Urejevalnik elektronske pošte

Kakšna je razlika med programom za elektronsko pošto/klientom in urejevalnikom elektronske pošte?

Odjemalci spletne pošte in e-pošte so manj napredni in ponujajo manj ključnih funkcij. V svojem bistvu so bili odjemalci spletne pošte in e-pošte ustvarjeni za osebno uporabo, medtem ko je bila programska oprema za upravljanje e-pošte ustvarjena za samostojne podjetnike, podjetja in organizacije, ki prejemajo na tisoče e-poštnih sporočil na dan in potrebujejo pomoč pri njihovem upravljanju.

Spletna pošta/e-poštni odjemalci	Programska oprema za upravljanje e-pošte
Zelo omejene ali brez možnosti avtomatizacije	Nešteto možnosti avtomatizacije
Natrpan z oglasi/neželeno e-pošto	Brez oglasov/neželene e-pošte
Brez možnosti sodelovanja	Zasnovan za sodelovanje (skupna mapa Prejeto, ki podpira upravljanje e-pošte ekipe)
Pomanjkanje naprednega filtriranja	Oznake in ID-ji zahtevkov za enostavno filtriranje
Brez vnaprej pripravljenih odgovorov	Neomejeno število vnaprej pripravljenih odgovorov
Omejeno shranjevanje	Neomejeno shranjevanje
Omejeno ali brez e-poštnih predlog	Ponudite prilagodljive predloge e-pošte
Omejena kontaktna polja	Kontaktna polja + vgrajen CRM
Brez zasebnih/internih opomb	Ponudite zasebne/interne opombe
Ni možnosti združevanja/razdeljevanja e-pošte	Ponudite združevanje/razdelitev e-pošte
Brez zaznavanja trkov agenta	Ponudite zaznavanje trkov agenta
Nekateri ponujajo več zavihkov za e-pošto	Ponudite več zavihkov e-pošte
Brez integracij tretjih oseb	Na stotine integracij tretjih oseb
Brez omnikanalnih zmogljivosti	Večkanalne zmogljivosti
Ponudite mobilne e-poštne aplikacije	Ponudite mobilne e-poštne aplikacije

Koliko email računov lahko integriramo v urejevalnik elektronske pošte?

Napredni urejevalniki elektronske pošte, kot je LiveAgent, ne omejujejo števila možnih računov, ki se lahko povežejo v program.

Je uporaba urejevalnika elektronske pošte varna?

Uporaba urejevalnika elektronske pošte je bolj varna od klasičnega programa ali spletnega predala. Predstavljajte si naslednji scenarij:

• Za prejemanje elektronske pošte vaših strank uporabljate Gmail ali Outlook.
• Imate več zaposlenih, ki delajo v različnih izmenah.

V tem primeru morate deliti podatke za prijavo z več ljudmi, kar pomeni varnostno grožnjo — še posebej, če uporabljajo javne računalnike ali pa si delijo naprave z ostalimi.

V urejevalniku elektronske pošte pa ima vsak zaposleni svoj račun za prijavo in zato je ta način veliko bolj varen za vas in celotno vašo ekipo.

Kdo lahko največ pridobi z uporabo urejevalnika elektronske pošte?

Urejevalnik elektronske pošte je primeren za vsakogar, ki dnevno prejme na stotine elektronskih sporočil — neodvisno od velikosti podjetja. Če ste samostojni podjetnik ali pa veliko podjetje, je upravljalnik elektronske pošte nujno orodje. Ogromno poročil je potrdilo, da uporaba orodij za upravljanje z elektronsko pošto povečuje produktivnost, zmanjšuje stres in dolgoročno prihrani čas in denar.

Kako lahko pridobite z uporabo urejevalnika elektronske pošte?

Skrajšan odzivni čas in povečano zadovoljstvo strank

Uporaba urejevalnika elektronske pošte lahko skrajša odzivni čas, kar vodi do izboljšanja izkušnje strank in povečanja njihovega zadovoljstva. Z nastavitvijo pravil avtomatizacije bo program sam razdelil prihajajoča sporočila med zaposlene. Časi ročnega dodeljevanja nalog in spremljanja aktivnosti elektronskih sporočil so mimo.

