Avtomatizirani sistemi klicev

Podjetja lahko uporabijo avtomatsko storitev klicev za pošiljanje predhodno posnetega glasovnega sporočila tisočem vodilnim in potencialnim strankam v namene kvalifikacije ali prodaje. Lahko tudi pošljejo opomnik o dogodku ali nujno sporočilo svojemu celotnemu seznamu stikov, vključno s člani tima.

Poleg tega avtomatizirani telefonski sistemi podjetjem pomagajo pri dostavi ustreznih sporočil na telefonski odzivnik za klice za podporo strankam.

Kako deluje avtomatiziran sistem klicev?

Avtomatiziran sistem klicev deluje tako kot sistem dohodnih klicev kot avtomatiziran sistem upravljanja odhodnih klicev.

Sistemi dohodnih klicev vam omogočajo snemanje edinstvenih zvočnih sporočil za različne težave strank, tako da lahko vsak klicatelj izbira med vašimi možnostmi menija in reši specifično težavo. Lahko izberejo tudi usmerjanje klicev na razpoložljive agente, če določeno sporočilo ne reši problema. Poleg tega nekateri sistemi ponujajo možnost avtomatskega povratnega klica, ki strankam omogoča, da zahtevajo povratni klic od agenta v kasnejšem času.

Poleg tega lahko te avtomatske sisteme klicanja uporabite za pošiljanje predhodno posnetega sporočila komurkoli na vašem seznamu stikov, ne da bi jih klicali vaši agenti.

Evo, kako delujejo avtomatizirani sistemi telefonskega menija:

• Predvajajo posneto sporočilo, ko stranka pokliče lokalno ali brezplačno številko podjetja.
• Stranka lahko izbere primerno možnost menija z izbiro ustrezne številke za reševanje težave ali pridobitev podpore živega agenta.
• Nekateri vključujejo sisteme interaktivnega glasovnega odziva, ki strankam omogočajo, da izrazijo težavo namesto da bi pritisnili gumb.
• Odhodne klice delujejo na obratni način. Avtomatizirani sistem sporočanja pokliče, in ko zazna glas, predvaja posneto sporočilo ali poveže klicanca z agentom. V nasprotnem primeru uporablja funkcijo “Avtomatsko pusti sporočilo na telefonski odzivnik”.

Ti prilagojeni sistemi telefonskega menija podpirajo različne integracije tretjih oseb. Na primer, vašo lahko integrirate s programsko opremo CRM (upravljanje odnosov s strankami), da segmentirate, ocenite in sledite svojim vodilnim.

Katere so funkcije avtomatiziranih sistemov klicev?

Najbolj opazne funkcije avtomatiziranih sistemov klicev vključujejo:

• Prilagodljivi ID-ji klicatelja – Po preverjanju veljavne telefonske številke lahko prilagodite svoj ID klicatelja, tako da vaše stranke vedo, kdo jih kliče.
• Prilagojeni pozdrav podjetja – Vsakega klicatelja lahko pozdravite s prilagojenim sporočilom.
• Oddaja množičnih glasovnih sporočil – Ti sistemi brez agentov omogočajo lastnikom podjetij, da hkrati pokličejo celoten seznam stikov.
• Načrtovanje klicev – Podjetja lahko nastavijo določen datum in čas za vsak odhodni klic.
• Zaznavanje telefonskega odzivnika – Če klic prevzame telefonski odzivnik ali storitev glasovne pošte, bo avtomatiziran sistem klicev ponovno predvajal sporočilo po tonu.
• Pretvorba glasovne pošte v besedilo – Sistem lahko pošlje besedilo, če klicani nima možnosti glasovne pošte.
• Avtomatizirane storitve odgovora – Lahko snemete sporočila za obravnavo pogostih težav strank.
• Prilagodljiva pravila usmerjanja – Klice lahko usmerite na podlagi podatkov CRM ali help desk, da uživate avtomatizirano porazdelitev vodilnih in zagotovite nemoteno podporo strankam. Lahko nastavite usmerjanje na osnovi spretnosti, osredotočeno na ocene agentov, ali usmerjanje na osnovi časa, povezano z njihovim delovnim časom.
• Analitika v realnem času – Živi nadzorni panel s funkcijami spremljanja in poročanja v realnem času vam lahko da vpogled v povprečni čas odziva, zmogljivost agenta in še več.
• Napredne funkcije – Večina sistemov ponuja napredne funkcije, kot so snemanje klicev, video konference, snemanje in prepisi sestankov, avtomatski povratni klic, prepisi glasovne pošte, prenos klicev, ankete in vprašalniki.

