologijo, kot je shranjevanje v oblaku (npr. Dropbox) in deljenje datotek (Google Drive).

Zanesljiva internetna povezava je nujnost za delavce na daljavo.

Zakaj je dodelitev dostopa do interneta pomembna?

Če se internetna povezava zaposlenega prekine tudi le za nekaj minut, lahko ima to velike posledice. Preverite, da ne doživljajo težav s povezavo pri delu na daljavo.

Kako vsem dodelite dostop do interneta?

Periodično preverite hitrost interneta vseh. Če pride do težav, se obrnite na ponudnika storitev in jih čim prej rešite.

Katera orodja uporabiti za dodelitev dostopa do interneta?

Pingdom vam omogoča spremljanje stanja internetne povezave od kjerkoli na svetu.

Zagotovite, da imajo vaši zaposleni dostop do tehnične podpore, če kaj ne deluje pravilno.

Zakaj je zagotovitev tehnične podpore pomembna?

Če vaši delavci na daljavo nimajo dostopa do tehnične podpore, se lahko razočarajo in jo vidijo kot oviro, ki jih preprečuje pri opravljanju svojega dela.

Kako zagotovite tehnično podporo?

Svojim zaposlenim zagotovite seznam kontaktov za podporo, vključno z e-poštnim naslovom in telefonsko številko itd.

Katera orodja zagotoviti tehnično podporo?

Lahko ustvarite dokument (npr. v Google Docs), ki opisuje postopek tehnične podpore, in vsem članom tima dodelite dostop do njega. Razmislite o naložbi v programsko opremo, ki vašim zaposlenim zagotavlja dostop do podpore 24 ur na dan.

Vaši delavci na daljavo morajo razumeti, kakšne so njihove varnostne obveznosti.

Zakaj je nastavitev varnostnih obveznosti pomembna?

Varnost vaših zaposlenih bi morala biti vedno prioriteta. Vaša osebja mora biti seznanjena z nevarnostmi dela od doma in razumeti politiko varnosti podjetja.

Kako nastavite varnostne obveznosti?

Jasno jim razložite, kaj je treba pokriti na njihovi strani in na katere varnostne elemente bi se morali osredotočiti.

Katera orodja uporabiti za nastavitev varnostnih obveznosti?

Geofencing vam omogoča sledenje lokaciji naprave zaposlenega in nastavitev meja, ki jih ne smejo preseči. Vendar je ta korak bistveno potreben le, če vaše podjetje drži res občutljive podatke, sicer bi morali le zaupati svoji osebju – to se izplača.

Vzdržujte redne posodobitve za aplikacije in naprave vašega tima.

Zakaj je skrb za redne posodobitve pomembna?

Če vaši delavci na daljavo ne posodobijo svojih naprav, postanejo ranljivi za kibernetske napade. Preverite, da vsi sledijo rednim posodobitvam in jih ne zanemarjajo.

Kako poskrbite za redne posodobitve?

Ustvarite dokument, ki vsebuje seznam potrebnih posodobitev, da ima dostop do teh informacij vsakdo.

Katera orodja pomagajo pri skrbi za redne posodobitve?

Razmislite o naložbi v orodja, kot so Microsoft AutoUpdate (za Windows) ali Mac OS X Update (za naprave Apple), ki vam omogočajo avtomatsko posodobitev vse programske opreme vaših zaposlenih.

Prepoznati morate področja, kjer je vaša osebja najbolj verjetno, da bo naletela na varnostne težave.

Zakaj je prepoznavanje varnostnih tveganj pomembno?

Če veste, kje so nevarnosti, lahko sprejmete korake, ki bodo pomagali zmanjšati tveganja. Prepoznajte vse morebitne grožnje, preden postanejo problem.

Kako prepoznate varnostna tveganja?

Razmislite o ustvarjanju zemljevida varnostnih tveganj, ki opisuje področja, v katerih bi vaši zaposleni lahko naleteli na nevarnosti.

Katera orodja uporabiti za prepoznavanje varnostnih tveganj?

