Naučite se pisati profesionalne e-pošte za spremljanje sestanka s predlogami LiveAgent. Povzemite ključne odločitve, izrazite hvaležnost in navedite naslednje korake, da zagotovite jasnost in odgovornost. Izboljšajte komunikacijo s sažetimi vrstami predmeta in strukturirano vsebino.
Če ste kdaj imeli sestanek z nekom, boste vedeli, kako je pomembno, da se jih spremljate pozneje. To je še posebej res, če je bil sestanek produktiven in želite nadaljevati delo s to osebo.
V tem vodiču bomo razpravljali o tem, kako poslati e-pošto za spremljanje sestanka na način, ki bo prejemniku pokazal vašo profesionalnost in željo za delom z vami.
Spremljanje po produktivnem sestanku je pomemben del dobre poslovne etike. Kaže, da vas zanima rezultat sestanka in da ste zavezani premikanju projekta naprej.
Ko pošljete e-pošto za spremljanje sestanka, pomagate zagotoviti, da so vsi na isti strani in da so vse naloge ali ključne odločitve, sprejete med sestankom, zabeležene in sporočene. To je tudi dober način, da vsem daste priložnost, da pregledajo vse točke delovanja ali odločitve, sprejete med sestankom.
Hitra e-pošta za spremljanje sestanka zagotavlja zapis tega, kar je bilo dogovorjeno na sestanku, kar je lahko koristno, če se pozneje pojavijo kakršne koli spora ali vprašanja. Poleg tega je to dober način, da pokažete svojo profesionalnost.
Naslov vaše e-pošte za spremljanje sestanka ne bi smel biti predolg, saj bi morali sporočilo ohraniti čim krajše in jedrnato. Nekaj preprostega, kot je “Spremljanje sestanka” ali “Povzetek sestanka”, bo zadostovalo.
Dodajanje preveč dodatnih podrobnosti v naslov bo le podaljšalo in otežilo branje, zato jih shranite za telo e-pošte. Vendar pa boste morda želeli dodati malo podrobnosti o datumu ali okoliščinah sestanka, da bo drugim lažje filtrirati te informacije v svojih nabiralnikih.
Povzemanje glavnih točk sestanka bo pomagalo zagotoviti, da so vsi na isti strani in da ni napačnih razumevanj. Če je bilo kakršno koli točko delovanja, odločitve ali naloge, jih navedite in navedite, kdo je odgovoren za vsako točko, da pomagate ohraniti vsakogar odgovornega in preprečite, da bi kaj padlo skozi razpoke.
Ne bojte se oblikovati e-pošto za spremljanje sestanka ustrezno. Če je treba poudariti kakršne koli posebne točke, uporabite krepko ali kurzivo, da jih poudarite. Uporabite lahko tudi naročne točke za čistejši in bolj organiziran videz.
Zahvalite vsem, ki so se udeležili sestanka, za njihov čas in trud. Spremljanje sestanka je lahko časovno potratno, zato je vedno cenjeno, ko se nekdo vzame čas za pošiljanje enega.
Ohranite res kratko, da ne boste zapravili dragoceni čas prejemnika. Ko želite poslati priloge, jih vključite na dno e-pošte.
Ko pošljete sporočilo, preverite, da ste CC-ali vsakogar, ki je bil na sestanku, da se lahko drži posodobljenih.
Pozdravljeni vsi,
Hvala vam, ker ste se udeležili današnjega sestanka. Spodaj so glavne točke, ki so bile obravnavane:
[tema] [tema] [tema]
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja. Prilagam tudi zapiske sestanka za vašo referenco.
Hvala, [Vaše ime]
Dobro jutro,
Spodaj so točke delovanja, ki so bile dodeljene med današnjim sestankom:
[točka] – [oseba, odgovorna] [točka] – [oseba, odgovorna]
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
Pozdravljeni vsi,
Spodaj so odločitve, ki so bile sprejete med današnjim sestankom:
[odločitev] [odločitev]
Rad bi se zahvalil vsem za njihov prispevek. Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja.
Hvala, [Vaše ime]
[Prilog – Zapiski sestanka]
Pozdravljeni [ime],
Bilo je odlično srečati vas na [dogodku] včeraj. Užival sem v poslušanju o vašem delu kot [naziv delovnega mesta] pri [podjetje]. Hvala vam, ker ste si vzeli čas za pogovor. Bilo bi odlično, da se ponovno srečamo kmalu.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
Pozdravljeni vsi,
Hvala vam, ker ste se udeležili današnjega sestanka. Kot obljubljeno, je tukaj e-pošta za spremljanje s točkami delovanja in naslednjimi koraki. Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
Pozdravljeni vsi,
Hvala vam, ker ste se udeležili današnjega sestanka. Spodaj so naslednji koraki, na katere smo se dogovorili. Če imate kakršna koli vprašanja, prosim, da se ne oklevajte in se obrnete na mene ali na koga drugega iz ekipe.
