Predloge za pozdravna e-pošta
Povečajte angažiranost in prihodke s učinkovitimi pozdravnimi e-pošti. Odkrijte dokazane predloge, vrstice predmeta in strategije personalizacije za krepitev zv...
7 min branja
LiveAgent
Email Templates
+2
Z več kot 300 milijardami e-pošt, poslanih in prejete vsak dan, je e-pošta bistveno sredstvo komunikacije. Ugotavljanje, kako začeti poslovno e-pošto na profesionalen način – posebej, ko pišete komu, ki ga ne poznate – je lahko izziv za tržnike, prodajnike in predstavnike storitev za stranke.
Pravzaprav je način, kako začnete svojo e-pošto, lahko odločilni dejavnik med tem, da prejemnik e-pošto takoj zapre (in jo izbriše) ali pa jo nadaljuje z branjem. Naslednji članek vsebuje nekaj nasvetov o tem, kako začeti e-pošto, ter nekaj najpogostejših pozdravov e-pošte in začetkov e-pošte, ki jih lahko uporabite v svoji poslovni korespondenci. Od prehodnih e-pošt do mrežnih e-pošt ima prava predloga pri roki lahko blagoslov. Pokrivamo vas tudi, če potrebujete predloge za zaključek poslovne e-pošte.
Kaj vključiti na začetku vaših e-pošt
1. Pozdrav ali pozdravljanje
Začnite s primerno pozdravom glede na to, kako formalno mora biti. Vedno vključite ime prejemnika (če ga poznate), da bo pozdrav bolj oseben. Nazadnje, vendar ne manj pomembno, dvakrat preverite, da ste pravilno napisali ime prejemnika. Naš nasvet? Kopirajte in prilepite njihovo ime, kot je vidno v prejšnjih e-poštah, e-poštnih podpisih ali spletnih straneh, da se prepričate, da ne naredite tipografske napake. Imeti raznolike predloge promocijskih e-pošt pri roki lahko naredi vaše tržne napore veliko bolj učinkovite in uspešne.
2. Predstavitev in razlog za pisanje (če je potrebno)
Ko pišete komu prvič, se predstavite in vključite jedrnato poved o cilju vaše e-pošte. Ta poved lahko odloči, ali bo prejemnik prebral vašo e-pošto ali jo bo ignoriral, zato se prepričajte, da je vaš namen jasen in prepričljiv.
Če imate skupne prijatelje, sodelavce ali znance, jih omenite, saj to lahko poveča vaše možnosti za odgovor. Na primer, lahko naredite subtilno omembo imena, kot je ta: “Zdravo [Ime], srečal sem se z našim skupnim prijateljem Richardom (iz [Podjetja]) čez vikend in omenil je, da potrebuješ novo orodje za pomoč, saj tvoj trenutni ponudnik preprosto ne deluje več…”
3. Odpiralna fraza / dobra želja (izbirno)
Če prejemniku že dolgo časa niste pisali ali če imate neformalen odnos s prejemnikom, bi bilo primerno vključiti kratko, pozitivno opombo, kot je “Upam, da se ti godi dobro.” To lahko postavi pravi ton za preostanek vaše e-pošte.
Lahko pa, če je prejemnik delil kakšne posodobitve na LinkedInu ali drugih družbenih medijih, ga brez težav čestitajte za njegove najnovejše dosežke (osebne in poklicne). Lahko bi rekli kaj takega, kot je “Čestitam za vašo promocijo” ali “Čestitam, vznemirljivo je videti, da je [Prejemnikovo podjetje] pridobilo tako pomembnega odjemalca, kot je [Podjetje].”
4. Vrstica zahvale (izbirno)
Glede na kontekst lahko dodate kratko vrstico ‘hvala’ v vašo e-poštno korespondenci. Na primer, če vas je vaš potencialni odjemalec/stranka kontaktiral z vprašanjem, je ‘Hvala, ker ste se javili" ali “Hvala, ker ste kontaktirali [Podjetje]” nujno potrebna. Vendar pa je vsakič, ko dodate zahvalno opombo, pomembno, da jo personalizirate, saj so standardne zahvalne opombe (kot so omenjene zgoraj) malo preveč generične in se lahko zdijo hladne ali distancirane.