Programska oprema za upravljanje e-pošte ne izgublja časa in zagotavlja, da vsi jasno razumejo svoje odgovornosti. Kot je bilo omenjeno zgoraj, to izboljša odzivni čas, saj odpravlja zmedo, sledenje e-pošti, zadrževanje in ročno upravljanje opravil. Z vzpostavljeno programsko opremo za upravljanje e-pošte se lahko vsi podporni agenti preprosto prijavijo v programsko opremo in začnejo odgovarjati na e-poštna sporočila o storitvah za stranke.

Povečuje produktivnost in zmanjšuje stres

Lepota sistema za upravljanje e-pošte je v tem, da lahko prevzame veliko nalog in jih reši sam. Programska oprema lahko na primer uporabi avtomatizirana pravila poteka dela za reševanje prijav, ki v določenem času niso prejele nobenega odgovora. Druga možnost je, da lahko programska oprema pošilja samodejno spremljanje po e-pošti strankam, ki niso odgovorile na vaša sporočila. To je le vrh ledene gore.

Takšna programska oprema bo prevzela marsikatero breme. Preprečuje ponavljajoča se in dolgočasna opravila, to pa zmanjšuje stres in povečuje produktivnost. Skratka, omogoča popoln potek dela.

Prihrani denar in poveča povrnitev investicije

Tukaj pa je še en razlog, zaradi katerega boste vzljubili urejevalnik elektronske pošte. Prihranil vam bo denar. Če se vaši agenti ne ukvarjajo s ponavljajočimi se opravili in se resnično osredotočajo na zahtevke strank, prihranite denar.

Po mnenju Financesonline, lahko za vsak $1, ki ga investirate v izkušnjo vaših strank (služba za pomoč uporabnikom…), pričakujte povračilo investicije v višini $3.

Odpravlja spremljanje naprav in računov

Če želiti iti še korak dlje, lahko urejevalnik elektronske pošte povežete tudi z drugimi komunikacijskimi kanali, kot so klepet v živo, telefon ali pa družbena omrežja in tako še povečate vašo produktivnost. Poslovite se od spremljanja naprav in različnih računov, ker vas to pri delu ovira in je neproduktivno.

Imeti vsa sporočila na enem mestu– elektronska pošta, komentarji na Instagram-u ali sporočila iz klepeta v živo, vam bo še bolj pomagalo izkoristiti vse prednosti, ki jih ima urejevalnik elektronske pošte.

Kakšne funkcije in lastnosti naj ima urejevalnik elektronske pošte?

Deljen enotni predal za sporočila

Skupna univerzalna mapa »Prejeto« je glavna značilnost programske opreme za upravljanje e-pošte. Nabiralnik ekipe lahko poenostavi vsa sporočila z več e-poštnih naslovov, računov družbenih medijev, spletnih klepetov in celo telefonov.

Če niste imeli še nikoli opravka s kolaboracijsko platformo, kot je enotni predal, si težko predstavljate, da je to najboljša rešitev, ki bo opazno izboljšala izkušnjo vaših strank in agentov. Najboljše pa je, da imajo vaši agenti lastne račune za vstop v sistem in tako lahko istočasno opravljajo več različnih nalog.

Spoznajte več o deljenem predalu.

Oddelki in odgovornosti (prenosi)

Drugi dve zvezdni lastnosti programske opreme za upravljanje e-pošte sta oddelki in odgovornosti. Z ustvarjanjem različnih oddelkov za vaše trženje, IT podporo ali prodajne ekipe boste lahko še bolje organizirali svojo mapo »Prejeto«. Filtriranje bo lažje, dodeljevanje odgovornosti prek pravil avtomatizacije pa bo kos pogače.

Kot primer lahko nastavite pravilo samodejnega poteka dela, ki bo samodejno usmerilo vsa e-poštna sporočila, ki vsebujejo besedi »ponastavi« in »geslo«, v oddelek za IT ali celo na namenskega predstavnika za podporo IT.

