Obsežen kontrolni seznam za preverjanje strank, ki podjetjem pomaga prepoznati tveganja strank z varnostjo podatkov, preverjanjem identitete, preverjanjem sankcij, oceno tveganj, spremljanjem dejavnosti in poročanjem o sumljivi dejavnosti za izpolnjevanje zakonskih obveznosti in preprečevanje groženj.
Kontrolni seznam za preverjanje strank (CDD) je kritičen del programa skladnosti vsakega podjetja. Ta dokument podjetjem pomaga prepoznati in oceniti tveganja, povezana z njihovimi strankami. Za zmanjšanje teh potencialnih groženj morajo podjetja zbrati informacije o svojih strankah in sprejeti korake za njihovo preverjanje. V tem članku bomo razpravljali o ključnih komponentah kontrolnega seznama CDD in podali primere, kako izpolniti vsak korak.
Izvajanje CDD je ključen proces za vsako organizacijo ali finančno institucijo. Z izpolnitvijo dokumenta, ki opisuje potrebne korake, lahko podjetja zagotovijo, da izpolnjujejo svoje zakonske in regulativne obveznosti. Poleg tega lahko kontrolni seznam skladnosti CDD podjetjem pomaga prepoznati in oceniti potencialna tveganja poslovanja z nekaterimi strankami. Z izvajanjem potrebnih ukrepov za zmanjšanje teh tveganj se lahko podjetja in finančne institucije zaščitijo pred potencialnimi finančnimi izgubami.
Podjetja, ki se ukvarjajo s strankami Vsa se lahko koristijo iz kontrolnega seznama CDD, ki jim pomaga izogniti se pravnim ali finančnim težavam, ki bi lahko nastale, če ne bi opravili ustreznega preverjanja strank. S sledjenjem korakom na kontrolnem seznamu se lahko prepričajo, da sprejemajo potrebne previdnostne ukrepe za izogibanje morebitnim težavam.
Podjetja, ki morajo biti skladna z uredbami AML Uredbe za preprečevanje pranja denarja (AML) zahtevajo, da podjetja sprejmejo dodatne ukrepe za preprečevanje financiranja kriminalnih dejavnosti. Del teh regulativnih zahtev vključuje izpolnitev CDD. S kontrolnim seznamom za to se lahko podjetja prepričajo, da so v stalni skladnosti z uredbami AML.
Vsaka organizacija ali finančna institucija, ki se želi zaščititi pred finančnimi tveganji, povezanimi s svojimi strankami Tak dokument lahko podjetjem pomaga prepoznati in oceniti morebitne grožnje, ki jih predstavljajo njihove stranke. S sprejetjem ukrepov za zmanjšanje teh tveganj se lahko podjetja zaščitijo pred finančnimi izgubami, ki bi lahko nastale.
Preizkusite varnost svojih omrežij in sistemov ter zagotovite, da so vaši zaposleni usposobljeni za najboljše prakse varnosti podatkov.
Za zaščito vašega podjetja pred morebitnimi finančnimi izgubami, ki bi nastale, če bi bila ukradena identiteta katere od vaših strank. Poleg tega, če bi bil vaš sistem vdiran, bi bili lahko predmet visokih kazni regulativnih organov.
Najprej bi morali imeti na mestu notranje kontrole in politiko varnosti podatkov, ki opisuje razumne ukrepe, ki jih morate sprejeti za zaščito svojih omrežij in sistemov. Nato preverite, da so vsi vaši zaposleni usposobljeni za najboljše prakse varnosti podatkov, kot so nesodelovanje gesel ali prenos datotek, ki niso iz zanesljivih virov.
Zberite in potrdite imena, naslove, datume rojstva in druge podatke za identifikacijo svojih strank.
To pomaga zagotoviti, da sprejemete razumne ukrepe za potrditev, da so stranke tiste, za katere se izdajajo. Posledično bo to prispevalo k preprečevanju kraje identitete in goljufij ter skladnosti z uredbami AML.
