Klepet v živo za izobraževalne in nevladne organizacije

Ustvarjanje osebnih povezav je eden od temeljev izobraževalnih in nevladnih organizacij. Odvisen je od zanimanja, ugleda in podpore učencev, sponzorjev ali delničarjev.

Digitalna komunikacija je odprla vrata za nove načine sprejemanja učencev, načrtovanja in zbiranja sredstev.

Klepet v živo je idealno orodje za institucije, ki si želijo modernizirati svojo službo za podporo strankam in ustvarjati dolgotrajna razmerja z njimi.

Kaj je klepet v živo? 

Če se sprašujete, kaj točno je klepet v živo, naj vam ga predstavimo kot celoten komunikacijski kanal, ki je sestavljen iz treh komponent.

• Programska oprema za klepet v živo
• Orodje za klepet v živo
• Podpora za klepet v živo

Klepet v živo je del kompleksne, večkanalne programske opreme za podporo strankam, ki vključuje vstopnice, klicni center, družbena omrežja, bazo znanja, portal za stranke in še veliko več.

Programska oprema za klepet v živo ponuja veliko funkcij, ki jih lahko podporna služba izkoristi in ki predstavljajo prednost pred ostalimi komunikacijskimi kanali, ko govorimo o vprašanjih s spleta.

Orodje za klepet v živo je okno za sporočila v brskalniku, ki se aktivira, ko kliknete na pripomoček za klepet, znan tudi kot gumb za klepet. Je popolnoma prilagodljiva in uporabniku prijazna funkcija, ki jo je enostavno integrirati na vaše spletno mesto.

Vnaprej oblikovan položaj sloga vsakega gumba, animacijo in tako naprej lahko najdete v galerija gumbov za klepet ali ustvarjeno v celoti iz nič z implementacijo vaše lastne kode.

Na tarčne strani, kot so stran za vpis, pogosto zastavljena vprašanja ali donacije, vstavite gumb za klepet in dobili boste pozitiven odziv.

Podpora za klepet v živo je storitev, ki jo organizacija zagotavlja zunaj javnosti ali interno svojim zaposlenim. To je najhitrejši način za pomoč vsem obiskovalcem spletnega mesta, ki to potrebujejo, saj se vsaka seja izvaja v realnem času, s človeškim klepetalnikom namesto s klepetalnikom.

Kakšne so prednosti klepeta v živo v primerjavi s telefonom in elektronsko pošto?

Telefon in elektronska pošta ne bosta tako kmalu zastarela. Pravzaprav sta to najbolj priljubljena komunikacijska kanala za veliko strank. Za to obstaja veliko razlogov. Dejstvo pa je, da se priljubljenost klepeta v živo veča. Klepet v živo postaja eden od glavnih kanalov internetne komunikacije.

Generacija tisočletja je še posebej sprejela programsko opremo za klepet v živo. Več kot 63 % milenijci raje odgovarjajo na osnovna vprašanja o podpori strankam prek klepeta v živo.

Ker postaja sodobna programska oprema za klepet v živo vedno bolj sofisticirana, so njene prednosti pred telefonom in elektronsko pošto toliko bolj očitne.

Katere so te prednosti?

Poglejmo si tri največje.

• Skrajšan čakalni čas. Telefon in elektronska pošta od uporabnika zahtevata določeno mero truda, da lahko pride do komunikacije. Potem je tukaj še čakanje na prostega agenta oziroma pisanje in čakanje na odgovor. Klepet v živo omogoča agentom tudi pripenjanje vseh vrst datotek, ki jih stranka potrebuje.

• Večopravilnost. Agenti razumejo kakšen trud je potreben za preklapljanje med telefoni in elektronsko pošto, da pomoč poteka nemoteno. Operaterji klepeta v živo lahko enostavno upravljajo z več sejami naenkrat, ne da bi izgubili koncentracijo in ne bi zmogli opravil v ozadju.

In rezultat? Nižji stroški in povečan donos, ker vam ne bo treba zaposliti velike ekipe za upravljanje z vašimi komunikacijskimi kanali. To je velika prednost za izobraževalne institucije in nevladne organizacije, ki imajo pogosto omejen proračun.

