Kako začeti e-pošto (Nasveti + Predloge)
Odkrijte nasvete in predloge za začetek profesionalnih e-pošt s primerno pozdravom in odpiranjem za različne poslovne kontekste. Izboljšajte svoj prvi vtis in u...
11 min branja
LiveAgent
Email Templates
+1
Ker je večina današnje poslovne korespondence opravljene prek e-pošte, je bistveno, da e-pošte začnete in končate na močan način. Vendar pa se e-pošte pogosto spregledajo, saj je vsa pozornost namenjena vrstici predmeta in začetkom e-pošte.
Pravzaprav je pravilno končanje poslovne e-pošte enako pomembno kot njeno začetje. Pravi zaključek e-pošte pusti prejemniku pozitiven končni vtis, motivira bralca k ukrepanju, identificira pošiljaoca in njegove namene ter prejemniku posreduje vaše kontaktne podatke (da se vam je enostavno javiti).
Preberite naprej, da se naučite vsega o tem, kako primerno končati poslovne e-pošte, in izkoristite našo seznam profesionalnih zaključkov e-pošte in primerov zaključnih vrstic, ki so primerni v različnih kontekstih.
Kaj vključiti na koncu vaših e-pošt
1. Zaključna vrstica
Preden pošljete e-pošto, se prepričajte, da vsebuje kratko zaključno poved, ki ustvari gladek prehod med glavno temo vaše e-pošte in vašim podpisom. Ta zaključna vrstica lahko izraža vašo hvaležnost za čas prejemnika, nakazuje, da ste odprti za nadaljnjo komunikacijo, je poziv k ukrepanju, ali pa je izjava, ki kaže, da pričakujete odgovor.
2. Zaključek (podpis)
Razen če niste zelo blizu s prejemnikom, vsaka poslovna e-pošta zahteva profesionalen zaključek, ki je lahko formalen ali neformalen glede na vrsto odnosa, ki ga imate, in kontekst vaše komunikacije. Najpogosteje uporabljeni podpisi e-pošte so “Lep pozdrav” in “Lep pozdrav”, vendar smo pripravili celoten seznam primerov (spodaj), tako formalnih kot neformalnih.
3. Navedite svoje ime
Vedno vključite svoje polno ime (ime in priimek) v podpis e-pošte, če pišete komu prvič. Za pogovore s sodelavci ali ljudmi, ki jih že poznate in ste si že izmenjali več e-pošt, je dovolj, da se podpišete samo s svojim imenom. Upoštevajte, da je priporočljivo, da pogovora ne končate z vzdevki, razen če je vaš vzdevek splošno znan in se uporablja namesto vašega imena.
4. Naziv in podjetje
Prepričajte se, da v podpis e-pošte dodate svoj trenutni naziv delovnega mesta in ime podjetja, da ne bo dvoma, kdo ste, še posebej, če pošiljate hladno e-pošto potencialnim strankam. Če se prijavljate za delovno mesto, vam svetujemo, da iz podpisa izpustite podatke o trenutnem zaposlenju (e-pošta in telefonska številka).
5. Kontaktni podatki
Čeprav prejemnik vaše sporočila že pozna vašo e-poštni naslov, je vedno koristno posredovati dodatne kontaktne podatke v podpisu e-pošte, kot je vaša neposredna telefonska številka, saj bi nekateri ljudje morda raje stopili v stik z vami prek drugih komunikacijskih kanalov.
6. Dodatni viri
Razmislite tudi o dodajanju povezav v podpis. Povezava bi lahko bila povezava do vaše spletne strani, vašega profila LinkedIn ali drugih ustreznih računov družbenih medijev, ciljne strani, ki jo želite promovirati, vašega spletnega portfelja, vašega spletnega koledarja ali vašega najnovejšega bloga itd.