Več o oddelkih ali odgovornostih.

Upravljanje s potekom dela in avtomatizacijska pravila email marketinga

Na kratko smo se dotaknili moči avtomatizacije email marketinga. S programsko opremo za upravljanje e-pošte lahko naredite nešteto stvari – od samodejnega dodajanja oznak v e-pošto, dodeljevanja e-pošte oddelkom in agentom do razporejanja e-pošte, ki samodejno pošlje vnaprej oblikovana nadaljnja e-poštna sporočila po določenem času od vaš zadnji stik.

Več o pravilih.

Zmogljiva analitična orodja in funkcije za poročanje

Pri tradicionalni e-pošti je težko ugotoviti, kako dobro vam gre glede zmogljivosti in kakovosti. Ali izpolnjujete merila uspešnosti v panogi, kot je povprečna stopnja odziva na e-pošto? Ali so vaše stranke zadovoljne s storitvijo, ki jo prejmejo?

Zanimivo je, da po anketah Bain & Company, 80% direktorjev družb meni, da njihova služba za pomoč strankam ponuja odlično izkušnjo. V resnici pa se z njimi strinja le 8% strank.

Z analitiko urejevalnika elektronske pošte in funkcijo poročanja boste lahko identificirali možnosti izboljšanja določenega področja.

Več o analitiki in poročanju.

Funkcije ekipnega sodelovanja in detekcija “konflikta”

Nekateri spletni ponudniki elektronske pošte (Gmail) imajo vgrajen klepet v živo ampak večina podobnih te funkcije nima, zato so tudi manj primerni, ko gre za sodelovanje. Po našem mnenju je uporaba dodatnih orodij za klepet kontraproduktivna, ker prehajanje med orodji prekinja tok misli in tudi zapravlja dragoceni čas.

Urejevalnik elektronske pošte LiveAgent ponuja vgrajene možnosti klepeta in klicev. Stik s kolegi, ko potrebujete pomoč, je tako zelo hiter in enostaven.

Dodatno pa ima LiveAgent vgrajene tudi funkcije, ki zaznajo možnost “konflikta”. Te funkcije zagotavljajo, da ne bo nobeno sporočilo odgovorjeno dvakrat. Agenta, ki odpre sporočilo, obvestijo, da je le-to že v obravnavi. Tako preprečijo podvojene odgovore ali brisanje sporočila.

Več o zaznavanju trkov agenta, internih klepetih, ali internih klicih.

Prilagodljive predloge elektronske pošte

Druga funkcija, ki manjka v arzenalu tradicionalnih e-poštnih odjemalcev/spletne pošte, so prilagodljive e-poštne predloge, ki jih je mogoče uporabiti za pošiljanje marketinških e-poštnih sporočil, kot so glasila, e-poštna sporočila službe za stranke, kot so e-poštna sporočila za ponastavitev gesla, ali transakcijska e-poštna sporočila, ki potrdijo naročilo. Seveda so v platformi za upravljanje e-pošte LiveAgent na voljo prilagodljive predloge e-pošte.

Več o e-poštnih predlogah.

CRM in prilagodljiva CRM polja

Da bi bila še boljša, ima programska oprema za upravljanje e-pošte odlične funkcije za upravljanje odnosov s strankami (CRM). Poleg vgrajenega CRM-ja, ki je vedno pri roki, lahko beležite podatke po meri o svojih strankah, ki vam lahko pomagajo zagotoviti bolj obveščene in prilagojene storitve za stranke.

Več o CRM.

Več zavihkov vstopnic/elektronskih spročil

Vas skrbi, da boste ostali brez možnosti več zavihkov? Naj vas ne. Urejevalnik elektronske pošte ponuja tudi to funkcijo. Omogoča vam odgovarjati na več sporočil naenkrat z menjavanjem zavihkov. To je uporabno predvsem, ko pošiljamo prednastavljena sporočila in odgovore več strankam naenkrat.