Obstajajo različna orodja, ki prepoznavajo področja varnostnih tveganj, vključno z Geofencing, programsko opremo za spremljanje družbenih medijev (kot je Mediatoolkit) in Google Alerts.

V primeru, da kaj gre narobe, morate zagotoviti načrt za nujne primere in narediti svoj delovni prostor bolj varen.

Zakaj je pisanje načrta za nujne primere pomembno?

V primeru nujnega primera se vaši delavci na daljavo lahko paničijo in stvari poslabšajo. Načrt za nujne primere to lahko prepreči.

Kako napišete načrt za nujne primere?

Ustvarite dokument s seznamom opravil, ki korak za korakom opisuje načrt za nujne primere.

Katera orodja vam pomagajo napisati načrt za nujne primere?

Tista, ki jih vaši zaposleni najpogosteje uporabljajo, bodo tista, s katerimi so najbolj seznanjeni in jih verjetno najhitreje obvladajo.

Ena največjih težav pri delu na daljavo je nezmožnost neposredne komunikacije s ljudmi. Ker delavci na daljavo lahko večino časa preživijo v štirih stenah, je njihovo duševno zdravje ključno.

Zakaj je skrb za počutje svojih zaposlenih pomembna?

Če se zaposleni začne boriti s svojim duševnim zdravjem, lahko to ima ogromne posledice na učinkovitost podjetja.

Kako pomagati pri skrbi za počutje svojih zaposlenih?

Ne glede na to, ali je povezano z delom ali ne, zagotovite, da ima vsakdo dostop do pomoči, če jo potrebuje.

Katera orodja pomagajo pri skrbi za počutje svojih zaposlenih?

Lahko izvedete anonimno anketo prek Google Obrazcev ali SurveyNuts.

Spodbujajte svoje zaposlene, da imajo neformalne pogovore s svojimi sodelovalci, tudi za namene, ki niso povezani z delom. To jim bo pomagalo, da se počutijo bolj povezane s timom in preprečilo občutke izolacije.

Zakaj je olajšanje neformalnih pogovorov s sodelovalci pomembno?

Če se vaši zaposleni začnejo počutiti, kot da so v akvariju, bi jim lahko postalo težko osredotočiti se in opravljati svoje delo.

Kako olajšate neformalne pogovore s sodelovalci?

Bodite pozorni na vsako priložnost za “oddaljene” sestanke, ne le tiste o delu, ampak tudi za praznovanje rojstnih dni zaposlenih, na primer.

Katera orodja vam pomagajo olajšati neformalne pogovore s sodelovalci?

Vsako spletno seminarje in orodje za sporočanje (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout itd.) bo delovalo tukaj.

Učenje nove spretnosti je pri delu na daljavo veliko bolj zahtevno kot v pisarni. Svojim zaposlenim zagotovite alternativne možnosti in spodbude za učenje novih spretnosti, priložnosti za izboljšanje sebe. Dovolite jim dostop do tehnologije, ki jim bo pomagala pri vsem tem.

Zakaj je zagotovitev usposabljanja za vaše zaposlene pomembna?

Omogočanje razvoja vaših zaposlenih jim pomaga, da vidijo svoje delo kot kariero, ne le kot drugo delo. Spodbujajte jih, da se udeležijo spletnih seminarjev ali sledijo tečajem, povezanim z njihovimi poklicnimi interesi.

Kako zagotovite svojim zaposlenim možnosti usposabljanja?

Razmislite o ponudbi različnih vrst usposabljanja, kot so video vadnice, spletni seminarski, ali e-knjige. Lahko tudi podprete svoje zaposlene pri dokončanju tečajev v njihovem lastnem času.

Katera orodja uporabiti za zagotovitev možnosti usposabljanja za vaše zaposlene?

Lahko uporabite programsko opremo za video konference, kot sta Skype ali Zoom, za izvedbo živega usposabljanja, ali platforme, kot sta Lynda.com in Coursera, za ponudbo spletnih tečajev.