Če postanejo zahteve po klepetih preveč za obdelavo, lahko vaši skrbniki vedno nastavijo število klepetov, ki jih lahko izvaja določen agent hkrati, ali skupno največja dolžina čakalne vrste.

• Zmanjšan obseg vstopnic. Preobremenjenost z dohodnimi klici ali e-pošto je nekaj, kar je preveč znano vsem, ki delajo v službi za stranke. Ne samo to, reševanje telefonskih ali elektronskih poizvedb običajno traja dlje. Če imate možnost, da se obrnete na svojo skupino za podporo neposredno s spletnega mesta, lahko zmanjšate število oddanih prijav za podporo. Razlog za to je, da lahko podporni agenti v veliki večini primerov poizvedbo rešijo na kraju samem.

Vse to je možno s klepetom v živo, ker komunikacija poteka preko vašega računalnika, medtem, ko obiskovalci brskajo po vaši spletni strani.

Računalnika niti ne potrebujete. Klepet v živo je optimiziran za mobilne naprave, tako lahko vaša ekipa odgovarja s kjerkoli na katerokoli platformo.

Kakšne so prednosti uporabe klepeta v živo za izobraževalne institucije in nevladne organizacije?

Izobraževalna in neprofitna podjetja so v zadnjih letih doživela pomembne spremembe v svojih marketinških in storitvenih strategijah. Glavni gonilnik je tehnologija. Ker se je postalo lažje povezovati po vsem svetu, je raslo tudi zanimanje mednarodnih študentov ali organizacij.

Učinkovita komunikacija je ključna za izgradnjo zvestobe.

Prednosti klepeta v živo za izobraževalne institucije:

• Pomoč študentom pri uporabi programov, registraciji in ostalih procesih
• Nasveti v realnem času
• Predlogi za različna predavanja
• Povečano zaupanje med institucijo in študenti
• Boljša vključenost študentov in staršev
• Več prijav in sodelovanja

Prednosti klepeta v živo za nevladne organizacije:

• Povečano sodelovanje s sponzorji
• Drugačen generacijski pristop
• Redna podpora sponzorjev v zameno za pozitivno izkušnjo
• Boljše razumevanje med sponzorji in vašo organizacijo
• Zbiranje podatkov za vašo naslednjo kampanjo zbiranja sredstev
• Vodite vaše sponzorje skozi več stopenj njihovega odločanja. Na primer skozi proces doniranja.

Katere funkcije lahko izobraževalne in nevladne institucije uporabijo pri strategiji podpore strankam?

• Univerzalni predal

Shranjevanje informacij in profilov vaših sponzorjev ali študentov je zelo pomembno za vašo naslednjo kampanjo zbiranja sredstev ali vpis novih študentov.

Vsaka seja klepeta se pretvori v zahtevke in shrani v univerzalni skupni nabiralnik. Vaši agenti za klepet lahko zbirajo in shranjujejo podatke iz pogovorov, zahvaljujoč vgrajenemu CRM. Vsak agent se bo lahko odzval, saj bo imel vse potrebne informacije pripravljene in vedno na voljo.

• Proaktivno povabilo na klepet:

Ena ključnih in večnamenskih funkcij, proaktivno vabilo h klepetu, je sporočilo, ki se prikaže na spletni strani kot prilagojeno vabilo ali predstavitev.

S pregledom obiskovalcev spletne strani, lahko ponudite svojo pomoč. Agenti lahko ustvarijo eno ali več vabil, ali pa jih onemogočijo, če so zasedeni s klepetom.

• Pogled tipkanja v realnem času

Izbirna, a uporabna funkcija za agente, ki so raje korak pred strankami. Med pogovorom v klepetu lahko agent opazuje, kaj vnaša in pripravi odgovor, preden stranka zadene pošlji.

• Predloženi odgovori

Predpripravljeni odgovori olajšajo potek dela. Gre za uporabo shranjenih in predpripravljenih kratkih odgovorov na najbolj pogosta vprašanja.

