Kako vljudno zavrniti

Globoko v sebi je v človeški naravi biti všeč in iskati potrditev od drugih. Toda, žal, ne glede na to, kako se trudimo, včasih se moramo ne strinjati ali zavrniti nešto in reči ne osebi na drugi strani. To je lahko neverjetno težko za tiste ljudi, ki se bojijo povratnega udarca in želijo biti ljubljeni od vseh. Zato je tukaj nekaj načinov za vljudno zavrnitev, bodisi za delo, kot je storitev strankam, ali katero koli drugo vsakodnevno situacijo.

Ti načini delujejo v e-poštah, v resničnih pogovorih, po telefonu, v aplikaciji za klepet ali v kateri koli drugi situaciji, kjer morate zavrniti zahtevo nekoga.

Najprej se opravičite

To se morda zdi čudan nasvet, še posebej, če objektivno niste naredili ničesar narobe. Vendar pa ima reči “oprostite” pred reči “ne” določene prednosti. Prvič, drugo osebo obvestite, da prihajajo slabe novice. Drugič, kažete empatijo, ki lahko zmehča tudi najtežje udarce. Tako preprosto vljudno zavrnete.

Oprostite, vendar smo morali zavrniti vašo zahtevo za premik v drug oddelek.

Ne obidite bistva

Če komu na vprašanje ustvarite razširjen odgovor le zato, da zavrnete njihovo prošnjo, se lahko zgodita dve stvari.

Prvič, morda mislijo, da lažete, ker je vaš odgovor tako podroben.

Drugič, našli bojo način, da vas prepričajo, da rečete da, z iskanjem vrzeli v vašem odgovoru.

Zato namesto pisanja celotnega pisma o zavrnenju vloge, naredite to hitro in brez bolečine. Bolj bo iskreno in manjša je verjetnost, da se kasneje zgodi prepir.

Torej, namesto: “Oprostite, vendar vas ne morem voziti na postajo jutri, ker ima moja hči lekcije plavanja in če jih preskoči, so njene možnosti za napredovanje na državno prvenstvo v nevarnosti.”

Preprosto recite:

Oprostite, vendar vam ne morem pomagati, imam nekaj načrtovanega za jutri.

Uporabite pravo besedo

Včasih lahko sladkanje naredi več škode kot koristi. Namesto da bi iskali načine za omilitev udarca, naprej in uporabite pravo besedo s osebo, s katero govorite.

Ne, bojim se, da to ne morem storiti za vas.

ALI

To trenutno ni mogoče.

ALI

Rajši se ne bi spuščal v tako situacijo.

Na ta način bo oseba, ki sluša, brez dvoma vedela, da je vaš odgovor negativen. To je najlažja rešitev od vseh, vendar hkrati tudi najbolj tvegana, ker se lahko zdite neposredni ali preveč direktni.

Recite NE dvakrat, če je treba

Včasih bodo ljudje vztrajali tudi po tem, ko prvič slišijo, da zavrnete. Morda mislijo, da je mogoče spremeniti vaše mnenje ali da se boste po dovolj prepričevanja morda podali. Preprosto (in vljudno) ponovno potrdite svoj negativen odgovor.

Kot sem že rekel, se bojim, da vam trenutno ne morem pomagati.

ALI

Kot sem že prej omenil, ne dajemo popustov starejšim.

Jih napotite na nekoga drugega

Ena situacija, kjer ljudje nimajo problema s slišanjem ne, je, ko jih pošljete k komu drugemu, ki bi vam lahko bolj pomagal. Na ta način ne bodo razmišljali o tem kot o zavrnenju, temveč kot o pomoči pri doseganju tega, kar res potrebujejo. Seveda se najprej prepričajte, da oseba, ki jo pošiljate, lahko dejansko opravi nalogo.

Trenutno vam ne morem pomagati, ker nisem strokovnjak za davke, vendar vam lahko Susan iz računovodstva pomaga.

ALI

Čeprav te težave ne morem rešiti takoj, te lahko povežem s kom iz storitve strankam, ki ti bo pomagal.

Zrcalite njihovo zahtevo

Govorimo o empatiji, ena najboljših taktik za to, da se izognete negativnemu odgovoru, je, da prevzamete isto stališče kot oni. Če imate opravka s težko situacijo (ali osebo), vam to lahko pomaga, da se vaš odgovor ne zdi tako negativen. Prav kot v prejšnjem scenariju, začnete lepo, preden zavrnete.

Prav ste, trajalo je predolgo, ko smo obdelali vašo zahtevo. Vendar vam trenutno ne morem pomagati.

ALI

Res je, da nismo naredili dovolj za vaš primer. Vendar pa mislim, da vam res ne moremo pomagati pri vaši zahtevi.

Ponudite alternativo

Seveda, da kot odgovor ne bo čutiti super osebi na drugi strani. Vendar pa, če ji date alternativo, ki se zdi enako dobra, bodo verjetno zavrnitev sprejeli veliko bolje.

Bojim se, da vam ne morem dati popusta na premium načrt, vendar vam lahko dam še en mesec brezplačnega preizkusa.

To ni vedno mogoče, saj včasih ni alternative. Tudi imejte v mislih, da ponudba alternative lahko odpre več nepotrebne razprave.

Povrnite se k njim

Pogosto zahteva nekoga preprosto ni mogoče izpolniti takoj. Morda ne veste, ali je to mogoče, potrebujete odobritev druge osebe ali bi to lahko bilo kaj povsem drugega. V teh situacijah povejte osebi, da boste preverili in se jima vrnete kasneje. Seveda se prepričajte, da se res vrnete.

Trenutno vam ne morem povedati, kje je vaša pošiljka, vendar bom to preveril in vam jutri povem, če vam to ustreza.

ALI

Čeprav vam trenutno ne morem pomagati, se lahko jutri vrnete in vidite, ali imamo še kaj teh čevljev na zalogi.

Primer iz resničnega življenja: Kako zavrniti povabilo?

Poglejmo si konkreten primer. Kako zavrniti povabilo na poroko? Če se ne morete udeležiti poroke ali pa se morda ne želite priti na poroko, je ugotavljanje, kako vljudno zavrniti povabilo na poroko, pogosto lahko boj.

Primeri zavrnitve povabila na poroko:

Hvala vam za povabilo. Žal se ne morem udeležiti. Čestitam obema. Lep dan!

ALI

Oprostite, vendar se osebno ne morem pojaviti. Rad bi se veselil praznovanja z obema, ko se nam ponudi priložnost. Vsekakor, čestitam obema!

Zaključek

Reči ne ali vljudno zavrniti je ena najtežjih stvari, ki jih je treba storiti, ne glede na situacijo, osebo ali jezik. Ti nasveti vam bodo pomagali, da lažje rečete NE in se izognete neprijetnim situacijam z osebo na drugi strani. Če želite izvedeti več, si oglejte naš članek o komunikaciji s strankami za nadaljnje znanje.

Odkrijte sami

Znanje je moč, vendar le, če ga uporabite v praksi. Preizkusite vse v naši akademiji neposredno v LiveAgent.

|

|