Kontrolni seznam za načrt krizne komunikacije
Ustvarite učinkovit načrt krizne komunikacije s kontrolnim seznamom LiveAgent. Identificirajte deležnike, oblikujte sporočila, usposobite ekipe in ostanite prip...
13 min branja
Načrti komuniciranja določajo, kako bo podjetje, organizacija ali posameznik komuniciral z notranjimi in zunanjimi deležniki, da jih obvešča o najnovejšem dogajanju.
Vključujejo kdo, kaj, kdaj, kje, zakaj in kako komunikacijskih strategij in taktik, prilagojenih za določen projekt ali kampanjo.
V tej objavi vam ponujamo predloge načrtov komuniciranja, ki jih lahko uporabite v svojem podjetju, kadar koli morate posredovati različna sporočila različnim deležnikom. Poleg tega bomo predstavili nekaj nasvetov za pripravo učinkovitega načrta komuniciranja.
Pomen načrta komuniciranja
V današnjem hitrem in nenehno spreminjajočem se svetu je bolj kot kdaj koli prej ključno imeti jasen in jedrnat načrt komuniciranja, pripravljen za trenutek, ko ga potrebujete.
Brez njega se lahko podjetja hitro zapletejo v podrobnosti in zamudijo pomembne priložnosti za povezovanje z deležniki ali pa to storijo prepozno.
Predloga načrta komuniciranja je lahko dragoceno orodje za organizacije vseh velikosti. Ne glede na to, ali komunicirate z zaposlenimi, strankami, partnerji ali z mediji, vam načrt komuniciranja pomaga zagotoviti, da je vaše sporočilo jasno, jedrnato in usmerjeno v cilj.
Kako nasloviti načrt komuniciranja
Naslov dokumenta naj odraža njegov namen, kar običajno (a ne vedno) pomeni, da vključuje besedno zvezo “načrt komuniciranja” in nekaj specifičnih podrobnosti. Tako bo vsak, ki pride v stik z dokumentom, vedel, čemu je namenjen, in ga bo lahko po potrebi hitro našel.
Če je načrt komuniciranja namenjen lansiranju novega izdelka ali določeni marketinški kampanji, ga lahko ustrezno naslovite. V naslov lahko vključite tudi datume veljavnosti načrta in ime podjetja ali ekipe, na katero se nanaša.
S tem boste vsem relevantnim osebam dali jasno informacijo o načrtovanih komunikacijskih aktivnostih in jih uskladili glede časovnih okvirov, kdaj naj bi se določene aktivnosti izvajale.
Primeri naslovov načrta komuniciranja
- Načrt komuniciranja ob lansiranju novega izdelka
- [Naslov]: Načrt komuniciranja marketinške kampanje
- Interni načrt komuniciranja [ime podjetja]
- Strateški načrt komuniciranja: [ime podjetja]
- Načrt komuniciranja vodenja projekta [ime projekta]
- Načrt komuniciranja ob [sprememba v podjetju]
- Načrt komuniciranja z deležniki: [ime podjetja]
- [Začetni datum] – [končni datum]: načrt komuniciranja za marec
Kako napisati načrt komuniciranja
Začetek načrta komuniciranja je odvisen od njegovega namena ali vrste komunikacije.
Včasih je koristno začeti z uvodom, ki poda kontekst in določi ton komunikacije, drugič pa je smiselno takoj preiti k ciljem in strategiji.
Na splošno je pri pripravi učinkovitega načrta komuniciranja koristno slediti spodnjim korakom, da bo vaše sporočilo doseglo cilj:
- Opravite pregled obstoječe strategije komuniciranja (če obstaja) – tako boste odkrili morebitna problematična področja ali vrzeli v vsebini (npr. manjkajoči marketinški materiali), ki jih je treba vključiti v novi ali posodobljeni načrt.
- Določite SMART cilje za vaš načrt komuniciranja – cilje, ki so Specifični, Merljivi, Dosegljivi, Relevantni in Časovno opredeljeni, kar bo olajšalo merjenje učinkovitosti.
- Oblikujte poslanstvo, temeljne vrednote in ključna sporočila vaše organizacije – to naj bo temelj vseh strategij in aktivnosti komuniciranja. Lahko jih tudi eksplicitno navedete v načrtu.
- Opredelite ciljne skupine vašega načrta komuniciranja – če poznate prejemnike sporočil, boste lažje izbrali pravi ton komunikacije.
- Izberite kanale, preko katerih boste posredovali svoja sporočila – ali je za vašo ciljno skupino bolj primeren e-poštni marketing ali sporočilo za javnost, bo vplivalo na zasnovo načrta.
- Določite odgovorne osebe – kdo bo skrbel za izvedbo načrta komuniciranja prek različnih kanalov in za posamezne ciljne skupine.