Česa se je treba izogibati pri uporabi avtomatiziranih sistemov klicev?

Slab meni je ena najslabših stvari, ki bi jo lahko imel avtomatiziran sistem klicev. Lahko vsakega klicatelja spremeni v jeznega stranko in ga naredi željnega, da bi se prebil na drugo storitev.

Vaš meni mora biti jedrnat in ponujati možnosti, ki ustrezajo različnim situacijam. Izogibajte se dolgim pozdravom, napačnim možnostim in preveč izbir, ki bi lahko zmešale stranke.

Nejasna glasba in okoren uporabniški vmesnik lahko tudi pokvarijo uporabniško izkušnjo. Vaši klicatelji se ne bi smeli prebijati skozi ovire, da bi dobili potrebno podporo, niti ne bi smeli poslušati isto pesem v zanki, medtem ko čakajo. Če se odločite za predvajanje glasbe, pustite klicateljem, da izberejo svoje priljubljene melodije, da izboljšate njihovo zadovoljstvo.

Kakšne so prednosti uporabe avtomatiziranih sistemov klicev?

Če uporabljate avtomatiziran sistem klicev, boste uživali te prednosti:

• Časovna učinkovitost – Avtomatizirani telefonski klici na dolg seznam telefonskih številk lahko prihranijo dragocen čas in povečajo učinkovitost in produktivnost vaših agentov.
• Prihranek stroškov – Zahvaljujoč neomejenim klicem in dostopnim cenam lahko prihranite denar pri odhodnih klicev, medtem ko služite strankam po vsem svetu. Avtomatizirani odgovori zmanjšajo čas, ki ga agenti preživijo na klicu, kar dodatno zmanjša vaše stroške.
• Zmanjšan čas odziva – Ustrezno predhodno posneto sporočilo lahko hitro odgovori na vprašanja strank.
• Zadovoljstvo strank – Vsaka stranka lahko prenese klic na živega agenta, da reši zapletene težave.
• Negovanje vodilnih – Telefonski ACD vam omogoča nemoteno sledenje vodilnim in povečanje stopenj konverzije in prodaje. Lahko ustvarite podrobno poročilo o vsakem klicu in integrirate sistem s programi tretjih oseb, kot so CRM ali programska oprema help desk.
• Boljša komunikacija in sodelovanje v timu – Številni sistemi ponujajo funkcije za sporočanje v timu in interno klicanje za poenostavljeno komunikacijo in sodelovanje. Večina ponuja neomejeno shranjevanje za snemanja klicev, sporočila in skupne dokumente.

Koliko stanejo avtomatizirani sistemi klicev?

Avtomatizirani sistemi klicev so stroškovno učinkovite rešitve, ki ne zahtevajo namestitve strojne ali programske opreme.

Glede na ponudnika lahko dobite osnovni načrt, ki se začne pri približno 20 $ na uporabnika na mesec, vendar ima lahko omejene zmožnosti. Nekateri ponudniki zaračunavajo skoraj 200 $ na uporabnika/mesec za napredni načrt. Nekateri zaračunavajo mesečne pristojbine za minute, drugi pa zagotavljajo neomejene minute in pošiljanje sporočil.

Če dobite letni načrt cen, lahko dobite letni popust. Tudi popust za količino je mogoč za številne dodatne uporabniške račune.

LiveAgent je morda najbolj dostopna možnost. Začenši pri 49 $/agenta/mesec in ponujajući 180+ funkcij, je to najbolj dostopen načrt na trgu.

To je premium, vseobsegajoči načrt, ki ga plačate po porabi, zato ni letnih možnosti načrta. Ne zahteva pogodbe ali pristojbin za nastavitev, in lahko kadarkoli nadgradite ali prekličete ter dobite brezplačno 30-dnevno preizkušnjo (brez kreditne kartice).