Primeri in predloge za končanje e-pošt
Profesionalni podpisi e-pošte in zaključne fraze
Ko se odločate, kakšen podpis uporabiti za zaključek poslovne e-pošte, razmislite, komu pišete in zakaj. Če niste prepričani, kateri podpis bi bil najbolj primeren v dani situaciji, je bolje, da se odločite za bolj formalno zaključno frazo. “Lep pozdrav”, “Lep pozdrav”, “Vse najboljše” in “Lep pozdrav” so nekateri od najbolj varnih zaključkov e-pošte, ki se lahko uporabljajo v vseh situacijah in vseh vrstah e-pošt. Tukaj je še nekaj primerov najpogostejših in najbolj uporabljenih profesionalnih zaključkov e-pošte:
Formalne zaključne fraze e-pošte:
- Lep pozdrav,
- Lep pozdrav,
- Lep pozdrav,
- Lep pozdrav,
- Vse najboljše,
- Z najboljšimi željami,
- Vse najboljše,
- Iskreno,
- Iskreno tvoj,
- Iskreno tvoj,
- Iskreno tvoj,
- Topli pozdrav,
Neformalne zaključne fraze e-pošte:
- Govorimo se kmalu,
- Do naslednjič,
- Veselim se,
- Pazite nase,
- Vso srečo,
- Imejte odličen konec tedna!
- Imejte čudovit dan!
- Imejte produktiven dan!
- Uživajte v [dan v tednu]/tednu/koncu tedna],
- Srečen [dan v tednu],
- Srečne praznike,
- Upam, da to pomaga,
Zaključne fraze, ki izražajo hvaležnost:
- Hvala,
- Hvala,
- Hvala lepa,
- Hvala še enkrat,
- Hvala ti,
- Zelo sem hvaležen,
- S hvaležnostjo,
- Sem hvaležen za vašo [pomoč/ prispevek/ povratne informacije]
- Hvala vnaprej,
- Hvala za branje,
- Hvala za vašo pomoč,
- Hvala za vašo razmislek,
- Hvala za vašo [potrpežljivost/ čas/ sodelovanje].
Primeri zaključnih vrstic e-pošte
Glede na kontekst vaše e-poštne sporočila lahko pred podpisom dodate tudi kratko zaključno poved. Uporabite eno od naslednjih preizkušenih zaključnih vrstic e-pošte, da se prepričate, da končate sporočilo na pozitiven način in da prejemnikom sporočite, da pričakujete njihov odgovor ali nadaljnji pogovor.
- Veselim se vašega odgovora.
- Veselim se vašega odgovora.
- Veselim se, da se kmalu povežemo.
- Veselim se, da te vidim naslednji teden.
- Upam, da se kmalu javite.
- Bil bi hvaležen za vaš odgovor.
- Upam, da se vam teden dobro začenja.
- Vesel sem, da vam lahko pomagam, če želite izvedeti več.
- Prosim, se obrnite na mene kadarkoli.
- Če imate kakršna koli vprašanja, mi prosim pošljite e-pošto ali pokličite.
- Če vam lahko kaj pomagam, mi samo pošljite sporočilo
- Če vam lahko kaj pomagam, mi samo povejte.
- Če vam lahko kaj drugega pomagam, mi prosim povejte.
- Sem vam na voljo za vsa vprašanja ali pomisleke, ki jih imate.
- Lahko me dosežete na [telefonska številka], če je kaj, kar bi radi razpravljali.
- Če potrebujete dodatne informacije, lahko z mano razporedite klic s to povezavo.
- Ne oklevajte in nas ponovno kontaktirajte, če vam lahko kaj pomagamo.
- Veselim se poslovanja z vami v prihodnosti.
- Vesel sem bil, da sem delal z vami in se veselim…
- Hvala še enkrat za vašo pomoč v tej zadevi.
- Hvala, ker ste si vzeli čas.
- Hvala, ker ste to upoštevali.
- Rad bi slišal vašo povratno informacijo.
- Res bi si želel vašo povratno informacijo o …
- Prosim, mi povejte, kaj mislite.
Kako končati hladno prodajno e-pošto
Ugotavljanje pravega načina za zaključek hladne e-pošte za doseganje je lahko zahtevno za katerega koli prodajnega strokovnjaka. Tukaj je nekaj primerov, kaj lahko vključite na konec vaših hladnih prodajnih e-pošt, da spodbudite prospect, da se javi:
“Če bi radi izvedeli več o tem, kako [Podjetje] vam lahko pomaga [doseči specifične cilje], se prosim obrnite na moj koledar tukaj: [povezava]. Veselim se vašega odgovora.”