- Ocenite, koliko časa bo potrebna vsaka faza in kako dolgo bo načrt trajal – to je ključno za določitev časovnice in razporeditev proračuna za potrebne vire.
- Izmerite rezultate po izvedeni komunikaciji z deležniki – s prepoznavanjem možnosti za izboljšave lahko svojo strategijo prilagodite za večjo učinkovitost.
Kaj vključiti v načrt komuniciranja
- Namen – kaj želite s tem načrtom doseči
- Ciljna skupina – komu so namenjena vaša sporočila
- Datumi – kdaj je bil načrt pripravljen in/ali kdaj velja
- Metode – preko katerih kanalov boste sporočila pošiljali
- Vloge in odgovornosti – kdo je zadolžen za posamezne naloge
- Priporočila in pasti – dobre prakse in pogoste napake, ki se jim je pri komuniciranju z deležniki smiselno izogniti
- Okvir za reševanje eskalacij – npr. kdo je ‘prva linija obrambe’ in kdo sestavlja širšo odzivno ekipo
- Posodobitve – kako in kdaj posodabljati dokument, da bo ostal učinkovit
Primeri in predloge načrtov komuniciranja
Načrt komuniciranja ob lansiranju novega izdelka
[ime podjetja]: Načrt komuniciranja ob lansiranju izdelka [ime izdelka]
Ta načrt komuniciranja velja za lansiranje izdelka [ime izdelka] in je v veljavi od [začetni datum] do [končni datum], pred in po datumu lansiranja [datum lansiranja].
Cilji: • Zagotoviti, da so vsi zaposleni seznanjeni z datumom lansiranja in imajo potrebne informacije o izdelku • Vzbuditi navdušenje in zanimanje zaposlenih za izdelek • Strankam posredovati jasno in jedrnato sporočilo o izdelku • Upravljati pričakovanja glede dobavnih rokov in razpoložljivosti
Kanali komuniciranja: • E-pošta • Sporočilo za javnost • Objave na družbenih omrežjih – [kanal 1], [kanal 2], …
Faze lansiranja: • Predpriprave na lansiranje • Dan lansiranja • Nadaljnje aktivnosti po lansiranju
Predpriprave na lansiranje ([X] mesecev pred lansiranjem): • [aktivnost 1] • [aktivnost 2] • [aktivnost 3] …
Dan lansiranja: • Predstavitev izdelka v živo • Intervjuji z [mediji] • Spremljanje odzivov
Nadaljnje aktivnosti po lansiranju (do [X] mesecev po lansiranju): • [aktivnost 1] • [aktivnost 2] • [aktivnost 3] …
Vloge in odgovornosti: • [oseba 1] je odgovorna za pripravo vseh komunikacijskih gradiv • [oseba 2] je odgovorna za pošiljanje gradiv medijem • [oseba 3] je odgovorna za odgovarjanje na poizvedbe strank
Priporočamo: • Pripravite časovnico, da bodo vse aktivnosti pravočasne in usklajene • Uporabljajte vizualne elemente (slike, infografike), da popestrite vsebino • Pred pošiljanjem skrbno preverite vsa komunikacijska gradiva
Ne priporočamo: • Deležnikov ne obremenjujte s preveliko količino informacij naenkrat – redno jih obveščajte, da jih ne preobremenite. • Ne pozabite na poziv k dejanju (npr. obiščite našo spletno stran, prijavite se na e-novice) za večjo angažiranost • Ne pošiljajte gradiv brez predhodnega testiranja (npr. pošljite testni e-mail), preden jih posredujete vsem deležnikom
Okvir za eskalacijo: • Če pride do težav z načrtom komuniciranja, se obrnite na [odgovorna oseba]. • Če [odgovorna oseba] ni dosegljiva, kontaktirajte [nadomestni kontakt]
Posodobitve: • Ta načrt komuniciranja bo pregledan in dokončan do [datum pregleda] • Možne bodo spremembe ciljev, ciljnih skupin in kanalov • Posodobljene načrte je treba poslati [notranji ekipi/odgovornemu oddelku]
[Naslov]: Načrt komuniciranja marketinške kampanje
[ime podjetja] bo izvajal marketinško kampanjo za [ime izdelka] od [začetni datum] do [končni datum].