Več o številnih zavihkih za zahtevke.

Email oznake

Še ena funkcija, ki ni na voljo v klasičinih programih in klientih za elektronsko pošto, so oznake. Uporabljajo se za lažje filtriranje, organizacijo in pregled vsebine elektronskih sporočil.

Več o oznakah.

Upravitelji opravil in pregled pogodb o stopnji podpore

Napredna programska oprema za upravljanje e-pošte vsebuje funkcije, ki delujejo kot upravitelji opravil in obveščajo agente o visoko prioritetnih/kritičnih e-poštnih sporočilih, ki jih je treba rešiti. Na splošno so e-poštna sporočila (zahtevki), ki se prikažejo v upravitelju opravil, dolgo časa neodgovorjena ali pa so povezana z SLA (sporazumi o ravni storitev).

Več o gumbu Razreši.

Zasebni zapiski

Zasebni zapiski v urejevalniku elektronskih sporočil vam omogočajo beleženje dodatnih informacij o sporočilu, stranki ali procesu razrešitve. Vidni bodo tudi vašim kolegom, ki bodo reševali težavo. Če želite, lahko zasebne zapiske uporabljate tudi kot opomnik.

Več o opombah.

Pripravljena sporočila in predpripravljenii odgovori

Pripravljeni odgovori so še ena odlična funkcija, ki je del programske opreme za upravljanje e-pošte. Omogočajo vam, da ustvarite vnaprej določene odgovore na najpogostejša vprašanja vaših strank. Ko prejmete e-poštno sporočilo, ki zahteva splošen odgovor na takšno vprašanje, si lahko prihranite čas tako, da preprosto kliknete gumb pripravljen odgovor in izberete odgovor, ki ste ga želim.

Več o pripravljenih odgovorih.

Razrez/sestavljanje vstopnic

Orodja za upravljanje e-pošte, kot je LiveAgent, ponujajo razdelitev in združevanje zahtevkov. Funkcija je edinstvena in lahko izboljša čas razreševanja in učinkovitost agenta. Na primer, če dohodna e-pošta sproži več težav in jo mora rešiti več oddelkov (kot sta prodaja in IT), lahko pošto razdelite na dva dela, da zagotovite hitrejše reševanje težav.

Če vam pa stranka pošlje več sporočil z enako težavo, pa lahko ta sporočila združite v eno samo.

Več o deljenih zahtevkih in združevanju.

Integracije zunanjih aplikacij

Večina urejevalnikov elektronskih sporočil omogoča integracije zunanjih aplikacij. Ta funkcija zagotavlja nemoten potek dela. Največkrat gre za integracije procesnih sistemov plačil, sistemov za upravljanje odnosov s strankami, aplikacij družbenih omrežij in več.

S temi integracijami je agentom prihranjen čas, ker se jim ni treba vpisovati v ostale aplikacije in večkrat vnašati enakih podatkov.

Poglejte si vse integracije.

Notranja baza znanja in neomejen prostor za shranjevanje

Omejitev prostora je težava, s katero se soočamo vsakodnevno, kajne? Te težave pri urejevalniku elektronskih sporočil ni. Orodja, kot je LiveAgent, ponujajo neomejeno zgodovino elektronskih sporočil. Brisanje starih sporočil ni potrebno, lahko pa tudi shranite neomejeno število dokumentov in vodičev.

Več o notranjem upravljanju znanja.

Kako najti pravi urejevalnik elektronskih sporočil

Ste se prepričali, da je urejevalnik elektronskih sporočil prava izbira za vas in vaše podjetje? Odlično, berite naprej in ugotovite, kako izbrati pravo orodje za urejanje elektronskih sporočil.

Napišite si vaše zahteve in raziščite to področje

Prvi korak pri iskanju prave programske opreme je, da poznate svoje zahteve in svoj proračun, kajti vsak ponudnik ima drugačen nabor funkcij. Želite le orodje za preprosto urejanje elektronskih sporočil? Ali želite orodje, ki bo usmerjalo tudi ostala sporočila v skupni predal? Kakšne dodatne funkcije potrebujete? Je to e-mail storitev z možnostjo razširitve?

