Odkrijte učinkovite predloge e-poštnih sporočil za nadaljnje ukrepanje po klicu in izboljšajte komunikacijo v podpori strankam, prodaji in zaposlovanju. Spoznajte pomen nadaljnjih ukrepov, kako sestaviti jedrnata sporočila ter ustvariti privlačne zadeve e-pošte za utrditev odnosov in reševanje težav.
V poslovni korespondenci je vedno pomembno, da po telefonskem klicu hitro pošljete nadaljnje e-poštno sporočilo. Tako potrdite, o čem ste govorili, in odgovorite na morebitna dodatna vprašanja ali opredelite naslednje korake. Poleg tega je v današnji digitalni dobi včasih na e-pošto enostavneje odgovoriti kot na klic.
Pošiljanje nadaljnjega e-poštnega sporočila prav tako utrdi vašo vzpostavljeno povezavo. Prejemniku omogoča, da vam po potrebi ponovno piše, ga spomni na vaš pogovor in vas ohrani v ospredju njegovega razmišljanja.
Naslov profesionalnega nadaljnjega e-poštnega sporočila je odvisen od konteksta klica. Vendar vam spodnji splošni nasveti lahko pomagajo izbrati učinkovit naslov:
V vsakem primeru naj bo naslov jasen in neposreden glede vsebine sporočila.
Naslovi so pomembni, saj določijo ton sporočila in prejemniku napovedo njegovo vsebino.
Ker gre za nadaljnje sporočilo po točno določenem klicu, se nanj vedno izrecno sklicujte. Tudi če je klic trajal le minuto, omenite, o čem ste se pogovarjali, da bo prejemniku jasno, na kaj se sporočilo nanaša.
Uvod naj bo vljuden in kratek, v njem se zahvalite za čas. Omenite lahko tudi, da ste uživali v pogovoru in izrazite željo, da se kmalu ponovno slišite.
Jedro sporočila naj razširi točke, ki ste jih obravnavali med klicem. Če so ostala še kakšna odprta vprašanja, jih naslovite zdaj. Ponudite lahko dodatne informacije ali predlagate naslednje korake za krepitev poslovnega odnosa. Če imate dodatne priloge, jih priložite tukaj.
E-pošta naj bo jedrnata in osredotočena. Poskusite jo omejiti na največ tri odstavke, vsak naj se nanaša na eno točko.
Sporočilo vedno zaključite z vljudno prošnjo za odgovor. Prejemnika lahko tudi opomnite na svojo razpoložljivost v prihodnjih dneh in mu ponudite več kontaktnih možnosti, da izbere tisto, ki mu najbolj ustreza.
Pozdravljeni [ime],
najlepša hvala, da ste si včeraj vzeli čas za pogovor o [tema]. Pogovor sem zelo cenil in veliko novega izvedel.
Oglasil sem se glede [dogovorjene točke] in preverjam, ali lahko še kaj naredim, da bi proces pospešil.
Če potrebujete dodatne informacije, mi prosim sporočite. Še enkrat hvala za vaš čas.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
hvala, da ste si včeraj vzeli čas za telefonski pogovor. Oglasil sem se, da podam nekaj dodatnih informacij o tem, kar sva govorila.
V prilogi pošiljam dokument z več informacijami o [tema]. Če imate kakšno vprašanje, mi prosim sporočite.
Veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [vaše ime]
P. S. V prilogi dodajam še svojo razpoložljivost v naslednjih tednih, če bi se želeli slišati.
Dobro jutro [ime],
zahvaljujem se vam za najin klic prejšnji [dan]. Pogovor sem ocenil kot zelo produktiven in veliko sem se naučil.
Oglasil sem se glede nekaj točk, ki sva jih obravnavala, in preverjam, ali imate še kakšna vprašanja.
Prav tako prilagam svojo razpoložljivost v naslednjih tednih, če bi želeli biti v stiku. Če lahko v tem času še kaj naredim, mi prosim sporočite.
Hvala in veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
še enkrat hvala, da ste si vzeli čas za pogovor prejšnji teden. Veselilo me je in menim, da sva dobro napredovala.
Oglasil sem se glede nekaj točk, ki sva jih omenila med klicem. Če imate dodatna vprašanja ali potrebujete več informacij, mi prosim sporočite.
Veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
upam, da ste lepo preživeli vikend.
Oglasil sem se glede najinega klica prejšnji teden. Menim, da bi lahko sodelovala, zato bi želel preveriti, ali imam vse vaše kontaktne podatke, da ostaneva v stiku.
Če imate kakšno vprašanje ali želite kaj dodatno razjasniti, mi prosim sporočite.
Veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
samo želel sem se oglasiti po najinem klicu dne [datum].
Upam, da ste dobro.
Če želite še kaj dodatno obravnavati ali potrebujete kakršnekoli informacije z moje strani, mi prosim sporočite.
Hvala, [vaše ime]
Živjo [ime],
veselilo me je, da sva se danes ujela. Tukaj je kratek povzetek najinega pogovora za vašo evidenco:
[Povzetek pogovora]
[Dogovorjeni ukrepi, če so]
Še enkrat hvala, da ste si vzeli čas za pogovor. Naslednji teden se vam ponovno oglasim glede dogovorjenih točk.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Dobro jutro [ime],
hvala, da ste si danes vzeli čas za pogovor. Cenim vaše informacije in se veselim njihove uporabe v praksi.
Če lahko še kaj naredim za vas, mi prosim sporočite.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
veselilo me je, da sva danes govorila o [tema]. Samo želel sem preveriti, ali ste prejeli informacije, ki sem jih poslal. Če kaj potrebujete, mi le sporočite.
Še enkrat hvala za vaš čas.
[vaše ime]
Živjo,
hvala, da ste si včeraj vzeli čas za telefonski pogovor, to cenim. Kot sva govorila, menim, da obstaja veliko možnosti za sodelovanje in prepričan sem, da vam lahko pomagam doseči vaše cilje.
Za povzetek: smiselno bi bilo, da prevzamem X, Y in Z. Če se s tem strinjate, bom takoj začel. Če ne, brez skrbi – samo sporočite svoje predloge.
V vsakem primeru še enkrat hvala za pogovor. Veselim se vašega odgovora,
[vaše ime]
Živjo [ime],
hvala, da ste si včeraj vzeli čas za pogovor, to zelo cenim. Pošiljam kratek e-poštni povzetek najinega pogovora.
Najprej mislim, da bi bilo zelo koristno [ukrep]. Prav tako bi bilo dobro, če bi se dotaknila še [tema]. Na koncu pa me zanima vaše mnenje o [vprašanje].
Še enkrat hvala za pogovor. Če lahko še kaj naredim, mi sporočite.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
veselilo me je, da sva danes govorila. Samo želel sem preveriti, ali imam vaše kontaktne podatke pravilno zabeležene. Tukaj so še enkrat:
[telefonska številka] [e-poštni naslov]
Imate morda še kakšno vprašanje, preden zaključiva?
Še enkrat hvala, kmalu se ponovno oglasim.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
upam, da ste dobro. Želel sem vas povabiti na kosilo, če vas zanima. Že nekaj časa se nisva slišala, zato me zanima, ali bi še lahko govorila o najinem sodelovanju.
Če vas ne zanima, ni nobene težave. Samo sporočite.
Upam, da se oglasite kmalu,
[vaše ime]
P. S. Moji kontaktni podatki so še vedno isti: [telefonska številka] in [e-poštni naslov]. Če kaj potrebujete, se oglasite.
Pozdravljeni [ime],
veselilo me je, da sva danes govorila. Hvala, da ste si vzeli čas za pogovor. Tukaj so podrobnosti najinega pogovora za vašo referenco.
[Povzetek dogovorjenega]
Veselim se vašega odgovora.
Lep pozdrav, [vaše ime]
Pozdravljeni [ime],
želel sem se oglasiti glede najinega telefonskega pogovora. Tukaj so moja razmišljanja:
[Povzetek dogovorjenega]
[Dogovorjeni ukrepi, če so]
Hvala, da ste si danes vzeli čas za pogovor. Kmalu se vam ponovno oglasim,
[vaše ime]
Sestava nadaljnjega e-poštnega sporočila po klicu ni težka, če upoštevate dobre prakse. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam lahko pomagajo:
Nadaljnje ukrepanje po telefonskem klicu je vedno dobra ideja, ne glede na potek pogovora. Z učinkovitim nadaljnjim e-poštnim sporočilom boste poskrbeli, da bodo vsi detajli jasni in da bodo vsi na isti strani.