Cilji: • [cilj 1] • [cilj 2] • [cilj 3] …
SWOT analiza: • Prednosti – [prednost 1], [prednost 2], [prednost 3], … • Slabosti – [slabost 1], [slabost 2], [slabost 3], … • Priložnosti – [priložnost 1], [priložnost 2], [priložnost 3], … • Grožnje – [grožnja 1], [grožnja 2], [grožnja 3], …
Taktike: • [taktika 1] • [taktika 2] • [taktika 3] …
Kanali: • E-pošta • Plačano iskanje • Prikazno oglaševanje • Družbena omrežja – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Sporočilo za javnost • Blog zapis • Dogodki in spletni seminarji – [dogodek 1], [dogodek 2], [dogodek 3], …
Vloge in odgovornosti: • [oseba/ekipa 1] je odgovorna za pripravo vseh komunikacijskih gradiv. • [oseba/ekipa 2] je odgovorna za pošiljanje gradiv medijem. • [oseba/ekipa 3] je odgovorna za odgovarjanje na povpraševanja strank. • [oseba/ekipa 4] je odgovorna za upravljanje proračuna.
Proračun: • $[X] za [taktika/kanal 1] • $[Y] za [taktika/kanal 2] • $[Z] za [taktika/kanal 3] …
Vrednotenje: • [KPI 1] bo uporabljen za merjenje uspeha kampanje • [KPI 2] bo spremljan tedensko in poročan [odgovorni osebi/ekipi] • [KPI 3] …
Časovnica: • [aktivnost 1] – [začetni datum] do [končni datum] • [aktivnost 2] – [začetni datum] do [končni datum] • [aktivnost 3] – [začetni datum] do [končni datum] …
Ta načrt komuniciranja bo dokončan do [datum pregleda] in je do takrat še lahko predmet sprememb.
Interni načrt komuniciranja [ime podjetja]
Cilj: Zagotoviti, da so vsi deležniki sproti obveščeni o dogajanju in da so komunikacijski kanali odprti.
Analiza trenutnega stanja: Notranja komunikacija v [ime podjetja] je bila prepoznana kot področje, ki ga je treba izboljšati. Predvsem je potrebna izboljšava komunikacije med vodstvom in zaposlenimi ter med člani ekipe.
Deležniki: vsi zaposleni v [ime podjetja]
Izvedba: • V podjetju bo uveden načrt za izboljšanje interne komunikacije • Vsi zaposleni bodo seznanjeni z načrtom in svojimi vlogami v njem • Načrt se bo redno pregledoval in po potrebi posodabljal
Sodelujoče ekipe: vodstvo, kadrovska služba, komunikacijska ekipa
Vloge in odgovornosti: • Vodstvo – odgovorno za komunikacijo z zaposlenimi • Kadrovska služba – odgovorna za komunikacijo med člani ekipe • Komunikacijska ekipa – odgovorna za pripravo in pošiljanje komunikacijskih gradiv
Ključna sporočila: • Učinkovita komunikacija je vedno ključnega pomena • Komunikacija v [ime podjetja] potrebuje izboljšave • Ta načrt bo uveden za dosego potrebnih sprememb • Vsak zaposleni ima vlogo v izvedbi načrta komuniciranja • Načrt se bo redno pregledoval • Komunikacija je dvosmeren proces • Zaposleni naj zastavljajo vprašanja in dajejo povratne informacije
Smernice: • Vsa komunikacija naj bo jasna in jedrnata • Gradiva naj bodo poslana pravočasno • Kanale je treba redno spremljati • Komunikacija naj bo vedno spoštljiva in strokovna
Odobritev: [odgovorna oseba], [položaj], [datum nastanka]
Strateški načrt komuniciranja: [ime podjetja]
Povzetek: Ta načrt komuniciranja je namenjen [namenu] in velja od [začetni datum] do [končni datum].
Cilj: Ohraniti učinkovito komunikacijo z različnimi ciljnimi javnostmi ter tako uresničevati poslanstvo in vrednote podjetja.
Poslanstvo: [poslanstvo podjetja]
Temeljne vrednote: [vrednote podjetja]
Analiza situacije: [ozadje in kontekst situacije ali problema, ki ga naslovlja načrt]
| Ciljna skupina | Sporočilo(a) | Medij/Kanal | Pogostost | Čas | Odgovorna oseba/ekipa | Način povratne informacije |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [skupina 1] | [sporočilo 1] | Osebno | Tedensko | Vsak [dan v tednu] | [oseba/ekipa 1] | Anketa |
| [skupina 2] | [sporočilo 2] | Poročilo | Mesečno | V [X] urah od potrditve | [oseba/ekipa 2] | Evalvacija |
| [skupina 3] | [sporočilo 3] | E-pošta | Dnevno | [čas] | [oseba/ekipa 3] | Pregled |
Načrt komuniciranja vodenja projekta [ime projekta]
Ime projekta: [ime projekta]
Vodja projekta: [ime vodje projekta]
Začetni datum: [začetni datum]
Datum zaključka: [končni datum]
Cilji projekta: Oblikovanje in izdelava spletne strani ter mobilne aplikacije za novo e-trgovino naročnika. Optimizacija za iskalnike (SEO) in konverzijo v skladu z najnovejšimi smernicami [ime podjetja]. Spletno stran in aplikacijo narediti uporabniku prijazni, odzivni na mobilnih napravah in privlačni, z učinkovitim pozivom k dejanju (CTA) za enostavno konverzijo uporabnikov.