Z enostavnim dodajanjem imena pred vašo zahvalno vrstico se sporočilo sliši toplejše in vabljivo. Tukaj je primer: “Emily, hvala ti, ker si kontaktirala [Podjetje] in ker si dvignila to vprašanje. Popolnoma imaš prav…”
Primeri in predloge za začetek e-pošte
Profesionalni pozdrav e-pošte
“Zdravo [Ime]” je verjetno najpogostejši in najbolj razširjen pozdrav e-pošte v poslovnem svetu. Ta pozdrav se na splošno priporoča za polformalne in neformalne sloge komunikacije. Če želite biti malo bolj formalni, lahko “Zdravo” zamenjate z “Pozdravljeni.”
“Spoštovani [Ime]” je primeren tudi za formalno in neformalno komunikacijo. Za vašo udobnost smo pripravili celoten seznam drugih generičnih pozdravov, ki jih lahko izberete pri začetku vaše profesionalne e-pošte. Preverite jih:
Pri pisanju enemu ali dvema prejemnikom:
- Spoštovani [Ime],
- Spoštovani [Ime] in [Ime],
- Pozdravljeni [Ime],
- Zdravo [Ime],
- [Ime],
- Hej [Ime],
Pri pisanju trem ali več prejemnikom:
- Pozdravljeni vsi,
- [Ime skupine ali tima],
- Zdravo ekipa,
- Pozdravljeni vsi,
- Zdravo tam,
- Dobro jutro,
- Dober dan,
- Dober večer,
Ko niste prepričani o imenu prejemnika:
- Spoštovani gospod,
- Spoštovana gospa,
- Zdravo,
- Pozdravljeni,
- Pozdravljeni,
- Spoštovani vodja zaposlovanja,
- Spoštovana ekipa za zaposlovanje,
Splošne fraze za odpiranje e-pošte
Po pozdravom lahko vključite kratko odpiralno poved, da sprožite svojo e-pošto. Vendar je najbolje, da se izognete stavkom, kot so ti, če pišete formalno e-pošto ali hladni e-poštni potencialni stranki, saj se lahko zdijo preveč prijazni. Paziti bi morali tudi na ton, ki ga uporabljate, na primer v pismu za opravičilo podjetja. Tukaj je nekaj najpogostejših primerov odpiranja e-pošte:
- Upam, da vas ta e-pošta застane dobro.
- Zaupam, da se ti godi dobro.
- Kako gre v [Ime podjetja]?
- Lepo je slišati od tebe.
- Vesel sem, da slišim, da…
- Upam, da si užival svoj vikend.
- Upam, da uživaš svoj dopust.
- Upam, da si imel odličen izlet.
- Upam, da se ti godi dobro.
- Upam, da se počutiš odlično!
- Upam, da imaš odličen teden.
- Upam, da imaš čudovit dan.
- Upam, da ti je bila prireditev všeč.
- Upam, da ti je bil dopust všeč.
- Javim se glede…
- Želel sem te vprašati o…
- Samo želel sem ti poslati kratko opombo o…
- Čestitam za [nedavni dosežek].
- Kako se je izšel [nedavni projekt/dogodek]?
- Všeč mi je bil tvoj nedavni [članek/objava na družbenih medijih].
Fraze za odpiranje e-pošte za sledenje
Če niste prepričani, kaj napisati na začetku vaše e-pošte za sledenje, razmislite o vključitvi ene od naslednjih fraze za odpiranje e-pošte, ki lahko prekinejo led:
- Kot smo razpravljali v našem telefonskem klicu…
- Kot smo razpravljali na našem srečanju…
- Kot obljubljeno, tukaj je…
- Preverjam…
- Samo preverjam, da se prepričam, da…
- Sledim našemu srečanju…
- Pišem, da sledim…
- Javim se nazaj glede…
- To je samo kratka opomba za…
- To je samo kratko opozorilo…
- Želel sem te obvestiti, da…
- Ali mi lahko daš posodobitev o…
- Pišem, da te opomnim na…
- Bilo je odlično srečati te na [dogodku].
- Bilo je odlično govoriti s tabo prejšnji teden.
- Vesel sem, da smo imeli priložnost za pogovor na [dogodku].
- Bilo je veselje srečati te včeraj.
Fraze za odpiranje e-pošte za odgovore
Ko odgovarjate stranki ali potencialnemu odjemalcu, je kratka vrstica “Hvala” primerna v mnogih primerih. Če niste prepričani, kako vključiti “Hvala” ali potrebujete več navdiha, preverite nekaj naših alternativ:
- Hvala, ker si se javil.
- Hvala za tvoje sporočilo.
- Hvala, ker si me obvestil.
- Hvala za posodobitev.
- Hvala za opozorilo.
- Hvala, ker me držiš v zanki.
- Hvala za hiter odgovor.