Ko boste naredili seznam zahtev, bo čas za raziskavo. Svetujemo vam, da si ogledate vsakega ponudnika:

• Ocenjevalne spletne strani (kot so G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube ocene

• Družbena omrežja
• Spletna stran
• Primerjalni članki

Ko boste pregledali lastnosti vseh platform in vedeli, katero želite testirati, je čas za brezplačni preizkus.

Ustvarite račune za brezplačni preizkus in testirajte

Ko ste izbrali najboljše, je čas za brezplačen preizkus. Priporočamo, da preizkusite vse ključne funkcije in se dodobra spoznate z njimi. Preizkusite:

• Povezavo več elektronskih naslovov s predalom vaše ekipe
• Nastavitev integracije
• Povabiti agente/uporabnike e-naslovov v vašo platformo
• Ustvariti oddelke za vaše IT, marketinške in prodajne ekipe
• Nastaviti avtomatizacijska pravila za idealen potek dela
• Nastaviti predloge odgovorov na kritična elektronska sporočila

Med testiranjem si ustvarjajte zapiske o tem, kaj vam je všeč in kaj ne. Kmalu boste ugotovili katera platforma je najprimernejša za vas. Če se vam preizkusno obdobje prekmalu konča in bi želeli več časa za testiranje vseh funkcij, se ne obotavljajte in kontaktirajte podporo strankam.

Večina ponudnikov vam bo z največjim veseljem za nekaj tednov podaljšala brezplačno preizkusno obdobje.

Happy customers are the best customers

Ponujamo storitve prenosa iz večine priljubljenih rešitev za pomoč uporabnikom.

View more

Dogovorite se za predstavitev/govorite z vodjo prodaje

Če se ne morete odločiti med dvema platformama, se dogovorite za predstavitev in govorite s prodajno ekipo. Predstavite jim seznam vaših želja, postavljajte vprašanja in si delajte zaznamke o povratnih informacijah.

Na splošno je lahko vedenje vašega vodje prodaje dober pokazatelj tega, kako bodo ekipe za pomoč strankam prodajalca ravnale z vami, ko ste stranka, ki plača. Če menite, da poznajo izdelek in so vam kadar koli pripravljeni pomagati, ste lahko prepričani, da ste se dobro odločili.

Če pa imate občutek, da ne morejo odgovoriti na vsa vaša vprašanja in jih vaš uspeh resnično ne zanima, pa se raje odločite za drugo platformo.

Kakšna je dobra cena za urejevalnik elektronskih sporočil?

To je težko vprašanje. Večina platform bazira na naročniških razmerjih, zato vam enkrat mesečno pošljejo račun za uporabo. Je pa vsaka platforma različna, ko govorimo o funkcijah, integracijah in številu uporabnikov.

Če pogledamo ocenjevalne spletne strani, lahko rečemo, da je normalen razpon cen od 15 do 39 dolarjev mesečno (na uporabnika).

Če je to za vas predrago, razmislite o brezplačnem urejevalniku elektronskih sporočil.

Kateri brezplačni urejevalniki elektronskih sporočil so dobri?

Čeprav so brezplačna orodja te vrste najpogostejša, so tudi funkcionalno omejena.

Ne, da bi se hvalili, ampak LiveAgent ponuja precej dobro brezplačno rešitev, ki še vedno ponuja velik nabor funkcij. Na primer:

• 1 integracija elektronskega naslova
• Osnovno poročanje
• Upravljanje z bazo znanja
• 7-dnevna zgodovina vstopnic
• Integracija 1 gumba za klepet in 1 telefonske številke
• Razrez in združitev elektronskih sporočil
• Prilagodljiva CRM polja vstopnic
• Upravljanje z opravili
• Oznake
• Zasebni zaznamki
• Prenos elektronskih sporočil
• Več zavihkov za elektronska sporočila
• 24/7 podporna služba