| Cilj komunikacije | Način komunikacije | Ciljna skupina | Pogostost |
|---|---|---|---|
| [cilj 1] | [način 1] | [skupina 1] | [dnevno/tedensko/mesecno] |
| [cilj 2] | [način 2] | [skupina 2] | [dnevno/tedensko/mesecno] |
| [cilj 3] | [način 3] | [skupina 3] | [dnevno/tedensko/mesecno] |
Načrt komuniciranja ob [sprememba v podjetju]
Pripravil: [odgovorna oseba]
Velja od: [začetni datum]
Povzetek: • [sprememba 1] se izvaja zaradi [razlog 1] • [sprememba 2] je posledica [razlog 2] • [sprememba 3] je potrebna, da [razlog 3] …
Kaj to pomeni za zaposlene? [pojasnilo, kako bo sprememba vplivala na zaposlene]
Deležniki: • [skupina 1] bo prizadeta zaradi [sprememba 1] • [skupina 2] bo prizadeta zaradi [sprememba 2] • [skupina 3] se bo morala prilagoditi zaradi [sprememba 3]
Faze:
| Naloga | Časovnica | Odgovorna oseba/ekipa |
|---|---|---|
| [naloga 1] | [dan 1/teden 1/začetni datum] | [oseba/ekipa 1] |
| [naloga 2] | [dan 2/teden 2/srednji datum] | [oseba/ekipa 2] |
| [naloga 3] | [dan 3/teden 3/končni datum] | [oseba/ekipa 3] |
Načrt komuniciranja z deležniki: [ime podjetja]
Velja od: [začetni datum] do [končni datum]
Cilji: • [cilj 1] • [cilj 2] • [cilj 3] …
Namen: • [namen 1] • [namen 2] • [namen 3] …
Spremembe: • [sprememba 1] • [sprememba 2] • [sprememba 3] …
Napovedi: • [napoved 1] • [napoved 2] • [napoved 3] …
Komunikacija z deležniki: • [kanal 1] • [kanal 2] • [kanal 3] …
Kontakt: [odgovorna oseba], [položaj], [telefon/e-naslov/ipd.]
[Začetni datum] – [Končni datum]: načrt komuniciranja
Ime podjetja: [ime podjetja]
Datum priprave: [datum priprave]
Kontakt: [kontaktni podatki]
Uvod: Ta načrt komuniciranja je pripravljen za [namen] in velja od datuma priprave.
Cilji: • [cilj 1] • [cilj 2] • [cilj 3] …
Ciljna skupina: • [ciljni uporabnik 1] • [ciljni uporabnik 2] • [ciljni uporabnik 3] …
Dobre prakse načrtovanja komuniciranja
- Začnite s tabelo ali diagramom, kjer opredelite vrste sporočil – katere komunikacijske kanale boste uporabili, komu so namenjena sporočila, kakšen naj bo ton ipd.
- Pred vsako komunikacijo pripravite akcijski načrt – najbolje je biti proaktiven in vnaprej pripraviti strategije za različna sporočila ali scenarije.
- Vključite krizni načrt kot del celovite komunikacije – več o tem ➡️ kontrolni seznam za krizni načrt komuniciranja
- Načrt komuniciranja redno pregledujte in posodabljajte med potekom projekta – zadeve se bodo neizogibno spreminjale, zato naj bo vaša komunikacija prilagodljiva.
- Poskrbite, da je celotna komunikacijska ekipa seznanjena z dokumentom in pozna svojo vlogo – akcijski načrti so učinkoviti le toliko, kolikor so učinkoviti izvajalci.
- Določite odgovorno osebo za komuniciranje in ji zagotovite dovolj časa ter virov za uspešno izvedbo.
Povzetek
Komunikacija je ključ do uspeha v vsakem podjetju, priprava načrta za njeno izvajanje pa ni nujno zapleten proces.
S pomočjo predloge lahko pripravite učinkovit načrt komuniciranja, ki določa, kako boste v različnih situacijah nagovarjali ključne ciljne skupine.
Z dobro pripravljenim dokumentom načrta komuniciranja lahko v organizaciji dosežete enotnost glede vrste sporočil, časa in načina njihovega pošiljanja.
To bo vašo komunikacijsko strategijo ohranilo usklajeno s poslovnimi cilji in vam povečalo možnosti za uspešno dosego komunikacijskih ciljev.
