Key takeaways
Pros
- Odlične funkcije
- Dizajn z enostavno navigacijo
- Omogoča vam, da postanete ustvarjalni z besedilom e-pošte
Cons
- Morda boste preplačali, če ne boste uporabljali drugih vključenih aplikacij
- Microsoft vas ponavadi prisili v nadgradnjo
Začetek uporabe funkcij programske opreme za upravljanje e-pošte Microsoft365
Microsoft 365 je zbirka programske opreme, ki je do vrha polna pisarniških aplikacij za produktivnost, vključno s programsko opremo za upravljanje e-pošte. To vključuje tako znano aplikacijo Microsoft Outlook kot tudi Microsoft Exchange (polno ime slednjega je Microsoft Exchange Server), ki ponuja namensko e-poštno rešitev za podjetja in šole, ki morajo upravljati z večjim številom e-poštnih računov. Osnovna funkcionalnost med Outlookom in Exchangeem ostaja večinoma enaka glede upravljanja e-pošte.
Programsko opremo za upravljanje e-pošte lahko začnete uporabljati na več načinov. Najprej se lahko odločite za brezplačno preskusno različico celotnega Microsoft 365 ali kupite paket. Drugič, lahko se odločite za brezplačen račun Outlook ali kupite samo paket Microsoft Exchange Server. Samo na vas je, da se odločite, katera možnost je najboljša izbira za vaš scenarij.
Postopek registracije je enostaven za oba, prav tako pa lahko začnete učinkovito uporabljati namizno aplikacijo Outlook. Aplikacija se samodejno namesti na vse računalnike z operacijskim sistemom Windows, svoj račun pa lahko ustvarite tudi neposredno v njej namesto prek spletne aplikacije.
Za ta pregled sem se odločil uporabiti spletno aplikacijo. Ko dostopate do svojega računa, boste predstavljeni v mapi »Prejeto«. Zasnova je precej preprosta in elegantna in glede nje nimam nobenih pritožb. Navigacija je prav tako enostavna kot v drugih e-poštnih aplikacijah, zato sta Microsoft 365 in Outlook v tem pogledu dobra.
V nasprotju s splošnim prepričanjem lahko v svoj osebni Outlookov nabiralnik dodate več e-poštnih računov, tudi če uporabljate osnovno, brezplačno različico Outlooka. Ta možnost je na voljo pod nastavitvijo Sinhronizacija e-pošte, kjer lahko dodate dodatne »vzdevke« za svoj račun. Če se odločite za to, lahko upravljate več e-poštnih računov iz Outlooka. Ta možnost ni omejena le na Microsoftove e-poštne račune; dodate lahko tudi e-pošto drugih ponudnikov.
Dodajanje nabiralnikov v vaš račun Microsoft Exchange je nekoliko drugačno, vendar Microsoft ponuja obilico spletnih vodnikov, če med tem postopkom naletite na težave. Vendar menim, da je implementacija dokaj enostavna, ne glede na to, katero rešitev se odločite uporabiti, zato naj vas ne skrbi, da boste naleteli na težave. Preden začnemo s testnim delom, si oglejmo, katere vrste funkcij lahko pričakujete od Microsoft 365.
Funkcije upravljanja e-pošte Microsoft365
Ker je Microsoft 365 zelo obsežna rešitev z več aplikacijami, si bomo ogledali le funkcije upravljanja e-pošte v aplikaciji Outlook. Vse aplikacije so medsebojno povezane z enim Microsoftovim računom, tako da se nekatere funkcije prevedejo tudi v vašo uporabo e-pošte. Microsoft 365 vam omogoča, da ustvarite e-poštni naslov po meri, tako da vam ni treba biti obtičal z imeni domen Outlook ali Hotmail. Dodate lahko ime svojega podjetja ali poljubno prilagodite naslov.
Vsi naročniki na Microsoft 365 prejmejo napredno varnost e-pošte za lažno predstavljanje in zlonamerno programsko opremo ter šifriranje e-pošte, ki zagotavlja, da bodo vaši zaupni podatki ostali varni. Druga značilnost je vmesnik brez oglasov. Tudi blokatorji oglasov ne morejo preseči te »funkcije«, saj Microsoft Outlook prepozna večino ali vse blokatorje oglasov in zmanjša velikost pomnilnika za uporabnike, ki jih uporabljajo. Nenazadnje dobite dodaten prostor za shranjevanje 50 GB za svojo e-pošto in priloge. Poleg tega Outlook podpira dele funkcionalnosti Microsoft Office in jih privzema v funkcionalnost elektronske pošte. Pišete lahko bolje z različnimi možnostmi oblikovanja besedila ali dostopate do drugih Microsoftovih aplikacij neposredno iz svojega e-poštnega računa.
