Pisma zahvale

E-pošta zahvale ali pismo zahvale?

Glede na velikost in vrsto poslovanja, ki ga vodite, ter število strank, ki jim želite izraziti hvaležnost, se lahko odločite za e-pošto ali tiskana pisma zahvale (poslana po redni pošti). Nekaj dejavnikov, ki jih je treba upoštevati pri izbiri med obema možnostima:

Pri odločanju, kako izraziti svojo hvaležnost, razmislite o več pomembnih dejavnikih, ki bodo vplivali na učinkovitost vašega sporočila:

Čas dostave: Tradicionalno pismo bo prispelo najhitreje naslednji dan po pošiljanju. Če čas ni kritičen, lahko pošljete pismo. Vendar pa je e-pošta bolj primerna, kadar je potreben hiter odziv – na primer zahvala stranki za nakup.

Stopnja formalnosti: Ker se e-poštna sporočila v poslovnem svetu štejejo za manj formalna kot pisma, se odločite za pisma, če želite ohraniti formalno komunikacijo s strankami.

Vsebina sporočila: E-pošta omogoča dodajanje grafike, slik, videoposnetkov, povezav ali prilaganja datotek – če želite, da je vaše pismo zahvale bolj ustvarjalno kot navadno tiskano besedilo, je e-pošta pravi izbor.

Omejitve proračuna: Pošiljanje e-pošte je cenejše, pošiljanje pisem zahteva dodatne stroške (papir, tisk, pristojbina poštne službe). Za globalno podjetje s strankami po vsem svetu je e-pošta morda edina razumna možnost.

Kako napisati pismo zahvale stranki

Vsako pismo hvaležnosti stranki bi moralo biti na splošno strukturirano v bolj formalnem slogu kot e-pošta in bi moralo vedno vključevati določene osnovne komponente pisma zahvale. Spodaj so nekateri koristni nasveti za ustvarjanje popolnega pisma zahvale vašim strankam:

1. Uporabite primeren pozdrav

Uporabite bolj formalne pozdrave, kot so “Spoštovani gospod/gospa Carter”, “ ali “Spoštovani Janez”, “. Neformalni pozdrav, kot so “Pozdravljeni”, “ “Pozdrav”, “ ali “Zdravo”, “ se izogibajte. Prepričajte se tudi, da pravilno napišete ime prejemnika, sicer tvegate, da naredite slab vtis že od začetka.

2. Ostanite pri namenu pisma

Edini namen pisma zahvale bi moral biti izražanje hvaležnosti in zahvale lojalnim strankam. Odolite skušnjavi, da ponovno predstavite svoje podjetje. Ne omenjajte nobenih prihajajoče prodaje, posebnih ponudb, novih izdelkov ali česar koli drugega, kar bi se lahko štelo za oglas. Ker bi to lahko odvrnilo stranko od vaše začetne točke.

3. Dodajte nekaj nadaljevalnih vrstic

Po zahvali stranki za njihovo poslovanje razmislite o dodajanju nadaljevalne izjave, ki kaže, da ste pozorni na potrebe strank. To bi lahko bilo omenjanje, da ste vedno na voljo, če imajo kakršna koli vprašanja ali pomisleke glede vaših izdelkov ali storitev. Ali pa preprosto vprašajte, ali je kaj, kar bi lahko storili, da bi povečali njihovo zadovoljstvo.

4. Vključite svojo blagovno znamko

Če želite, da pismo izgleda profesionalno, se prepričajte, da uporabljate glavo pisma, ki lahko vključuje ime podjetja, logotip ali druge podatke o blagovni znamki. Dobro oblikovana glava pisma naredi pismo edinstveno, zagotavlja vidnost vaše blagovne znamke, pomaga preveriti njeno pristnost prejemniku in ustvari splošen profesionalen vtis.

5. Uporabite pravi zaključek

Pri zaključevanju pisma zahvale je pomembno uporabiti primerno spoštljivo in profesionalno besedo ali frazo. Izberete lahko najpogosteje uporabljeno “Spoštljivo” ali “S spoštovanjem”, ali nekoliko bolj osebno “Lepo vas pozdravljam”, “ “Vaš spoštljivo”, “ “Lepe želje”, “ “S hvaležnostjo” ali “Hvaležno”. Zaključki, kot so “Vedno”, “ “Živijo”, “ “Ljubezen” ali “Pazite nase” se štejejo za premalo formalne za poslovna pisma in se jih je treba izogibati.

6. Zaključite s podpisom

Čeprav je lahko pisma zahvale osebna za velika podjetja izziv, lahko dodajanje podpisa na dnu pisma pomaga dodati vsaj malo personalizacije. Čeprav morda ni vedno mogoče dodati ročno napisan podpis, bo tudi tiskani vedno videti bolje kot preprosto tipkano ime.

Primeri pisem zahvale stranki

1. Zahvala dolgoletnim strankam za njihovo zvestobo

2. Praznovanje mejnika podjetja

3. Izražanje hvaležnosti ob koncu leta

Zgornji primeri vam bodo omogočili, da brez težav napišete pisma zahvale strankam. Lahko tudi preverite več vzorčnih sporočil e-pošte za helpdesk, da omogočite svojim agentom učinkovito obravnavo vse komunikacije s strankami.

Odkrijte sami

Znanje je pomembno, vendar le, če ga uporabite v praksi. Preizkusite vse v naši akademiji neposredno v LiveAgent.