Predloge za storitve za stranke
Izboljšajte e-poštna sporočila storitev za stranke z uporabo predlog za prihranek časa, zmanjšanje napak in zagotavljanje skladnosti. Predloge pokrivajo različn...
7 min branja
Customer Service
Email Templates
+2
Prednosti uporabe predlog za podporo strankam
E-pošta ostaja eden glavnih kanalov za podporo strankam za veliko število potrošnikov. Vendar pa si ne vsako podjetje prizadeva za hitre in strokovne odgovore – v resnici nekatera sploh ne odgovorijo. Ena izmed raziskav je pokazala, da 62 % podjetij ne odgovori na e-pošto podpore strankam, 90 % stranki ne sporoči, da so prejeli sporočilo, medtem ko 97 % ne preveri, ali je stranka zadovoljna z odgovorom.
Ker je skoraj nemogoče ročno napisati vsako e-pošto za potencialne ali obstoječe stranke, so predloge za podporo strankam, ki pokrivajo različne situacije, v veliko pomoč ekipam za podporo – še posebej tistim, ki se srečujejo z veliko količino e-pošte. S predlogami kot izhodiščem lahko vaši agenti pomagajo več strankam v krajšem času in z manj stresa ter zagotovijo dosledno storitev. Od zahvalnih sporočil do avtomatiziranih obvestil o odsotnosti – ohranjanje komunikacije s strankami je vedno pozitivno.
Ključne prednosti:
- Prihranek časa in večja učinkovitost agentov – Uporaba predlog pri odgovarjanju strankam prihrani vaši ekipi čas in poveča njihovo učinkovitost, saj ni potrebno ustvarjati vsakega odgovora posebej.
- Zmanjšanje števila človeških napak – S pripravljenimi, preizkušenimi predlogami za odgovore na e-pošto zmanjšate možnost človeških napak in tveganje, da bi poslali napačno sporočilo ter s tem razjezili stranko.
- Ohranjanje doslednega sporočanja podjetja – Predloge za podporo strankam zagotavljajo, da je celotna ekipa usklajena, glas vaše blagovne znamke pa prisoten v vsaki interakciji.
Pogoste e-poštne predloge za podporo strankam
Sestaviti knjižnico vzorčnih predlog za podporo strankam je lahko zahtevno in dolgotrajno. Pripraviti se je treba na različne situacije – od daljših in bolj zapletenih sporočil, kot so opravičila in opomniki za obnovitev, do kratkih sporočil, kot so ponastavitve gesel. Tukaj je nekaj preverjenih predlog, ki jih lahko vaša ekipa uporabi ali prilagodi po potrebi v komunikaciji s strankami in potencialnimi kupci.
Predloga avtomatskega odgovora
Pozdravljeni [IME],
Hvala, ker ste kontaktirali [PODJETJE]!
To je samodejni odgovor, ki potrjuje, da smo prejeli vaše povpraševanje in vam bomo odgovorili v najkrajšem možnem času. Med [delovnim_casom] običajno odgovorimo v nekaj urah, med vikendi in zvečer pa lahko traja nekoliko dlje.
Medtem pa vas vabimo, da si ogledate naš razdelek s Pogostimi vprašanji ali prebrskate po naši zbirki znanja, kjer najdete veliko napotkov glede [IZDELKA].
Če pa je vaša zadeva nujna, nas lahko pokličete na [številka] ali začnete klepet v živo z našo ekipo za podporo. Veselimo se, da vam bomo kmalu pomagali!
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Predloga za preverjanje pri stranki
Pozdravljeni [IME],
Upam, da ste dobro in uživate v našem izdelku. Pišem vam, da preverim, ali imate kakšno vprašanje ali potrebujete pomoč. V zadnjem času smo dodali kar nekaj novih funkcij in vem, da je včasih težko slediti vsem novostim.
Za lažji pregled prilagam [povezavo] do naše zbirke znanja, kjer lahko kadarkoli najdete najnovejše informacije o našem izdelku in podjetju.
Če imate kakršnokoli vprašanje, me le kontaktirajte – z veseljem vam pomagam.
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Zahvalna predloga
Spoštovani [IME],
Najlepša hvala za vaše pozitivne povratne informacije in oceno na [spletni strani], zelo ste nas razveselili!
Naša ekipa se nenehno trudi izboljševati [izdelek/storitev] in vedno nam veliko pomeni, ko slišimo prijazne besede naših strank. Veseli smo, da ste zadovoljni z nami, in radi slišimo, da vam je [izdelek/storitev] pomagal/a doseči poslovne cilje.