Delo s funkcijami programske opreme za upravljanje e-pošte Microsoft365
Da bi preizkusil funkcije upravljanja e-pošte Microsoft 365 in njegove funkcije Outlooka, sem si poslal nekaj e-poštnih sporočil, da vidim, kako deluje. Preden se lotimo teh, mislim, da je pomembno omeniti vodnik za začetek v spletni aplikaciji Outlook. Ko prvič vstopite v mapo »Prejeto«, vas aplikacija povabi, da preizkusite nekaj osnovnih možnosti, da se boste lažje seznanili s funkcionalnostjo. Ker že poznam Outlook, sem se odločil, da preskočim ta vodnik, vendar sem si ga ogledal in priporočam, da opravite vsaj prve štiri korake, če ste nov uporabnik.
Ker je aplikacija Outlook Microsoft 365 namenska aplikacija za odjemalce e-pošte, lahko pričakujete namensko mapo »Prejeto«, ki samodejno obravnava in razvršča vašo komunikacijo. Vsa e-poštna sporočila pošiljateljev e-pošte, ki niso vredni zaupanja, končajo v mapi z neželeno e-pošto, do katere lahko enostavno dostopate z levega menija. Lepo je videti, da je Outlook to mapo postavil prav pod glavno mapo »Prejeto«, saj ni tako redko, da lahko celo e-poštna sporočila zaupanja vrednih pošiljateljev končajo v napačni mapi, ne glede na to, katero e-poštno storitev uporabljate.
Tudi izbor drugih e-poštnih kategorij je precej dober; ponuja popoln pregled vseh vrst e-pošte, ki je bila poslana ali prejeta. Prav tako lahko ustvarite lastne mape in kategorizirate svojo e-poštno komunikacijo, kakor se vam zdi primerno. E-poštna sporočila lahko razvrstite z uporabo zgornje orodne vrstice, ki ponuja zelo obsežen nabor orodij za kategoriziranje in prilagajanje vaše mape »Prejeto«. E-poštna sporočila lahko na primer pripnete na vrh, jih označite kot neželeno, preložite komunikacijo ali izvedete pregled mape »Prejeto«, s čimer lahko vsa sporočila premaknete v določeno mapo.
Kategorizacija e-poštnih sporočil je precej enostavna, prav tako pisanje novih e-poštnih sporočil ali odgovarjanje na prejeta e-poštna sporočila. Outlook ponuja priročen urejevalnik e-pošte z veliko možnostmi urejanja in oblikovanja. Možnosti urejanja so na več načinov podobne delu z Microsoft Wordom. Svoje besedilo lahko resnično strukturirate, poudarite pomembne podrobnosti, uporabite točke, dodate tabele, vključite slike, uporabite možnosti dostopnosti in še veliko več. Samo poglejte spodnji posnetek zaslona, da vidite, kaj mislim; enostavno je super.
Skratka, z Microsoft 365 in njegovo programsko opremo za upravljanje e-pošte Outlook nisem imel negativnih izkušenj. Pri meni je vse delovalo tako, kot je bilo predvideno, in nisem imel nobenih težav. E-poštni odjemalec ponuja preprosto integracijo z različnimi e-poštnimi naslovi, pa tudi intuitiven vmesnik, po katerem lahko preprosto krmarite. E-pošta Microsoft 365 ponuja številne možnosti prilagajanja tudi za vas. Spremenite lahko ne samo barvno shemo, ampak tudi strukturo vaše mape in kategorizirate svojo e-poštno komunikacijo na kakršen koli način. Preprosto povedano, gre za odličen kos programske opreme.
Cene funkcij upravljanja e-pošte Microsoft 365
Microsoft 365 je obsežna rešitev z več cenovnimi načrti. Obstaja razlika med licencama Family in Microsoft Business. Ker ta pregled pripravljamo predvsem za poslovne uporabnike, si bomo ogledali samo poslovne licence, da vam zagotovimo osredotočen pregled funkcij in cen za vsak paket. Načrte lahko tudi najprej brezplačno preizkusite in dobite enomesečno preskusno obdobje, če ste pripravljeni posredovati podatke o svoji kreditni kartici. Celo najcenejši načrt ponuja funkcionalnost Outlooka, vendar boste morda želeli investirati v dražjega, če potrebujete namizno aplikacijo Outlook. Oglejmo si še druge razlike.