Ste pripravljeni uporabiti naše predloge za nadaljnje ukrepanje po klicu? LiveAgent je najbolj ocenjena in številka 1 med programi za vstopnični sistem za mala in srednje velika podjetja. Preizkusite ga danes z brezplačnim 30-dnevnim preizkusom. Kreditna kartica ni potrebna.
Na splošno je priporočljivo, da nadaljnje sporočilo pošljete v nekaj dneh po hladnem klicu. Tako ima potencialna stranka dovolj časa, da predela začetno komunikacijo, obenem pa ste ji še vedno v spominu. Pomembno je najti ravnovesje med vztrajnostjo in spoštovanjem časa ter meja sogovornika. Če niste prepričani o ustreznem času, je morda dobro, da povprašate po njihovih željah glede nadaljnjih stikov.
Potencialnim strankam ali partnerjem pošljite e-pošto, v kateri se jim zahvalite za njihov čas in jim sporočite, da se veselite nadaljnjega odziva. Posredujete jim lahko tudi povezavo do članka ali bloga, za katerega menite, da bi jih utegnil zanimati. Če imate njihove kontaktne podatke, jih lahko kontaktirate tudi preko družbenih omrežij. Katerikoli način izberete, naj bo sporočilo osebno in naj pokaže, da vas zanima njihovo mnenje.
Ni zagotovila, da bo nekdo opazil vaše nadaljnje e-poštno sporočilo, vendar lahko storite nekaj stvari, da povečate možnosti. Najprej napišite privlačno in relevantno zadevo e-pošte, ki bo prejemnika pritegnila. Drugič, sporočilo naj bo kratko – nihče noče brati romana v svojem nabiralniku. Bodite jedrnati, jasno napišite namen in vključite vse pomembne informacije ali priloge. Nazadnje izrazite iskreno zanimanje za povratni odziv – naj prejemnik vidi, da cenite njegov čas in mnenje.
Povzemite glavne točke pogovora in poudarite vse, kar ste se dogovorili. Če ste delili kakršnekoli informacije ali dokumente, vključite povezavo ali prilogo tudi v e-pošto, ne glede na to, ali ste jih že prej poslali. Poskrbite, da bo prejemniku vse lahko dostopno. Ne pozabite – preprosta zahvala lahko zelo veliko pomeni.
Da – vedno bodite pripravljeni na nadaljnji klic in imejte seznam vprašanj ali tem, ki jih želite obravnavati. Tako bo pogovor bolj učinkovit in manj verjetno je, da boste kaj pomembnega pozabili. Poleg tega bodite organizirani in si beležite vse pomembne informacije ali dokumente, ki ste jih delili med klicem. Tako boste kasneje lažje nadaljevali stik.
Vedno je dobro, da pošljete nadaljnje sporočilo, a ne smete pretiravati. Če po razumni dobi ne prejmete odgovora, lahko poskusite ponovno. Pazite le, da vaša sporočila ne postanejo nadležna in da ne prestopate meja prejemnika.
Če druga oseba ne odgovori na vaše nadaljnje e-poštno sporočilo, je najbolje, da jo kontaktirate na drug način. Poskusite jo poklicati ali ji poslati sporočilo prek družbenih omrežij. Če še vedno ne prejmete odgovora, je morda čas, da nadaljujete naprej.
LiveAgent vam omogoča oblikovanje lastnih predlog e-poštnih sporočil za stranke in vam tako pomaga izboljšati podporo strankam. Vas zanimajo vse možnosti?
Povečajte stopnjo odziva s ljubeznivo follow-up e-pošto. Naučite se pisati učinkovite vrstice zadeve in e-pošte s nasveti, primeri in predlogami za različne sce...
Naučite se pisati učinkovite sledilne e-poštne naslove po prijavi za delovno mesto s predlogami in nasveti. Sledilni e-poštni naslov kaže zanimanje in pozornost...
Odkrijte učinkovite predloge e-poštnih sporočil za spremljanje dogodkov na LiveAgent. Spoznajte najboljše prakse, raziščite deset primerov predlog in izboljšajt...
Pridružite se naši skupnosti zadovoljnih strank in zagotovite odlično podporo strankam z LiveAgent.
