Slabi primeri e-pošte

Pomen slabih primerov e-pošte

Kot hiter in učinkovit način za stik s ljudmi je e-pošta velik del poslovne komunikacije. Lahko je odličen način za gradnjo odnosov s potencialnimi strankami, obstoječimi kupci, člani tima, deležniki in potencialnimi sodelavci.

Vendar pa, če niste previdni, se vaše e-pošte lahko zdijo neprofesionalne ali celo grobe.

V tem vodiču si bomo ogledali nekaj primerov slabo napisanih e-pošt in razpravljali o tem, kako se izogniti istim napakam in nato ne bi bilo treba izmišljati opravičilnih sporočil.

E-pošta je eno najpomembnejših orodij v naboru orodij vsakega poslovneža ali zaposlenega, saj se ta način komunikacije lahko uporablja za vse, od trženja, preko hladnega e-poštnega doseganja, do storitev za stranke. Vendar pa, če se ne naredi pravilno, lahko e-pošta naredi več škode kot koristi.

Zato je koristno imeti nekaj primerov neprofesionalnih e-poštnih praks, na katere se lahko sklicujete pred pošiljanjem sporočil potencialnim strankam ali kolegom.

Če veste, kaj ne smete početi, boste lahko pisali učinkovite poslovne e-pošte namesto tistih, ki se sploh ne odprejo ali – še slabše – poškodujejo vašo profesionalno podobo.

Kako se izogniti slabim naslovom e-pošte

Vrstica s temo vsake e-pošte, ki jo pošljete, mora biti jedrnata in relevantna vsebini sporočila. Zato vedno navedite temo vaše e-pošte v glavi in ne samo kaj nejasnega, kot je “zdravo”.

Na primer, če pošljete e-pošto, da se povežete s kom, ki ste ga srečali na nedavnem dogodku, bo vrstica s temo, kot je “Lepo je bilo srečati te na konferenci prejšnji teden” dala nekaj konteksta prejemniku. Natančno bodo vedeli, o čem je e-pošta, in bo to veliko bolj učinkovita e-pošta kot samo “Hej, ujemimo se”, ki bo verjetno prezrta ali preskočena v preplavljeni nabiralniki.

Še posebej je pomembno razjasniti, o čem je vaše sporočilo v vrstici s temo, če pošljete hladno e-pošto, saj prejemnik ne bo prepoznal imena pošiljaoca.

Ko se e-pošta odgovori in se pogovor nadaljuje, je običajno, da je vrstica s temo predpona z “RE: “. To je sprejemljiva praksa, dokler se tema razprave ni spremenila, v tem primeru je najbolje, da se glava spremeni, da ostane relevantna za trenutno temo, in se ustrezno ustvari nova nit e-pošte.

Poleg tega bi vedno morali izogibati se uporabi velikih črk ali prevelikih klicajev v vrstici s temo, saj se to lahko zdi agresivno ali neprofesionalno. Poleg tega bi uporaba takšnega oblikovanja ali ločil lahko sprožila filtre za neželeno pošto in preprečila, da bi vaše sporočilo pristalo v glavno nabiralnik prejemnika.

Primeri slabih vrstic s temo e-pošte

• NUJNO!!!!
• Moramo se pogovoriti
• Lahko te vprašam za nasvet?
• Hitro vprašanje
• Samo se preverjam
• Zdravo!
• Kako si?
• Re: Re: [Tema]
• Fwd: Fwd: [Tema]
• Si to že videl???

Kako ne pisati slabe e-pošte

Za telo e-pošte je pomembno uporabiti vljudno in profesionalno tono. To pomeni, da ne uporabljate nobenega slenга, okrajšav ali strokovnega jezika, ki ga prejemnik morda ne razume, kot tudi emotikonov, ki nimajo mesta v formalni komunikaciji.

Najbolje je tudi izogibati se šalam, duhovitim opombam ali sarkazmu, saj se to ne prevaja dobro v besedilu in bi lahko vodilo do neprijetnih ali celo neprijetnih nesporazumov. Enako velja za pritožbe ali govorice o kolegih ali domačem življenju, ki bi morali biti omejeni na osebne e-pošte.

Poleg tega ohranite svoja e-poštna sporočila čim krajša in jedrnata. Nihče ne želi brati dolge in razpršene e-pošte, zato pojdite naravnost na stvar in na začetku posredujte vse relevantne informacije ali priloge.

Prekomerna kapitalizacija v telesu e-pošte, kot v primeru vrstice s temo, se lahko zdi agresivna in potencialno sprožiti filtre za neželeno pošto. Prav tako ni potrebno uporabljati različnih barv in/ali pisav, ker se lahko prilagojeno besedilo pri prejemniku še vedno prikaže na privzet način ali pa je celo nečitljivo.

Začetek telesa vašega sporočila s slabo in neučinkovito linijo je še en gotov način, da naredite slab vtis. Nekateri od pogostih vključujejo “Zdravo” in “Upam, da te ta e-pošta застане dobro”. Te vrstice so pogosto preveč uporabljene in klišejske.

Oblikovanje vaše e-pošte kot nečesa drugega kot poslovnega pisma je še ena napaka. To vključuje zgoraj omenjeno kapitalizacijo, barve in pisave, kot tudi dodajanje videoposnetkov ali slik, ki niso relevantne za razpravo.