• Distribucija klepetov 

Preusmerite seje klepeta je pomembna, če mora le-ta doseči določen oddelek ali ekipo. Agenti ali administratorji klepeta lahko izbirajo med tremi opcijami za preusmeritev. Te zagotavljajo hitro in točno komunikacijo:

• Naključna dodelitev
• Zvonjenje vsem
• Maksimalni izkoristek

• Oznake

Oznake so lahko, k določenim besedam ali frazam, dodane ročno ali avtomatično. Tako je ustvarjen prilagojen potek dela za posameznega agenta.

• Objavi anketo o klepetu

Omogoča prenos in povratne informacije strank, kot tudi razvrščanje agentov glede na učinkovitost ali splošno zadovoljstvo s sejami klepeta.

• Večjezični klepet 

Študenti, volivci ali donatorji lahko prihajajo iz katerega koli konca sveta. Klepet v živo omogoča, da vaša ustanova postane resnično globalna z uporabo jezikovno prilagodljivih pripomočkov.

• Videoklepet 

Da bi strankam ponudili bolj osebno podporo, hkrati uporabite video in klepet. Video nastavite na enak način, kot klepet v živo, s postavitvijo gumba za video klepet v živo na vašo spletno stran.

Če želite videti naše ugodne pakete, ki ponujajo tudi druge funkcije, si oglejte našo stran s cenikom.

Kakšna so pravila in priporočila za klepet v živo?

Obstaja več vrst pogovorov, odvisno od situacije. Se je pa treba v vsakem primeru držati določenega protokola in pravil.

Posamezno ali v skupini mora vsak klepetalnik imeti celoten obseg veščin za pomoč strankam, ki segajo od trdih veščin, kot je računalniške pismenosti, slovničnega znanja ali hitrosti tipkanja do mehkih veščin, kot sta empatija in potrpežljivost. Vse to tvori popoln bonton za spletni klepet.

Pogovori v klepetu v živo so hitra izmenjava informacij, zato morajo biti agenti strokovnjaki za zadevo. Implementacija in vzdrževanje baza znanja lahko služi kot odličen vir informacij za zastopnike in stranke, ki imajo raje samopostrežno na tradicionalno podporo.

Ali lahko izobraževalne in nevladne organizacije, z zunanjo podporo, kaj pridobijo?

V zadnjem času se podjetja in organizacije vedno bolj odločajo za najemanje zunanjih sodelavcev za podporo strankam.

Glavni razlogi za to so prihranek na času, proračun in porazdelitev dela. Večina izobraževalnih in nevladnih organizacij ne zaposluje velikih ekip za podporo strankam in ne dela 24 ur na dan, zato je njihov čas za podporo omejen. Na srečo je na voljo veliko specializiranih centrov, ki se osredotočajo na podporo.

Več o prednostih zunanjega izvajanja vašega računa LiveAgent tukaj.

Kako integrirati program za klepet v živo na vašo spletno stran? 

Integracija gumba za klepet v živo na vaše spletno mesto je tako enostavna kot učenje 2+2=4. Ko se prijavite in prejmete prijavo za svoj račun LiveAgent, morate samo kopirati in prilepiti kratek HTML koda.

To pa še ni vse. Nobene potrebe ne bo več po nameščanju dodatne programske Ali veste, kaj je še super? Ni vam treba prenesti dodatne programske opreme. Če pa želite integrirajte se s programsko opremo drugih proizvajalcev, aplikacijami ali vtičniki, da izboljšate svojo izkušnjo storitev za stranke, je v celoti podprt prek integracij Native ali Zapier.

Varnost

Zavarujte podatke svojih študentov in sponzorjev. LiveAgent varnostne funkcije bodo poskrbele, da boste mirni, ker bodo podatki na varnem.

Tukaj je nekaj varnostnih funkcij, ki jih ponujamo:

• BAN IP-jev
• preverjanje v dveh korakih
• HTTPS šifriranje
• Več podatkovnih centrov
• GDPR
• API varnost

Baza znanja

Pregovor pravi “V znanju je moč”. S tem v mislih našo bazo znanja nenehno posodabljamo z novimi informacijami. Ne samo to. Naše naročnike spodbujamo, da prispevajo k skupnosti skozi naš portal za stranke.

 .