Zberite njihove podatke prek spletnega obrazca ali vprašalnika Know Your Customer (KYC) in preverite, da se ujemajo z vašimi zapisi. Nato bi morali potrditi, da so podatki pravilni, z pridobivanjem kopij njihovih dokumentov za identifikacijo, kot so potni listi ali vozniški izpiti.
Poiščite imena svojih strank na seznamih sankcij, da zagotovite, da ne poslujete z nobenim omejenimi osebami ali subjekti.
Če poslujete z nekom, ki je pod sankcijami, bi lahko bili soočeni z visokimi kaznimi ali celo zaporno kaznijo. Zato morate preveriti sankcije pred vstopom v kakršne koli poslovne dogovore.
Najpogosteje je iskanje imen svojih strank na seznamih sankcij. Te sezname običajno vzdržujejo vladne agencije, organi za pregon ali finančne institucije, kar pomeni, da vsebujejo natančne in posodobljene podatke.
Ko ste zbrali in preverili njihove podatke, bi morali nato oceniti povezani profil tveganja stranke.
Ocena verjetnosti, da bi storili goljufijo ali ali obstajajo tveganja pranja denarja, vam pomaga določiti raven preverjanja, ki je potrebna za vsako vrsto stranke. Na primer, stranke visokega tveganja bodo morale biti podvržene bolj strogim preverkom kot tiste nizke ravni tveganja.
Svoje posamezne stranke lahko ocenite na podlagi dejavnikov, kot so njihova država izvora, industrija in zgodovina transakcij. To vam bo dalo boljši vpogled v to, katere so vaše stranke z višjim tveganjem in zato zahtevajo več preverjanja.
Glede na rezultate vaše ocene boste morda morali zbrati dodatne podatke od svojih strank.
Pomaga nadaljnje preverjanju njihove identitete in oceni njihove ravni tveganja. Na primer, lahko se odločite, da zahtevate kopije njihovih finančnih izkazov.
Zahtevane dokumente lahko zahtevate neposredno od svoje stranke ali prek spletnega obrazca. Ko jih imate, preverite, da se podatki ujemajo s tistimi, ki jih že imate v datotekah.
Ko ste zbrali vse potrebne podatke, bi morali nato preveriti, da je vse pravilno.
To prispeva k zaščiti vašega podjetja pred goljufijo in potencialnim tveganjem pranja denarja. To lahko storite tako, da potrdite naslov stranke ali njeno delovno mesto.
Obstaja nekaj načinov za to, kot so klicanje stranke ali pošiljanje pisma. Lahko tudi uporabite storitve tretjih oseb kot neodvisni vir za preverjanje njihove identitete in/ali naslova.
Glede na rezultate procesa do sedaj boste morda morali opraviti dodatno preverjanje svojih strank.
To pomaga nadaljnje oceni ravni tveganja stranke in zagotavlja, da so tiste, za katere se izdajajo. Na tej stopnji bi morali preveriti njihove kazenski register ali finančno zgodovino, če se to šteje za potrebno.
Z iskanjem v spletnih bazah podatkov ali s najemanjem strokovne storitve. Ko imate potrebne podatke, bi morali pazljivo pregledati, da poiščete morebitne opozorilne znake.
Če še vedno niste prepričani o določeni stranki, lahko vedno najamete nekoga, ki vas zastopa pravno.
Lahko vam dajo strokovni nasvet o vašem pristopu k postopkom preverjanja strank in zagotovijo, da je vse opravljeno pravilno. Odvetnik vam lahko pomaga tudi pri reševanju morebitnih pravnih vprašanj, ki bi se lahko pojavila pri obravnavanju strank.
Lahko iščete na spletu ali prosite za priporočila iz svoje mreže. Ko ste našli nekaj potencialnih kandidatov, preverite njihove kvalifikacije in izkušnje, da se prepričate, da so primerni za delo. Nato jih intervjuirajte, da vidite, ali bi bili dobra izbira za vaše podjetje.
Tudi po zaključku procesa preverjanja strank bi morali še naprej spremljati njihova dejanja.