- Hvala, ker si si vzel čas za [pisanje nam/dajanje nam povratnih informacij].
- Hvala ti, ker si se mi vrnil tako hitro.
- Hvala, ker si se mi vrnil tako hitro.
- Hvala za tvoje povratne informacije o…
- Žal mi je, da sem te tako dolgo čakal.
- Opravičujem se za pozni odgovor.
- Žal mi je, da je od mojega zadnjega e-poštnega sporočila minilo toliko časa.
- Opravičujem se za pozni odgovor.
- Ali mi lahko pojasniš [nekaj]?
- Ali mi lahko razložiš, kaj misliš s [nekaj]?
- Ali nam lahko daš več podrobnosti o…?
Kako začeti hladno prodajno e-pošto
Pri pisanju hladne e-pošte potencialnemu odjemalcu bo prvi odstavek odločil, ali bo vaš potencialni odjemalec smatral vaše sporočilo vredno branja, zato je pomembno, da impresioniraš in se izstopas. Tukaj je nekaj primerov, kaj lahko vključite v svoj uvodnih odstavek:
“Moje ime je [Ime] in sem direktor trženja za [Podjetje]. [Skupna povezava] mi je priporočila, da se javim tebi glede…”
“Moje ime je [Ime] in to bom ohranil kratko. Sem ustanovitelj programske opreme, ki pomaga podjetjem, kot je tvoje, da dosežejo [specifične cilje] preko [prednosti izdelka].”
“Moje ime je [Ime] in delamo s podjetji, kot so [Podjetje 1], [Podjetje 2] in [Podjetje 3], da izboljšamo njihove [prodajne/tržne napore/storitve za stranke itd.].”
“[Ime] iz [Podjetja] tukaj. Videl sem, da si nedavno [obiskal našo spletno stran/prenesel belo knjigo itd.]. Delal sem s podobnimi podjetji v [področje/industrija] in sem se odločil, da se javim.”
“Moje ime je [Ime] in sem pri [Podjetje]. Nedavno smo lansirali novo rešitev, ki [kaj vaša rešitev naredi]. Glede na vaš spletni profil [povezava profila], se zdi, da bi bili pravi oseba za pogovor o [problemu, ki ga rešuje vaš izdelek].”
Če želite izvedeti več, preverite predloge za hladne prodajne e-pošte.
Kako začeti e-pošto za sledenje prodaje
Sledenje potencialnemu odjemalcu, posebej če niso odgovorili na vaša prejšnja sporočila, je lahko zapleteno. Če je to primer, poskusite eno od teh učinkovitih odpirnih stavkov e-pošte – morda vam bodo koristni!
“Zaupam, da si imel priložnost prebrati mojo prejšnjo e-pošto in si pogledal našo spletno stran, zato sem se odločil, da te ponovno kontaktiram.”
“Poslal sem ti e-pošto pred časom o [Podjetje] in kako mislim, da bi bila odličen ujemek zate in [Podjetje]. Ali veš, da naši odjemalci poročajo o [a **% povečanju] v [prodaji], ko uporabljajo naš [programsko opremo/platformo/orodje]?”
“Upam, da ne prestopam meje, vendar vidim, da si prebral mojo prejšnjo e-pošto in obiskal našo spletno stran (čudeži sodobne tehnologije). Mislim, da je to pravi čas, da nadaljevamo pogovor. Kaj misliš? Si na voljo za hiter klic na [datum in čas]?”
“Vem, kako zaposlen moraš biti pri vodenju svoje ekipe in jim pomagaš povečati [funkcija dela]. Poslal sem ti nekaj informacij o [Izdelek] pred časom in sem mislil, da bi bilo to pravi čas, da ti dam praktično predstavitev.”
“Pišem, da sledim svoji e-pošti, saj nisem dobil odgovora od nikogar iz ekipe. Kot sem navedel v svojem prejšnjem sporočilu, verjamem, da [Izdelek] lahko zelo izboljša način, kako delaš [kaj tvoj izdelek pomaga].”
Če želite izvedeti več, preverite predloge za e-pošte za sledenje prodaje.
Kako začeti e-pošto po nakupu / pozdravno e-pošto stranke
Kadarkoli nekdo kupi tvoj izdelek ali se prijavi za tvojo storitev, bi mu moral zahvaliti ali ga pozdraviti v ‘družino’, da zagotovite, da je vaš odnos dobro začet. Najboljši način za to je pisanje pozdravne e-pošte, ki vključuje zahvalno opombo, kratko predstavitev in vse koristne informacije.
