Kako začeti e-pošto (Nasveti + Predloge)
Odkrijte nasvete in predloge za začetek profesionalnih e-pošt s primerno pozdravom in odpiranjem za različne poslovne kontekste. Izboljšajte svoj prvi vtis in u...
11 min branja
LiveAgent
Email Templates
+1
Ko se prvič stikate s kom iz poslovnih razlogov prek e-pošte, je vljudno, da se pravilno predstavite. Sledenje nekaterim splošnim nasvetom vam lahko pomaga pri pisanju učinkovitega uvodnega e-poštnega sporočila.
Tu bomo pregledali, kako se predstaviti v e-poštnem sporočilu, da lahko naredite dober vtis in imate največjo možnost za uspeh.
Ogledali si bomo tudi nekaj primerov poslovnih uvodnih e-poštnih sporočil, ki jih lahko uporabite in prilagodite svojim potrebam.
Pomen pošiljanja uvodnega e-poštnega sporočila
Vedno je vljudno, da se predstavite, ko se prvič stikate s kom.
Tudi če ste osebo že srečali na nedavnem dogodku ali konferenci, lahko pozdravno sporočilo služi kot opomnik. Uvodna e-poštna sporočila vam pomaga začeti na pravi nogi s osebo, ki jo kontaktirate, in postavlja ton za prihodnje interakcije.
Zato je pomembno, da si vzamete čas za pisanje uvodnega e-poštnega sporočila, ki je tako vljudno kot profesionalno. S tem je bolj verjetno, da boste imeli pozitiven vpliv in vzpostavili dober odnos s prejemnikom že od začetka.
Kako nasloviti uvodna e-poštna sporočila
Pri pošiljanju uvodnega e-poštnega sporočila bo privlačna naslovnica naredila vaše sporočilo bolj opazno med številnimi drugimi, ki jih prejemnik prejme dnevno. Dobra naslovnica mora biti kratka in na točko, hkrati pa mora prejemniku dati predstavo o tem, o čem je e-poštno sporočilo.
Vključite kratek opis tega, kdo ste in zakaj kontaktirate osebo, vendar brez prevelike podrobnosti. To bo prejemniku pomagalo razumeti namen e-poštnega sporočila in, če je pravilno storjeno, ga spodbudi, da ga odpre.
Navedite podrobnosti, kot so:
- vaše ime
- vaš naziv delovnega mesta
- podjetje, za katero delate
- in/ali datum in čas dogodka
Dodajanje enega ali več teh podatkov v glavo bo prejemniku omogočilo, da vas identificira in predmet vaše e-pošte, preden jo sploh prebere.
Primeri naslovnic uvodnih e-poštnih sporočil
- Predstavljam se – [Vaše ime]
- Topla predstavitev od [Vašega imena]
- Pozdrav od [Vašega podjetja]
- Vaš stik pri [Ime podjetja]: [Vaše ime]
- Zahteva za informacije: [Vaše ime] iz [Vašega podjetja]
- Zahteva za sestanek: [Datum in čas] z [Vašim imenom]
- Skupni stik mi je predlagal, da se javi
- Zahteva za [Časovni okvir] klic za razpravo o [Temi]
Kako napisati uvodna e-poštna sporočila
Pri pisanju e-poštnega sporočila komu je pomembno, da vaše sporočilo ostane kratko in na točko. Pisanje dolgega in zapletenega besedila lahko preplavi prejemnika, ki v mnogih primerih vas že ne pozna.
Začnite s pogostimi e-poštnimi pozdravi, kot so “Pozdravljeni”, “ “Dobro jutro”, “ “Pozdrav”, “ ali “Zdravo.” Nato navedite svoje ime in razlog za vašo e-pošto v nekaj kratkih stavkih.
Ko e-poštno sporočilo pošljete komu prvič, je tudi lepo, da vključite kratek opis tega, kako poznate osebo ali kako ste prišli do njenega e-poštnega naslova. Na primer, lahko rečete “Vaše kontaktne podatke mi je dal skupni prijatelj”, “ ali “Videl sem vašo predstavitev na konferenci prejšnji mesec in sem se želel javiti.”
Nasvet: Če imate skupne stike, jih zagotovo omenite, tudi če ta oseba prejemniku ni delila kontaktnih podatkov. To bo pomagalo vzpostaviti občutek zaupanja in odnosa s ciljem vaše e-pošte že od začetka.
Ko pošljete pozdrav v imenu nekoga drugega, zagotovite, da to informacijo vključite v vaše sporočilo.
Koristno je tudi vključiti dodatne podrobnosti o tem, kdo ste, da zagotovite več ozadja. Če jim želite dati več konteksta, navedite informacije, kot so vaš položaj, podjetje in/ali spletna stran, še posebej, če to ni bilo že vključeno v naslovnico.
Vedno zaključite z vljudnim zaključkom, kot je “Hvala za vaš čas”, “ “Veselim se vašega odgovora”, “ ali “Lepo pozdravljeni”.
Kaj vključiti v uvodna e-poštna sporočila
- kratek pozdrav – “Pozdravljeni” ali “Dragi”, itd.