Za preverjanje, da ne opravljajo sumljivih transakcij in vam dajo priložnost, da se odzovete, če jih. Če opazite, da velika stranka opravlja velike ali pogoste dvige, bi morali nadaljnje preiskati, da poiščete znake potencialnega pranja denarja.
Redno pregledujte njihove izpiske poslovnega računa ali zgodovino transakcij. Če opazite kaj nenavadnega, sprejmite ustrezne ukrepe, kot so kontaktiranje stranke ali poročanje njihove sumljive dejavnosti pristojnim organom.
Prav tako bi morali biti seznanjeni, če stranka začne opravljati sumljivo dejavnost, saj bi to lahko bila indikacija, da nekaj ni v redu.
Lahko vam pomaga prepoznati potencialne težave zgodaj in sprejeti ukrepe za preprečevanje, da bi povzročile škodo. Opažanje nenavadne dejavnosti vam omogoča nadaljnje preiskovanje in ugotovitev, ali se stranka ukvarja s kakršnimi koli kriminalnimi dejanji, preden je prepozno.
Bodite pozorni na način, kako se stranka obnaša, ko z njo komunicirate, in spremljajte njihove poslovne dejavnosti skozi čas. Če opazite kakršne koli odstopanja od norme, bi morali to vprašanje postaviti neposredno ali označiti račun za tesnejše nadaljnje spremljanje.
Tudi če se zdi, da gre vse dobro, bi morali še vedno vzpostaviti stik s svojimi strankami po določenem času.
Za gradnjo in vzdrževanje dobrega odnosa s strankami, kot tudi za omogočanje, da jih vprašate o spremembah v njihovih okoliščinah ali poslovanju, ki bi lahko vplivale na njihov račun ali dejavnosti z vami. Redni pogovori kažejo, da ste vloženi v stranko in njihov uspeh.
Uporabite sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM) za načrtovanje rednega stika s strankami vsaj enkrat na leto (vendar pogosteje, če je mogoče), ali nastavite sistem opomnikov zase. Lahko tudi preprosto stopite v stik, ko imate kaj specifičnega za razpravo, in jih kontaktirate prek njihove prednostne komunikacijske metode z uporabo programske opreme za pomoč LiveAgent. To bo pomagalo ohraniti dobre odnose s strankami.
Če menite, da je stranka v tveganju pranja denarja ali kakršne koli druge kriminalne dejavnosti, bi morali to prijaviti pristojnim organom.
To je zakonska zahteva, da to storite, in pomaga zaščititi tako vaše podjetje kot širšo skupnost pred škodo. Morate sprejeti ukrepe, če imate kakršno koli sumnico na pranje denarja ali kakršne koli druge kriminalne dejavnosti, saj so to resna kazniva dejanja, ki imajo lahko daljnosežne posledice.
Obstaja več načinov za poročanje o sumljivi dejavnosti, odvisno od države ali regije, kjer živite. V ZDA, na primer, lahko vložite poročilo o sumljivi dejavnosti (SAR) pri Omrežju za pregon finančnih zločinov (FinCEN).
Opravite preverjanje ozadja vseh strank, vključno s preverjanjem kazenskega registra in kreditne zgodovine Razmislite o uporabi programa za identifikacijo strank (CIP) za preverjanje identitete stranke. To običajno vključuje zbiranje in preverjanje določenih podatkov o stranki, kot so njihovo ime, datum rojstva in številka socialne varnosti. Prav tako bi morali opraviti preverjanja kazenskega registra in kreditne sposobnosti, da se prepričate, da stranka nima zgodovine finančnih zločinov ali druge nezakonite dejavnosti.
Zahtevajte in pregledajte kopije poslovnih dovoljenj in licenc Pri vključitvi nove stranke se prepričajte, da zahtevate, da vidite te in vse druge relevantne dokumente za svoje zgodovinske zapise. To vam bo pomagalo potrditi, da je stranka legitimna in da njeno poslovanje deluje zakonito.