Hvala vam, [Vaše ime]
Pozdravljeni vsi,
Namen te e-pošte je spremljanje sestanka, ki je bil izveden [datum] ob [čas]. Spodaj boste našli seznam točk delovanja, ki so bile dodeljene vsakemu posamezniku.
[Točka delovanja]
Če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke, prosim, da se ne oklevajte in se obrnete na mene.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
Bilo je odlično srečati vas in izvedeti več o vašem delu pri [Ime podjetja]. Navdušen sem nad možnostjo sodelovanja v prihodnosti.
Hvala vam, ker ste si vzeli čas za sestanek z mano, in upam, da lahko ostanemo v stiku.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
| ### [Vaše podjetje] x [njihovo podjetje] sestanek | [datum] |
Pozdravljeni vsi,
Včeraj smo imeli odličen sestanek z [njihovim podjetjem]. Tukaj so ključne ugotovitve:
[Njihovo podjetje] je zainteresirano za partnerstvo z nami pri [projekt] Morali bi pripraviti predlog in ga čim prej poslati Lahko nam zagotovijo več podrobnosti o njihovem sodelovanju pri projektu
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja. Kmalu se vam bom oglasil, da spremljam to.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
[Prilog – Zapiski sestanka]
Spoštovani [ime],
Bilo je zelo koristno srečati se z vami na [datum], da razpravljamo o možnosti sodelovanja. Po našem sestanku sem pripravil predlog, ki ga pošljemo [njihovemu podjetju].
Menim, da je to odlična priložnost za obe naši podjetji, in se veselim vašega odgovora.
Hvala, [Vaše ime]
Pozdravljeni,
Samo sem se želel oglasiti glede sestanka, ki smo ga imeli na [datum]. Bilo bi odlično, če bi lahko nadaljevali to razpravo po e-pošti.
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
[Prilog – Zapiski sestanka]
Pozdravljeni,
Upam, da ste dobro. Samo sem se želel oglasiti glede sestanka, ki smo ga imeli prejšnji teden na [datum].
Govorili smo o možnosti sodelovanja v prihodnosti in sem želel vedeti, ali imate kakšne novosti.
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
[Prilog – Zapiski sestanka]
Pozdravljeni,
Ker se naš sestanek na [datum] približuje, sem se želel prepričati, da smo na isti strani glede tega, kaj bo obravnavano.
Naslednje točke so na dnevnem redu:
Razpravljajte o možnosti sodelovanja Razpravljajte o našem trenutnem projektu in kako nam lahko pomagajo
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
[Prilog – Dnevni red sestanka]
Pozdravljeni,
Upam, da ste dobro od našega zadnjega sestanka na [datum].
V primeru, da ste ga zamudili, tukaj so točke delovanja, ki so bile dodeljene vsakemu posamezniku:
[Točka delovanja]
Prosim, da me obvestite, če imate kakršna koli vprašanja ali pomisleke.
Lep pozdrav, [Vaše ime]
Pošiljanje e-pošte za spremljanje sestanka je ključni del biti dober član ekipe. Kaže, da ste organizirani, pozorni in odgovorni. Tukaj je nekaj nasvetov za pošiljanje e-pošte za spremljanje sestanka:
Najboljši način, da postanete dober pošiljalec e-pošte za spremljanje sestanka, je skozi prakso. Začnite s hitrim povzetkom današnjega sestanka svojemu timu, nato pa se premaknite na bolj zapletene situacije. Kmalu boste strokovnjak za komunikacijo po sestanku.
Prava e-pošta za spremljanje sestanka lahko naredi ogromno razliko, kar pomaga zagotoviti, da so vse pomembne točke sestanka zajete in da so vsi na isti strani.
Vendar je oblikovanje dobre e-pošte za spremljanje sestanka lahko zapleteno. Ne želite ljudi preplavljati s preveč informacij, vendar se morate tudi prepričati, da so vse ključne točke pokrite.
Da vam pomagamo, smo pripravili nekaj nasvetov za oblikovanje popolne e-pošte za spremljanje sestanka. Upamo, da vam bodo prišli prav, ko se boste naslednjič morali spremljati sestanek.
Začnite z naslavljanjem namena sestanka in kratkim omenitvijo tem, ki so bile obravnavane. Poudarite glavne zaključke in vse dogovorjene točke delovanja. Koristno je tudi vključiti vse roke ali naslednje korake, ki so bili vzpostavljeni med sestankom. Z zagotovitvijo jasnega povzetka sestanka lahko zagotovite, da so vsi udeleženci na isti strani in imajo referenčno točko za prihodnja dejanja.
Po prodajnem sestanku je pomembno, da takoj pošljete osebno e-pošto za spremljanje, da izrazite hvaležnost za priložnost, povzamete ključne točke, ki so bile obravnavane, in navedete vse točke delovanja ali naslednje korake. Poleg tega je lahko koristno, da razporedite naslednji klic ali sestanek, da nadaljujete razpravo o možnem partnerstvu ali se ukvarjate z morebitnimi preostalimi pomisleki.