- vaše ime
- namen vašega sporočila – zakaj pišete
- kako poznate prejemnika ali kako ste dobili njegov e-poštni naslov
- skupni stiki – oseba ali dogodek
- kdo piše v imenu (če je primerno)
- dodatne informacije o sebi – naziv delovnega mesta, podjetje, spletna stran
- poziv k dejanju (CTA) – kaj bi rad prejemnik naredil po branju vašega sporočila
- vaši kontaktni podatki – e-pošta, telefonska številka, profili v družbenih medijih, itd.
- vljuden zaključek – npr. “Hvala” ali “Lepe želje”, ki mu sledi vaše ime
Primeri uvodnih e-poštnih sporočil
Predstavljam se – [Vaše ime]
Pozdravljeni [Ime prejemnika],
Moje ime je [Vaše ime]. Vaše kontaktne podatke mi je dal [Ime skupnega stika], ki je mislil, da bi imela lahko skupne poslovne interese.
Trenutno delam kot [Naziv delovnega mesta] pri [Ime podjetja] in me zanima več o [področje zanimanja].
Ali bi vas zanimalo, da bi imela klic, da bi se lahko pogovarjali naprej? Lahko me dosežete na [telefonska številka], če bi se želeli pogovoriti v bližnji prihodnosti.
Hvala za vaš čas,
[Vaše ime]
Topla predstavitev od [Vašega imena]
Zdravo [Ime prejemnika],
Sem [Vaše ime] in se vam javljam, ker imava skupnega znanega, [Ime skupnega stika]. Srečala sva se, ko je delal pri [Ime podjetja], kjer še vedno delam kot [Naziv delovnega mesta].
Slišal sem, da boste naslednji teden obiskali [Ime konference/dogodka] in sem se želel vprašati, ali bi vas zanimalo, da se srečava tam. Rad bi se s vami pogovoril o [temi pogovora].
Prosim, mi povejte, kaj mislite,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/profili v družbenih medijih]
Pozdrav od [Vašega podjetja]
Dragi [Ime prejemnika],
Kot [Naziv delovnega mesta] pri [Vašem podjetju] vedno iščem talentirane posameznike, ki bi bili dobra prileganja za naš tim.
Nedavno sem naletela na vaš profil in sem bila impresionirana z vašim [področjem strokovnosti]. Rad bi se s vami pogovoril o vaših izkušnjah in videl, ali bi lahko bilo mogoče ujemanje za eno od naših trenutnih odprtih mest.
Ali bi vas zanimalo, da zakažete klic naslednji teden? Lahko me dosežete na [telefonska številka], če je tako.
Lepe želje,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/spletna stran]
Vaš stik pri [Ime podjetja]: [Vaše ime]
Pozdravljeni [Ime klienta],
Moje ime je [Vaše ime] in jaz sem vaš [Prodajni predstavnik/Vodja računa/Stik/itd.] pri [Ime podjetja], zato sem se želel javiti in se predstaviti.
Del moje vloge kot [Naziv delovnega mesta] je, da vam zagotovim [Področje storitve] in jaz bom vaša oseba za vse, kar potrebujete v zvezi s tem.
Če imate kakršna koli vprašanja ali potrebujete kaj drugega, se prosim ne oklevajte in se javite meni. Vesel bom, da vam pomagam na kakršen koli način.
Lepo pozdravljeni,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/telefonska številka/spletna stran]
Zahteva za informacije: [Vaše ime] iz [Vašega podjetja]
Zdravo [Ime prejemnika],
Sem [Vaše ime] iz [Vašega podjetja]. Smo [Vrsta podjetja], ki se specializiramo na [področje strokovnosti].
Naletela sem na vaš profil in opazila sem, da imate veliko izkušenj na [področje zanimanja]. Upam, da bi mi lahko odgovoril na nekaj vprašanj, da bi bolje razumel [temo pogovora].
Ali bi imel trenutek za hiter klic [kasneje danes/jutri/naslednji teden] ali v katerem koli času, ki vam ustreza? Radi bi slišali vaše misli.
Hvala vnaprej,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/telefonska številka/spletna stran]
Zahteva za sestanek: [čas in datum] z [Vašim imenom]
Pozdravljeni [Ime prejemnika],
Sem [Naziv delovnega mesta] pri [Vašem podjetju] in delam na [področje strokovnosti]. Prispel bom v [Lokacija] na [datum prihoda] in bi bilo odlično, da se srečava in razpravljava o [temi pogovora], če je mogoče.
Prosim, mi povejte, ali bi vas zanimalo, da se srečava na kavo ali kosilo na [čas in datum], ali v katerem koli drugem času pred [datum odhoda], če vam to ne ustreza.
Rad bi slišal o vaših izkušnjah pri delu v [industriji] in vam lahko tudi povem več o delu, ki ga delam pri [Ime podjetja].
Lepe želje,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/telefonska številka/profili v družbenih medijih]
Skupni stik mi je predlagal, da se javi
Zdravo [Ime prejemnika],
Upam, da je z vami vse v redu. Sem [Vaše ime] in mi je nedavno skupni stik [Ime skupnega stika] dal vaše kontaktne podatke.