Preverite kontaktne podatke stranke Pomembno je preveriti, da so podatki, ki jih imate v datotekah, pravilni in posodobljeni. To vključuje njihovo ime, e-poštni naslov, poštni naslov in telefonsko številko. Prav tako bi morali zagotoviti, da imate način za kontaktiranje stranke v primeru kakršnih koli nujnih primerov.
Preverite profile strank na družbenih medijih za morebitne opozorilne znake Družbeni mediji so lahko odličen način za spoznavanje svojih strank, vendar je tudi pomembno preveriti morebitne znake, ki bi lahko nakazali, da niso tiste, za katere se izdajajo, ali se ukvarjajo s kakršnimi koli nezakonitimi dejanji. To vključuje iskanje lažnih ocen, profilov, ki jih sledijo, nenamestnih komentarjev ali kakršne koli druge sumljive vedenja.
Zahtevajte priporočila od drugih podjetij, ki so že poslovala s stranko Če niste prepričani o stranki, je en način, da si pridobite mir, da se pogovorite s podjetji, ki so že poslovala z njimi. To vam lahko pomaga potrditi, da so legitimne, zanesljive in zanesljive za poslovanje, kar bo povečalo možnosti, da boste imeli dober odnos s stranko.
Srečajte se s stranko osebno, da dobite občutek za njihove poslovne operacije Če je mogoče, je vedno dobra ideja, da imate osebni pogovor z nekom, preden z njim poslujete. To vam bo dalo priložnost, da jih bolje spoznate in se naučite o njihovem poslovanju iz prve roke. To je tudi priložnost, da postavite vsa vprašanja, ki bi jih lahko imeli, in dobite več zagotovila, da so tiste, za katere se izdajajo.
CDD je proces temeljitega preiskovanja potencialne stranke pred vstopom v poslovno razmerje z njo. CDD je pomemben del vsakega načrta upravljanja tveganj, ker lahko zaščiti vaše podjetje pred vpletanjem v nezakonite ali neetične dejavnosti. Zato neizvedba CDD predstavlja pristop, ki temelji na tveganju in ima lahko resne posledice za vaše poslovanje.
Postavite veliko vprašanj in opravite raziskavo. Z izpolnitvijo obrazca za preverjanje strank ali s sledjenjem kontrolnemu seznamu skladnosti, kot je tisti v tem članku, se lahko prepričate, da ste opravili temeljito preverjanje. Čas, namenjen izvajanju ustreznih ukrepov za preverjanje strank, se bo dolgoročno izplačal.
Prvič, vaše podjetje bi lahko bilo odgovorno za vse izgube, ki jih je druga stran utrpela kot posledica vaše malomarnosti. Drugič, lahko bi bili predmet civilnih ali kazenskih kazni, če se ugotovi, da ste se, tudi nevedoma, vpletli v pranje denarja ali druga finančna kazniva dejanja. Tretjič, lahko bi zamudili pomembne informacije o drugi strani, ki bi bile lahko kritične za vaš odločitveni proces. Nazadnje, vaše podjetje bi lahko bilo na črni listi, ker ni izpolnilo regulativnih zahtev ali s strani finančnih institucij, če se ugotovi, da ste poslovali z osebami ali subjekti v kategorijah visokega tveganja.
Odličen začetek je Vodnik za Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Ministrstva za pravosodje ZDA. Vodnik pokriva širok spekter tem, povezanih s preverjanjem strank, ki bi jih bilo treba upoštevati pri izvajanju CDD.
Zagotovite skladnost in zgradite zaupanje s kontrolnim seznamom Know Your Customer od LiveAgent. Enostavno preverite identiteto, naslov in profile tveganja. Poe...
Izboljšajte svojo storitev za stranke z našim celovitim kontrolnim seznamom za revizijo. Ocenite kakovost, identificirajte vrzeli za izboljšanje, zberite podatk...
Izboljšajte svoje storitve za stranke s našim praktičnim kontrolnim seznamom za storitve za stranke – označite vse in se odpravite na pot do uspeha.
Pridružite se naši skupnosti zadovoljnih strank in zagotovite odlično podporo strankam z LiveAgent.