Najboljši način za spremljanje po sestanku je odvisen od situacije. Vendar bi se vedno morali spremljati hitro po sestanku, da spremljate napredek in zagotovite, da so vse pomembne podrobnosti urejene. Hitra e-pošta bo pomagala zagotoviti, da je vse na pravi poti.
Začnite e-pošto z jasno vrsto predmeta, kot je 'Predlog za [Ime projekta].' Naslovite prejemnika po imenu in se sklicujte na vse prejšnje razprave o predlogu. Na kratko povzemite glavne točke predloga in opozorilo na njegovo prilogo. Zaključite z izražanjem svoje navdušenja za nadaljnjo razpravo in se podpišite s svojimi podatki za stik.
Takoj ali v 24 urah. Pomembno je, da se hitro spremljate po sestanku, da ohranite zagon in zagotovite, da so vse pomembne podrobnosti urejene. Hitra e-pošta bo pomagala zagotoviti, da je vse na pravi poti.
Da, lahko še vedno pošljete e-pošto za spremljanje sestanka, tudi če med sestankom niste pisali zapiskov. Pravzaprav je lahko dobra ideja poslati e-pošto, tudi če ste pisali zapiske, samo da se prepričate, da so vsi na isti strani. Najpomembnejše je, da vključite povzetek tega, kar je bilo obravnavano na sestanku, in da omenite vse točke delovanja, ki so bile odločene. Ni potrebe, da se počutite, kot da ste kaj zamudili ali da ne morete prispevati. Preprosto pošljite e-pošto po sestanku, ki povzema, kaj je bilo obravnavano, in postavite vprašanja za razjasnitev, ki jih imate. To kaže, da ste vloženi v sestanek in njegov rezultat, tudi če niste pisali zapiskov. Poleg tega bodo vaši sodelovalci cenili povzetek razprave, na katero se lahko sklicujejo.
Ni trdnega pravila za to, kaj vključiti v e-pošto za spremljanje sestanka, vendar je nekaj stvari, ki so običajno vredne vključitve. Vedno je dobra ideja zahvaliti osebi ali ljudem, s katerimi ste se srečali, za njihov čas. Povzamete, kaj je bilo obravnavano na sestanku, in morda omenite vse točke delovanja, ki so bile odločene. Vključite nežno opominjanje, kdaj se boste naslednjič spremljali, ali vse roke, ki so bili dogovorjeni. Seveda je vsaka situacija drugačna, zato uporabite svojo presojo o tem, kaj drugega vključiti v svoje sporočilo.
Popolnoma je v redu, da e-pošto za spremljanje sestanka pošlje nekdo drug. Morda bi bila dobra ideja, da določite nekoga drugega kot osebo, ki je odgovorna, da se prepričate, da je vse urejeno. Na ta način se lahko osredotočite na pisanje zapiskov med sestankom in se ne morate skrbeti za pošiljanje e-pošte za spremljanje pozneje.
Lahko, vendar ne bi smeli. Splošno se šteje za slabo prakso, ker se zdi, da vas oseba, ki ji pišete, ne zanima. Lahko se tudi zdi leno in neprofesionalno. Če morate vključiti svoje zapiske sestanka v telo e-pošte, jih najprej uredite. Naredite jih jedrnate in na točko. Nihče ne želi prebirati zidu besedila, in verjetno vaš prejemnik sploh ne bo prebral vsega, če samo kopirate in prilepite svoje zapiske sestanka dobesedno.
Če ne prejmete odgovora na e-pošto za spremljanje sestanka, je morda dobra ideja, da prejemniku pokličete ali mu pošljete nadaljnje sporočilo. Včasih ljudje preprosto pozabijo odgovoriti, in malo potiska jih lahko vrne na pravo pot. Če še vedno ne prejmete odgovora po poskusu več metod, je morda čas, da se premaknete naprej in poiščete nekoga drugega, ki vam lahko pomaga s tem, kar potrebujete.
LiveAgent je najbolj pregledano in #1 ocenjeno programsko opremljeno za upravljanje vstopnic za majhna in srednje velika podjetja. Danes poskusite avtomatizirati e-pošte za spremljanje sestanka z našim brezplačnim 30-dnevnim preizkusom. Brez potrebe po kreditni kartici.
Odkrijte učinkovite predloge e-poštnih sporočil za spremljanje dogodkov na LiveAgent. Spoznajte najboljše prakse, raziščite deset primerov predlog in izboljšajt...
Odkrijte učinkovite predloge e-poštnih sporočil za sledenje, ki pretvarjajo potencialne stranke v kupce. Spoznajte pomen sledenja, oblikovanje vrstic predmeta i...
Povečajte stopnjo odziva s ljubeznivo follow-up e-pošto. Naučite se pisati učinkovite vrstice zadeve in e-pošte s nasveti, primeri in predlogami za različne sce...
Pridružite se naši skupnosti zadovoljnih strank in zagotovite odlično podporo strankam z LiveAgent.