Drugi element slabe e-pošte bi bila vključitev nejasnih pozivov k akciji (CTA) ali njihova prekomerna uporaba. Navodilo prejemniku e-pošte, ki mu pove, kaj naj naredi naprej, kot je “Prosim, mi pokliči nazaj, ko imaš čas”, je lahko učinkovito. Vendar pa, če so vaši CTA nejasni ali jih je več, bi jih lahko popolnoma prezrli.

Kaj bi lahko bilo vključeno v slabo e-pošto

• Sleng
• Okrajšave
• Strokovni jezik
• Emotikoni
• Šale
• Duhovite opombe
• Sarkazem
• Pritožbe
• Govorice
• Preveč informacij
• Dolgi bloki besedila
• Prekomerna kapitalizacija
• Nepotrebna uporaba barv in/ali pisav
• Slaba ali neučinkovita linija odpiranja
• Nepomembne slike, videoposnetki ali drugi mediji
• Nejasni ali prekomerno uporabljeni CTA
• Osebna slika podpisa
• Besedni odklici ali sporočila po podpisu

Primeri neprofesionalnih e-pošt in predloge

NUJNO!!!!

Moramo se pogovoriti

Lahko te vprašam za nasvet?

Hitro vprašanje

Samo se preverjam

Zdravo!

Kako si?

Re: Re: [Tema]

Fwd: Fwd: [Tema]

Si to že videl???

Slabe prakse e-pošte

• Vključevanje preveč prejemnikov v polje “Za:” – uporabite e-poštne sezname, če pošiljate sporočila številnim ljudem naenkrat.
• Cc ali Bcc nekoga brez njihovega vedenja – vključite nekoga v pogovor samo s njihovim soglasjem, sicer lahko pride do nesporazumov.
• Pozabljanje priložiti datoteko, ki je bila omenjena v e-pošti – to je pogosta napaka in je lahko frustrirajoča za osebo, ki ji pošljete e-pošto. Nato boste morali poslati tudi naslednje e-pošte s prilogo, kar lahko zapolni prejemnikovo nabiralnik.
• Pošiljanje velikih prilog – če pošljete veliko datoteko, jo naložite v storitev za shranjevanje v oblaku, kot je Google Drive ali Dropbox, in namesto tega delite povezavo.
• Odgovarjanje vsem, ko to ni potrebno – vključite vse v pogovor samo, če je vaš odgovor relevanten za vsakega od njih.
• Posredovanje posredovanja – izogibajte se prehajanju e-pošte toliko krat, da je izvirno sporočilo komaj prepoznavno. Če posredujete prejšnjo e-pošto, jo zmanjšajte na relevantne dele.
• Neuključevanje pozdrava (kot je Dragi) ali zaključka (npr. Lep pozdrav) – to so osnovne manire, ki jih ne smete prezreti pri začetku ali zaključku e-pošte.
• Izpuščanje imena “od” – če v e-pošti ne navedete svojega imena, prejemnik morda ne bo vedel, od koga je. To je lahko še posebej zmešnjujoče, če odgovarjate na nit e-pošte, kjer so vidna imena drugih udeležencev.
• Neupoštevanje pregleda e-pošte pred pošiljanjem – vedno si vzemite nekaj trenutkov, da pregledate svoje sporočilo pred pošiljanjem, da se izognete kakršnim koli sramotnim tipkam ali slovničnim napakam.
• Pošiljanje e-pošte, ko ste jezni – vedno je najbolje počakati nekaj ur (ali še bolje, dan) pred pošiljanjem jeznega sporočila, ki ga boste kasneje obžalovali.
• Pisanje nečesa v e-pošti, ko bi to lahko rekli prejemniku osebno – če je mogoče, je pogosto bolje imeti pogovor namesto da bi poskušali rešiti stvari prek e-pošte.
• Neuporaba profesionalnega e-poštnega naslova – če je vaša pošta nekaj takega kot “iluvkitties@gmail.com ”, je čas, da ustvarite novo za poslovne namene.
• Nezadostna personalizacija, ki je posledica nezadostnega raziskovanja – generična sporočila je bolj verjetno, da bodo prezrta. Vzemite si čas, da se seznanite s prejemnikom in s čim bi se morda zanimal, preden začnete pisati.
• Pomanjkanje koristi za prejemnika – vsaka e-pošta bi morala imeti namen in ta namen bi moral biti jasen osebi, ki ji jo pošljete. Prepričajte se, da je vaše sporočilo nekaj, kar bo prejemnik smatral za koristno ali zanimivo.
• Izpuščanje podpisa v celoti – vsaj navedite svoje ime in kontaktne podatke, da bo prejemnik vedel, kako se vas lahko kontaktira. Lahko tudi dodate svoj naziv, podjetje in druge relevantne informacije, kot so profili družbenih medijev.
• Pošiljanje sporočil napačnim prejemnikom – čeprav je posebej sramotno, se lahko zgodi lažje, kot bi mislili. Vedno dvakrat preverite prejemnika(e) pred pošiljanjem.

Povzetek

Slabe poslovne e-pošte vam lahko stanejo časa, denarja in strank. Ne pozabite pregledati svojih sporočil, spoštovati čas prejemnika in prepričati se, da ima vaša e-pošta namen.

Z upoštevanjem naših preprostih nasvetov in neupoštevanjem slabih primerov, omenjenih zgoraj, boste zagotovo naredili dober vtis s svojo poslovno korespondencijo.