‘Hvala za tvoj nedavni nakup pri nas! Upam, da uživaš svoj [izdelek/storitev]."
“Dobrodošel v [Podjetje]! Počutimo se precej srečni, da si se odločil za nas, in samo želel sem ti reči hvala v imenu naše celotne družbe.”
“Sem [Ime], ustanovitelj [Podjetja] in bi ti rad osebno zahvalil, ker si se prijavil za našo storitev.”
“Dobrodošel v [Izdelek/Podjetje]. Navdušeni smo, da te vidimo tukaj! Jaz bom tvoj vodnik v tem obdobju uvajanja, in moj cilj je zagotoviti, da imaš pozitivno izkušnjo in da čim bolj izkoristiš naš [izdelek/storitev].”
“Dobrodošel v [Blagovna znamka]! Navdušeni smo, da te imamo na krovu in se ne moramo dočakati, da začneš uporabljati [izdelek/storitev] in videti rezultate.”
Prosto preverite več predlog za e-pošte po nakupu in pozdravne predloge e-pošte.
Kako začeti e-pošto za storitve za stranke
Skoraj vsaka e-pošta za storitve za stranke bi morala začeti z opombo ‘Hvala, ne glede na to, ali odgovarjate na preprosto zahtevo za storitve za stranke ali odgovarjate na pritožbo stranke. Tukaj je, kako lahko izgleda:
‘Hvala, ker si se javil! Vesel bi bil, da ti pomagam."
“Hvala, ker si kontaktiral [Podjetje]. Moje ime je [Ime] in bi mi bilo veselje, da ti pomagam s…”
“Hvala, ker si nam napisal danes. Vesel bi bil, da odgovorim na ta vprašanja za tebe…”
“Hvala za tvoje vprašanje o […]. Res mi je žal slišati, da ne moreš […] Eskalacija tvoje težave, da jo lahko nekdo podrobno pregleda takoj…”
“Hvala, ker si nam napisal. To sporočilo je potrdilo, da smo prejeli tvojo zahtevo in te bomo kontaktirali v ** urah s popolnim odgovorom.”
Če želite izvedeti več, preverite predloge za storitve za stranke.
Kako začeti e-pošto za opravičilo stranke
Ko odgovarjate jeznim ali nezadovoljnim strankam, se prepričajte, da pokažete empatijo in pošljete opravičilno e-pošto v imenu vašega podjetja. Tukaj je, kako to lahko naredite:
“Hvala ti, ker si se javil glede naročila #[številka]. Res mi je žal, da ti izdelek ni ustrezal.”
“Res mi je žal, da si imel negativno izkušnjo s [izdelek/storitev/oddelkom podjetja]. Pregledam sem težavo in zdi se, da [na kratko razloži razlog za njihovo slabo izkušnjo].”
“Res mi je žal slišati, da si imel tako slabo izkušnjo z nami. Čeprav si prizadevamo za 100% zadovoljstvo strank, je jasno, da smo padli kratko v tem primeru – in to je nesprejemljivo.”
“Res mi je žal slišati, da [kratek povzetek njihove slabe izkušnje]. To se nikoli ne bi smelo zgoditi in popolnoma razumem, kako frustrirajuče mora biti to zate.”
“Hvala, ker si nam dal to povratno informacijo. Spoznavam, kako frustrirajuče mora biti [podrobnosti težave]. Očitno smo tokrat padli kratko in se za to iskreno opravičujemo.”
Povzetek
Začetek vaše poslovne e-pošte (pozdrav, odpiralna vrstica in prvi stavek) je prva stvar, ki jo prejemnik vidi, ko odpre vašo e-pošto. Z začetkom vaše e-pošte na profesionalen način je večja verjetnost, da boste naredili pozitiven vtis nanj. Pozdrav, ki ga uporabite, in prve stavke, ki jih izberete za začetek vaših profesionalnih poslovnih e-pošt, bodo odvisni od vaše publike in konteksta vaše komunikacije. Uporabite pozdrave e-pošte in fraze za odpiranje e-pošte, omenjene zgoraj, kot spodbude, kadarkoli niste prepričani, kako začeti svojo naslednjo e-pošto stranki ali hladnemu potencialnemu odjemalcu.
Spomnite se, da dvakrat preverite svoje e-pošte za kakršne koli napake pri črkopisu ali slovnici in se prepričajte, da vedno pravilno napišete ime prejemnika. Naš zadnji nasvet je, da ga ohranite kratko in sladko, saj nihče ne želi brati dolgih e-pošt. Hitro pridite do bistva z uporabo pravega tona glasu in ste na dobri poti.
