10 nasvetov za učinkovito e-poštno komunikacijo

E-poštna komunikacija se je začela leta 1971, ko je Ray Tomlinson poslal prvo e-pošto samemu sebi. Čeprav je ta tehnologija že starejša od 50 let, se vsak dan pošlje milijarde e-pošt. Včasih dnevno preberemo in pošljemo več e-pošt, kot se srečamo z resničnimi ljudmi. Kljub temu pa pri e-poštni komunikaciji naredimo iste napake, ki bi se jih morali izogniti za svoje dobro. Kako torej izboljšati naše e-pošte?

Spodaj je 10 nasvetov za učinkovito e-poštno komunikacijo:

1. Bodite jasni in jedrnati

Večina ljudi ima premalo časa na dan, da bi brala in odgovarjala na e-pošte. Telo e-pošte bi moralo biti informativno in neposredno. Tudi če uporabljate druge alternative e-pošti, bo vaš prejemnik cenjen kratka in jasna sporočila. Razmislite o uporabi naročnih točk ali napišite ločeno e-pošto za vsako temo, ki jo morate sporočiti komu.

Zapomnite si: Dolge e-pošte sesajo življenje iz ljudi.

2. Bodite vljudni

Razen če niste v dobrih odnosih z nekom, se izogibajte neformalnemu jeziku, strokovni terminologiji, sllengu in neprimernim okrajšavam. Razmislite o tem, kako se vaša e-pošta “počuti” čustveno. Če bi vaše čustva lahko bila napačno razumljena, poiščite drug način, kako oblikovati svoje besede. Bodite prijazni, spoštljivi in hvaležni.

Želite vedeti, kdaj uporabiti neformalen, formalen, resničen ali prijazljiv ton?

Pripravljeni dvigniti poslovanje na višjo raven?

Preizkusite LiveAgent brezplačno in se prepričajte sami.

Zahtevaj demo 30 dni brezplačno

3. Uporabite jasno vrstico s predmetom

Na podlagi vrstice s predmetom se ljudje odločijo, ali bodo odprli e-pošto ali ne. Mnogi ljudje prejmejo ogromno e-pošt, zato je pomembno opisati, kaj bo bralec našel v notranjosti. Vaš prejemnik inbox naredi prvo čistko zase. In sporočila brez vrstice s predmetom se štejejo za slabe e-pošte in se zato pošljejo v neželeno pošto.

4. Pazite na črkovanje in slovnico

To je enostaven način, da pokažete, da vam je mar. Poskusite prebrati svoje sporočilo na glas, da vam pomaga ujeti kakršne koli napake pri slovnici ali neprijetno frazo, ki bi jo sicer morda spregledali.

Naročite se na novice

Najnovejši nasveti in ponudbe neposredno v vaš nabiralnik.

E-poštni naslov

Naročite se

5. Imejte v mislih, da e-pošta nikoli ni zasebna

Vaše sporočilo bi lahko bilo posredovano drugim ljudem brez vašega vedenja. Če so vaši podatki zelo zaupni, se prepričajte, da pridejo do prave osebe.

6. Postavite svojo glavno točko na začetek

Če odgovarjate na vprašanje v e-pošti nekoga, postavite odgovor blizu začetka. Večina ljudi ne mara branja dolgih odstavkov, da bi dobila glavno točko na koncu sporočila.

7. Uporabite tipko ODGOVORI

Vključite prejšnje sporočilo, ko odgovarjate na e-pošto. Ne začnite nove e-pošte. Ta praksa vam prihrani čas in čas vašega prejemnika.

8. Bodite okolju prijazni

Izogibajte se tiskanju e-pošt, kadar je le mogoče. Boste lahko bolje uredili svojo komunikacijo in poleg tega rešili drevesa.

9. Izogibajte se KRIČANJU

Ne uporabljajte vseh velikih črk, to pomeni kričanje. Tudi TEŽJE JE BRATI tiskane črke, ki so vse enake velikosti, zato dajte svojim bralcem počitek.

10. Vključite svoj podpis

Se ne skrivajte za e-pošto in vključite svoje ime. Zaključite svoje sporočilo z “Lep pozdrav”, “, “S spoštovanjem”, " ali “Vse najboljše”, " odvisno od situacije. Ne pozabite napisati imena podjetja pod svoje ime ali deliti svojo digitalno vizitko.

Končne misli

Zavedajte se, da je po pošiljanju sporočila nemogoče ga priklicati. Z pošiljanjem napačnega sporočila komu lahko poškodujete in uničite svoje poslovanje ali kariero. Vedno ponovno preverite svoje sporočilo in vrstico prejemnika pred pošiljanjem katere koli e-pošte. Dobra ideja je tudi ustvariti nov e-poštni račun, namenjen dostopu in komunikaciji s strankami.