“Ali ste na voljo za 10-minutni klic na [datum in čas]? Samo mi povejte, kaj vam najbolj ustreza, vesel sem, da se prilagodim vašemu urniku.”
“Ali imate 5-10 minut, da razpravljamo o tem, kako vam lahko pomagamo [njihovo podjetje] doseči [specifične cilje]? Če je tako, kako izgleda vaš urnik ta teden?”
“Bilo bi odlično slišati vaše misli in celo raziskati, kako bi se ta [rešitev/ orodje/ strategija] prilegala [njihovemu podjetju]. Ali imate 15 minut ta teden?”
“Če bi radi slišali več podrobnosti, bi z veseljem porabil 30 minut in vam povedal vse, kar morate vedeti. Samo mi povejte, če imate kakršna koli vprašanja ali bi radi imeli bolj poglobljen pogovor.”
Kako končati prodajno e-pošto za sledenje
E-pošte za sledenje so nujne v kateri koli strategiji hladnega pošiljanja. Tukaj je, kako lahko končate prodajno e-pošto za sledenje, da spodbudite svoj prospect, da se javi, tudi če vaši prejšnji poskusi za povezavo niso bili uspešni:
“Če ste primerna oseba za pogovor, kako izgleda vaš urnik? Če ne, koga mi priporočate, da se pogovorim?”
“Ali ste prava oseba za pogovor o tem? Če ne, mi lahko pomagate najti relevantnega odločevalca? Veselim se vašega odgovora.”
“Res bi si želel 20 minut vašega časa, saj menim, da lahko res dodamo vrednost vašemu [področju poslovanja]. Ali lahko razporedimo klic ali srečanje?”
“Ali ste dodatno razmislili o mojem predlogu? Vesel bi bil, da hitro pregledamo na telefonu in odgovorim na vsa vaša vprašanja. Kateri čas bi vam ustrezal za hiter pogovor?”
“Prosim, mi povejte, kdaj ste imeli čas, da si ogledate te informacije in bi želeli, da vam pokličem za razpravo. Vesel bi bil, da odgovorim na vsa vaša vprašanja.”
Kako končati e-pošto po nakupu/pozdravno e-pošto za stranke
E-pošte po nakupu in pozdravne e-pošte za stranke so med najbolj kritičnimi e-poštami v e-poštnih marketinških kampanjah, ki so namenjene gradnji dolgoročnih odnosov s strankami. Tukaj je, kako bi lahko izgledali vaši zaključni stavki za te vrste e-pošt:
“Hvala še enkrat, ker ste nakupovali pri [Znamka]. Če imate kakršna koli vprašanja ali potrebujete pomoč – nam povejte! Naredili bomo vse, da se prepričamo, da vam je všeč vaša izkušnja z nami.”
“Če kdaj ne bi izpolnili vaših pričakovanj glede kakovosti naših izdelkov, časa dostave ali česar koli drugega – se lahko vedno obrnete na našo ekipo za podporo strankam na [e-pošta] ali [številka].”
“Če vas zanima več o vašem izdelku, se prosim obrnite na mene ali kogarkoli drugega iz naše ekipe za podporo kadarkoli. Vedno smo tu, da vam pomagamo na kakršen koli način.”
“Rad bi slišal, kaj mislite o [izdelku] in ali je kaj, kar bi lahko izboljšali. Če imate kakršna koli vprašanja, prosim odgovorite na to e-pošto. Vedno sem vesel, da pomagam!”
“Hvala še enkrat, ker ste se prijavili za [izdelek/ storitev]. Vedno smo tu in radi slišimo od vas. Če kdaj potrebujete pomoč, imate ideje ali se samo želite pozdraviti, se prosim obrnite na nas in odgovorili vam bomo v nekaj urah.”
