Predloge za incidente v Help Desk-u

Učinkovito reševanje problemov v storitvah za stranke

Reševanje problemov, ki jih prijavijo stranke, je vsakodnevna naloga številnih agentov za storitve strankam. Omogočanje strankam, da prijavijo incidente, in imeti agente, ki so odgovorni za njihovo reševanje, je le prvi korak k zagotavljanju izrednih storitev za stranke. Res je pomemben način, kako se ti incidenti obravnavajo in rešujejo.

Zanesljivi komunikacijski kanali, hitri odzivi, pozitiven odnos, preprost jezik – seznam bi se lahko nadaljeval. Ti elementi storitev za stranke so le nekaj od številnih vidikov, ki so potrebni za zagotavljanje nemotenih interakcij s strankami, ki potrebujejo pomoč.

Poglobimo se v to temo in razpravljajmo o stebrih učinkovitega reševanja problemov v storitvah za stranke.

1. Pokažite strankam, da jih slišite

Morda se zdi očitno, vendar je pravi problem v tem, da številne stranke morda sploh ne vedo, kako prijaviti incident, ali jih nihče iz podjetja ne kontaktira, ko to storijo. Če stranka trdi, da je vaš proizvod okvarjen, se morate z njo takoj kontaktirati, ko prijavi incident.

Pomembno je, da si vzamete nekaj minut časa, da se z stranko pogovorite po telefonu ali ji pošljete sporočilo, v katerem se sprašujete o problemu. Pokažite ji, da vam je njena mnenja mar in da bo, če se oglasi, slišana.

2. Čas odziva

Večino časa je hitrost odgovora na incident bolj pomembna kot sam odgovor. Ko stranke prijavijo incidente, je zadnja stvar, ki jo želijo, da jih ignoriramo ali da čakajo predolgo na odgovor.

Ne bi smeli čakati več kot en dan, da odgovorite na e-pošto, klice ali komentarje, ki jih vaše stranke pošljejo in se pritožujejo na proizvod. Vsaka ura brez odgovora bo stranke še bolj razočarala. Zato je čim hitrejši odgovor bistven za izboljšanje vašega odnosa s stranko.

3. Nadomestilo stranki

Stranko morate nadomestiti za vaše napake. Če so na primer plačale poštnino, vendar naročilo ni prispelo pravočasno, bi bilo pošteno, da jim povrnete te stroške. Če je proizvod okvarjen, bi ga morali zamenjati in ponuditi popust na njihov naslednji nakup ali jim ponuditi darilni bon.

Skratka, ne glede na situacijo, se splača, da se stranka počuti poslušano in pošteno obravnavano. Zakaj? Ker bo to okrepilo podobo podjetja pri stranki in bo ostala zvesta.

Razmislite o uporabi predlog za incidente v help desk-u, da bi strankam olajšali prijavo incidentov in da bi se vaš tim za storitve strankam lažje spopadel s prijavljenimi težavami. Spodaj boste našli nekaj že pripravljenih predlog, ki jih lahko vključite v proces prijave incidentov. Lahko jih preprosto kopirate in prilepite ali jih uredite glede na vaše potrebe.

Predloge za incidente v help desk-u

Predloga za incident v help desk-u 1

Izpolnite spodnji obrazec, da nam pomagate, da vam hitreje pomagamo. Trajalo bo le do 3 minute.

Predloga za incident v help desk-u 2

Če želite prijaviti incident, prosimo, izpolnite spodnji obrazec. To nam bo pomagalo, da vam čim prej zagotovimo pravo pomoč.

Predloga za incident v help desk-u 3

Žal ste naleteli na težavo pri uporabi našega [proizvoda/storitve]. Prosimo, izpolnite spodnji obrazec. Te informacije nam bodo pomagale, da vam zagotovimo boljšo storitev.