Predlagal mi je, da se vam javim, ker [razlog za stik], in sem mislil, da bi to lahko bila odlična priložnost za povezavo o [temi pogovora].
Ali bi vas zanimalo, da se pogovarjamo prek e-pošte ali telefona? Kot [Naziv delovnega mesta] pri [Ime podjetja] me vedno zanima srečanje novih ljudi v [industriji].
Rad bi slišal o vaših izkušnjah pri delu v tem sektorju in ugotovil, ali bi lahko bilo mogoče kakšne priložnosti za sodelovanje. Prosim, da se mi javite, če bi se želeli pogovoriti.
Lepo,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/profili v družbenih medijih]
Zahteva za [časovni okvir] klic za razpravo o [temi pogovora]
Pozdravljeni [Ime prejemnika],
Moje ime je [Vaše ime] in sem [Naziv delovnega mesta] pri [Vašem podjetju].
Naletela sem na vaš profil in opazila sem, da imate izkušnje na [področje strokovnosti]. Rad bi to razpravljal naprej z vami in videl, ali bi lahko bile mogoče priložnosti za sodelovanje.
Ali bi vas zanimalo, da zakažete [časovni okvir] klic v [kasneje danes/jutri/naslednji teden], da razpravljate o [temi pogovora]? Dostopen sem tudi v kasnejšem datumu, če ste trenutno preveč zasedeni.
Veselim se vašega odgovora in hvala za vaš čas,
[Vaše ime] [e-poštni naslov/telefonska številka/spletna stran]
Dobra praksa uvodnih e-poštnih sporočil
Pri stiku s kom v poslovne namene je vredno slediti več nasvetom. Ti nasveti vam bodo pomagali, da vaše sporočilo doseže svoj namen.
- Uporabite predlogo – čeprav je pomembno, da vsako e-poštno sporočilo personalizirate, ima lahko predlogo uvodnega sporočila koristi, če imate veliko potencialnih stikov.
- Pripravite jasno in jedrnato naslovnico, ki odraža namen vaše e-pošte – vaše ime, podjetje in/ali kratek razlog za sporočilo so tukaj primerni (za več informacij si oglejte namenski razdelek zgoraj o naslovanju vašega uvodnega e-poštnega sporočila).
- Začnite z vljudnim pozdravom – obravnavanje prejemnika po imenu je vedno dober način, da začnete profesionalni odnos na pravi nogi
- Predstavite se v prvem ali drugem stavku – vključite svoje ime, naziv delovnega mesta in podjetje (kot je primerno).
- Razložite, zakaj se javljate – poskušajte se osredotočiti na to, kako bo vaše sporočilo koristilo prejemniku in njegovim poslovnim interesom.
- Ohranite kratko in jedrnato predstavitev sebe – dolga e-poštna sporočila so pogosto ignorirana ali ne prebrana v celoti.
- Uporabite pravilno slovnico in črkovanje – ne pozabite pregledati vaše e-pošte pred pošiljanjem.
- Ohranite poslovni ton skozi vse – ne glede na to, ali ste v formalnem okolju ali poskušate vzpostaviti bolj neformalen odnos, je pomembno, da napišete profesionalno e-poštno sporočilo.
- Bodite vljudni in ponizni – nihče ne mara arogance, zato poskušajte biti nekdo, ki je zainteresiran za gradnjo odnosa, namesto da bi samo iskal poslovne priložnosti zase ali svoje podjetje.
- Če je mogoče, poiščite skupno osnovo za povezavo – to bi lahko bil dogodek ali konferenca, ki ste jo obiskali, ali celo kaj neposlovno, kot je skupna ljubezen do športa, glasbe ali knjig.
- Zaključite s pozivom k dejanju – ne glede na to, ali je to dogovarjanje sestanka, odgovor na vašo zahtevo ali preprosto potrditev prejema sporočila, ne pozabite povedati, kaj želite, da prejemnik naredi po branju vaše e-pošte.
- Vključite vaše kontaktne podatke – olajšajte prejemniku, da se javi vam, z vključitvijo vašega e-poštnega naslova, telefonske številke in/ali povezav do družbenih medijev.
- Zaključite z vljudnim podpisom.
Povzetek
Uvodna e-poštna sporočila je pogosto prvi stik, ki ga imate s potencialnim klientom, sodelavcem ali poslovnim partnerjem. To je lahko prvi korak k gradnji profesionalnega odnosa z njimi, zato je pomembno, da to pozdravno sporočilo pravilno napišete, da naredite dober prvi vtis.
Sledenje nasvetom in primerom, navedenim v tem članku, vam bo pomagalo napisati profesionalno uvodna e-poštna sporočila, ki se izstopa v prejemnikovi nabiralnici, vzpostavlja spoštovanje in ima dobro možnost za doseganje svojega namena.
Vzemite si čas za pisanje dobro napisanega primera uvodnega e-poštnega sporočila za uporabo v prihodnjih poslovnih odnosih in boste korak pred konkurenco.