Kako končati e-pošto za podporo strankam
Ko končujete e-pošte za podporo strankam, je vedno dobra ideja, da spodbudite svoje stranke, da se obrnejo na vas, če imajo kakršna koli druga vprašanja, težave ali pomisleke. Prav tako bi jih morali prepričati, da ste vedno pripravljeni pomagati. Tukaj je nekaj koristnih primerov, ki jih lahko uporabite za zaključek e-pošt za podporo strankam:
“Stopil bom v stik z našo ekipo za proizvode in vam v tridesetih minutah odgovoril s popolnim odgovorom. Medtem mi povejte, če imate kakršna koli druga vprašanja, pripombe ali pomisleke.”
“Radi pomagamo našim strankam, da čim bolje izkoristijo naše izdelke. Če vam lahko kaj drugega pomagamo, ne oklevajte in se obrnite na nas.”
“Prosim, nam povejte, če še vedno ne morete [ … ], da vam lahko pomagamo rešiti to težavo in se prepričamo, da uživate v vašem [orodju/ aplikaciji] čim prej. Hvala še enkrat, ker ste nas kontaktirali, vedno smo veseli, da pomagamo.”
“Vedno smo tu, da odgovorimo na vsa vaša vprašanja ali pomisleke. Prosim, se brez oklevanja obrnite na našo ekipo za podporo na [telefonska številka], ali odgovorite na to sporočilo in z veseljem vam bomo pomagali.”
“Bili bi hvaležni, če bi nam pustili oceno na naši strani Facebook, saj bi vaši vpogledi lahko pomagali drugim, ki so v vaši situaciji. Hvala še enkrat, ker ste nas obvestili, in se prosim obrnite na nas, če imate kakršna koli vprašanja.”
Kako končati e-pošto za opravičilo stranki
Ko gre za pisanje e-pošt za opravičilo strankam in obravnavanje razočaranih strank, bi morali na koncu e-pošte ponovno ponoviti svoje opravičilo in povedati, da cenite njihpo potrpežljivost in razumevanje:
“Še enkrat se iskreno opravičujem za nevšečnost. Prosim, se obrnite na našo ekipo za podporo strankam za kakršne koli nadaljnje pomisleke – naši agenti so vedno tu, da pomagajo.”
“Vašo povratno informacijo sem posredoval ostalim članom ekipe in vam lahko zagotovim, da se ta napaka v prihodnosti ne bo ponovila. To povedano, če vam lahko kaj drugega pomagam v tem trenutku, se prosim obrnite na mene in z veseljem vam bom pomagal.”
“Hvala še enkrat za vašo potrpežljivost in ker ste nas obvestili o težavi. Medtem vam bomo dali [podrobnosti vaše ponudbe] kot dodatno opravičilo. Če je kakršna koli druga vprašanja, ki jih je treba obravnavati, se prosim ne oklevajte in nas kontaktirajte.”
“Hvala za vašo potrpežljivost in razumevanje. Bodite prepričani, da naredimo vse v naši moči, da se to ne bi ponovilo. Če imate kakršna koli druga vprašanja ali naletite na kakršno koli drugo težavo, mi povejte, vesel bi bil, da pomagam.”
“Še enkrat sprejmite naša opravičila. Iskreno cenimo vaše razumevanje v tej zadevi. Prosim, se obrnite na mene s kakršnimi koli vprašanji, ki jih imate – sem samo e-pošto stran!”
Povzetek
Konec e-pošte je običajno le zaključna opomba ali kratka poved, ki ji sledi vaš podpis, vendar iskanje pravih besed in pravega tona za zaključek vaše e-poštne sporočila pogosto zahteva veliko razmisleka. Način, kako končate e-pošto, lahko dejansko bistveno vpliva na odločitev prejemnika, da odgovori na vašo e-pošto. Vedeti, kako končati profesionalne e-pošte, je ključ do učinkovite poslovne komunikacije, puščanja bralcu pozitivnega vtisa in povečanja stopenj odgovora na e-pošte. Če niste prepričani, kako končati naslednjo poslovno e-pošto, vam bodo zgornje omenjeni primeri zaključkov e-pošte prišli prav.