Še enkrat hvala, ker ste naša odlična stranka!
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Predloga za odgovor jezni stranki
Spoštovani [IME],
Zelo mi je žal, da ste imeli tako slabo izkušnjo, da ne želite več sodelovati z nami. Zadovoljstvo naših strank je vedno naša glavna prioriteta in žal nam je, da vaših pričakovanj nismo izpolnili.
Čeprav nas boli, da odhajate, popolnoma razumem vašo odločitev in vaš občutek ter ga spoštujem. Še enkrat se opravičujem za nevšečnosti, ki smo vam jih povzročili.
Če imate še kakšna dodatna vprašanja, komentarje ali povratne informacije, mi sporočite. Če si premislite, sem vedno tukaj, da vam pomagam.
Vso srečo! [VAŠ PODPIS]
Predloga za odgovor zadovoljni stranki
Pozdravljeni [IME],
Zelo nas veseli, da ste zadovoljni z [IZDELKOM/STORITVIJO]. V [PODJETJU] si vedno prizadevamo za najboljšo izkušnjo za stranke in veseli nas, da nam je to uspelo.
Bili bi vam zelo hvaležni, če bi nam pustili oceno na naši Facebook strani, saj vaše izkušnje lahko pomagajo tudi drugim, da nas bolje spoznajo.
Še enkrat hvala in sporočite, če lahko še kaj naredimo za vas!
S spoštovanjem, [VAŠ PODPIS]
Predloga za odgovor na pritožbo stranke
[IME],
Zelo mi je žal, da ste morali čakati skoraj 30 minut na odziv naše podpore. Popolnoma razumem, kako frustrirajoče je to bilo za vas. To se ne bi smelo zgoditi, saj cenimo vaš čas. Vaše sporočilo sem že posredoval ustreznemu sodelavcu.
Naša tehnična ekipa zdaj pospešeno rešuje težavo, ki ste jo prijavili v naši programski opremi. Takoj vas bom obvestil, ko bo odpravljena.
Cenim, da ste nas obvestili o negativni izkušnji. Prizadevamo si za zadovoljstvo strank pri vsaki interakciji in opravičujem se za nevšečnosti, ki smo vam jih povzročili.
Če medtem lahko še kaj storim za vas, mi prosim sporočite.
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Predloga za zamujen odgovor
Pozdravljeni [IME],
Hvala, ker ste se obrnili na [PODJETJE]! Vaše povpraševanje smo prejeli dne [datum], referenčna številka: [številka]. Opravičujemo se, ker še nismo odgovorili. Trenutno prejemamo izjemno veliko zahtev za podporo in cenimo vašo potrpežljivost, saj si prizadevamo vsakemu zagotoviti najboljšo možno podporo. Zagotavljamo, da vas bo eden od naših agentov kontaktiral takoj, ko bo mogoče.
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Predloga za nadaljnje spremljanje
Pozdravljeni [IME],
Upam, da ste dobro. Želel sem preveriti, kako je s težavo, ki ste jo imeli pred kratkim glede [opis težave]. Se je zadeva uspešno rešila?
Če lahko še kaj storimo za izboljšanje vaše izkušnje, nam le odgovorite na to sporočilo. Z veseljem vam pomagam in se veselim vašega odziva.
Lep dan, [VAŠ PODPIS]
Predloga za opomnik o obnovitvi
Pozdravljeni [IME],
Zahvaljujemo se vam, ker že leto dni uporabljate naš izdelek in upamo, da smo vam pomagali pri vašem delu.
Opazil sem, da se vaša letna naročnina izteče čez dva tedna, zato bi želel preveriti glede naslednjih korakov. Vas zanima podaljšanje naročnine? Če razmišljate o možnostih, z veseljem z vami poklepetam in pomagam pri odločitvi.
Veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
Predloga za vračilo kupnine
Pozdravljeni [IME],
Vaše vračilo smo obdelali in v 1–3 delovnih dneh bi morali dobiti dobroimetje na svoj račun, odvisno od vaše banke.
Žal mi je, da z našim izdelkom niste zadovoljni, a popolnoma razumem, da ni za vsakogar. Vsaka povratna informacija nam veliko pomeni, zato vas prosim, če mi lahko na kratko opišete, kaj vam ni bilo všeč.
V vsakem primeru hvala za vaš čas in priložnost, da smo vas lahko spoznali. Upamo, da se kmalu spet slišimo.
Lep pozdrav, [VAŠ PODPIS]