Microsoft 365 Business Basic
Ta načrt stane 6 USD na mesec na uporabnika z letno naročnino. Ta načrt je najcenejši, saj vam omogoča dostop do spletnih in mobilnih različic aplikacij Microsoft 365. Ustvarite lahko klepete, klice in srečanja z do 300 udeleženci. Poleg tega ta načrt ponuja 1 TB prostora za shranjevanje v oblaku na uporabnika, e-pošto poslovnega razreda, standardno varnost ter kadar koli telefonsko in spletno podporo. Aplikacije vključujejo Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint in Exchange.
Microsoft 365 Business Standard
Ta načrt vas bo stal 12,50 USD na mesec na uporabnika z letno naročnino. Ponuja vse od prejšnjega načrta, plus vrhunske funkcije in namizne aplikacije, enostavno gostovanje spletnih seminarjev, registracijo udeležencev in funkcije poročanja ter orodja za upravljanje sestankov strank. Aplikacije v tem načrtu dobijo dva dodatka – Access in Publisher samo za osebni računalnik.
Microsoft 365 Business Premium
Ta načrt stane 22 USD na mesec na uporabnika, ki se zaračuna letno. Ponuja vse od prejšnjih dveh načrtov, z dodano napredno varnostjo, nadzorom dostopa in podatkov ter zaščito pred kibernetskimi grožnjami. Doda tudi dve novi aplikaciji – Intune in Azure Information Protection.
Microsoft 365 Apps for Business
Ta načrt se lahko šteje za alternativo, z velikim poudarkom na izbiri aplikacije. Stane 8,25 USD na mesec na uporabnika letno. Ponuja namizne različice aplikacij Microsoft 365 z vsemi vrhunskimi funkcijami. Dobite 1 TB prostora za shranjevanje v oblaku na uporabnika, standardno varnost ter kadar koli telefonsko in spletno podporo. Ta načrt ima izbor aplikacij po meri, ki jih sestavljajo Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneDrive, Access in Publisher.
Zaključek
Na voljo je le nekaj programskih rešitev, ki lahko presežejo funkcionalnost Microsoft 365. Čeprav je na voljo več brezplačnih rešitev, se ne morejo primerjati s funkcijami, ki jih lahko dobite v teh aplikacijah. Dobra novica je, da je Microsoft 365 lahko tudi cenovno zelo dostopen in da lahko prihranite veliko denarja, če je vaš glavni poudarek le na upravljanju e-pošte. Lahko celo začnete brezplačno, zahvaljujoč brezplačnemu e-poštnemu računu Outlook in ga nadgradite pozneje. Ponuja dobre organizacijske funkcije in zanesljive e-poštne zmogljivosti, s katerimi ne boste zgrešili.
Frequently Asked Questions
Ne prejemam e-poštnih sporočil zaradi pomanjkanja prostora v predalu Microsoft 365 in Outlook.
Microsoft 365 uporablja eno shrambo za vse aplikacije, vključene v načrt, ki vključuje tudi vašo Outlookovo e-pošto skupaj s prilogami. Če vam nenadoma zmanjka prostora v nabiralniku, preverite Microsoft OneDrive; podatki za prijavo so enaki vaši e-pošti, saj Microsoft uporablja eno prijavo za vse vključene aplikacije. Preverite, ali je vaš OneDrive poln; to se lahko pogosto zgodi, ne da bi se uporabniki tega zavedali, saj ima veliko pametnih telefonov in računalniških naprav z operacijskim sistemom Windows to funkcijo samodejno vklopljeno. Vaše datoteke se sinhronizirajo z OneDrive in zlahka zmanjka prostora. Poskrbite, da boste počistili nekaj svojega prostora in ga pustili nekaj, da bo vaša e-pošta pravilno delovala.
Outlook zamrzne ali se ne odziva.
Čeprav se je stabilnost Outlooka z leti izboljšala, lahko nekateri uporabniki še vedno doživljajo zamrznitve ali zrušitve namizne aplikacije Outlook. Počasno nalaganje v spletni aplikaciji je lahko tudi težava. Nekaterih od teh ni mogoče preprečiti, saj se Outlook nenehno posodablja in to lahko povzroči težave, na katere nimamo vpliva. Če pa imate težave zunaj zamrznitve med posodobitvami, lahko poskusite odpreti upravitelja opravil Windows in zapreti vse Outlookove procese. Lahko tudi poskusite zagnati Outlook v varnem načinu ali onemogočite svoje dodatke. Včasih lahko ponovna namestitev programa Outlook reši večino težav.