Predloge vstopničnega sistema
Čeprav se morajo agenti za podporo strankam običajno odzvati na najrazličnejše poizvedbe – na srečo jim ni treba znova izumljati pogosta vprašanja, zahteve za podporo ali težave. Namesto tega lahko uporabijo že pripravljene predloge, da skrajšajo odzivni čas in zagotovijo dosledno izkušnjo storitev za stranke. Pravzaprav so pripravljeni odgovori, vnaprej določeni odgovori in predloge nekatere najbolj kritične funkcije katere koli programske opreme za izdajo vozovnic. Zastopnikom dajejo več časa in manj stresa, pomagajo racionalizirati njihov potek dela in pospešijo podporo strankam. Na kratko, pripravljena sporočila in predloge lahko:
- Pomagajte agentom, da hitreje zagotovijo ustrezne in natančne odgovore;
- Prihranite veliko časa in truda vaši skupini za podporo;
- Povečati zaupanje agentov, učinkovitost in produktivnost;
- Zmanjšajte čas usposabljanja novih agentov;
- Zagotoviti dosledno sporočanje blagovne znamke v komunikaciji s strankami;
- Izboljšajte kakovost storitev in povečajte zadovoljstvo strank.
Najboljše prakse za uporabo pripravljenih odgovorov in predlog v vašem vstopničnem sistemu
- Vključite celotno organizacijo v postopek ustvarjanja predloge in ocenjevanja, da dobite konstruktivne povratne informacije od več strokovnjakov v različnih oddelkih.
- Zagotovite, da je vsaka predloga odgovora skrbno pregledana, preden jo objavite in da ni nobenih napak, tipkarskih ali slovničnih težav.
- Ne uporabljajte blagega, robotskega in izjemno formalnega jezika – poiščite pravi slog in ton glasu za svoje občinstvo.
- Poskusite in preizkusite različne predloge odgovorov, da najdete najustreznejše za vašo organizacijo.
- 38 % potrošnikov meni, da so skriptirani, neosebni odgovori frustrirajući – prilagodite predloge, kadar koli lahko, in prilagodite odgovor, da bo ustrezal vsaki stranki in njenemu posebnemu primeru.
- Ne uporabljajte vnaprej pripravljenih odgovorov in predlog samo zaradi hitrosti podpore – pošljite sporočilo samo, če je 100 % ustrezno in se ujema z zahtevo stranke.
- Redno pregledujte svoja pripravljena sporočila in predloge, da zagotovite, da ostanejo ustrezna in sledijo rasti vaše organizacije in spreminjajočim se potrebam strank.
12 Primerov običajnih predlog odzivov pri zahtevkih
Z naborom že pripravljenih sporočil lahko dosežete prilagojen pristop, hkrati pa zmanjšate breme izdelave vsakega odgovora iz nič. Ustvarjanje knjižnice učinkovitih pripravljenih odgovorov in predlog pa zahteva čas in trud. Tukaj je nekaj osnovnih predlog vstopničnega sistema, ki temeljijo na 12 pogostih scenarijih. Uporabite jih kot izhodišče in jih prilagodite svoji bazi strank.
Potrdilo o prejetem zahtevku
Hi [NAME],
Thank you for reaching out. This is just a quick note to inform you that we received your message and have already started working on resolving your issue [Ticket ID: (Number) dated (Date)].
If you have any further questions or concerns, please let us know. We are available round-the-clock and always happy to help. Thanks for being a loyal [COMPANY] customer.
Take care,
[YOUR SIGNATURE]
Predloga posodobitve glede napredka zahtevka #1 (Delamo na vašem primeru)
Hi [NAME],
I wanted to update you before the weekend about the status of your [Issue, Ticket ID]. It is currently in progress and is being worked on by our tech support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved as soon as possible.
As a rough estimate, it should be fixed on [ETA]. We’ll keep you updated.
Thanks for your patience!
[YOUR SIGNATURE]
Predloga posodobitve glede napredka zahtevka #2 (Nismo pozabili nate)
Hi [NAME],
It’s been a while since our last update, but we wanted to reassure you we haven’t forgotten about your issue. It’s been a bit more challenging than the average case but our team of tech gurus is committed to resolving it as soon as possible.
Meanwhile, we will keep you posted on any further updates. Thank you for your patience while we work through this.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Zahteva od stranke za več informacij
Hi [NAME],
Thank you for submitting your ticket [Ticket ID] on [Date]. Could you please give us a little more context? When did this issue begin? Has it been occurring consistently, or does it happen on and off? Have you tried any solutions on your own?
These questions will help us find a more personalized solution to your problem.
Looking forward to hearing from you,
[YOUR SIGNATURE]
Obveščanje stranke, da je bila težava odpravljena
Hi [NAME],
[AGENT NAME] from [COMPANY] here. Hope you’re doing well!
You’ve reported a problem with [Issue] on [Date]. As promised, I’m circling back to tell you that it has been successfully resolved.
The problem turned out to be more complex than we thought, so it took a little bit longer to get it fixed. But everything should be fine now. Could you confirm that everything is working?
If you have any more questions or come across any other issues, let me know, I’ll be happy to help.
Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]
Predloga za zaprtje zahtevka
Hi [NAME],
Your [Issue, Ticket ID] has been resolved. Thanks for your patience and time, and we hope our customer support was satisfactory.
If there is anything else we can do for you, please don’t hesitate to reply to this email or call us at (number).
Best,
[YOUR SIGNATURE]
Zaprtje zahtevka zaradi pomanjkanja odziva
Hi [NAME],
I’m reaching out about your case with us regarding [Case topic]. It’s been [Number] days since we’ve heard from you, so I wanted to let you know that we are going to close this ticket.
You can always reopen it or raise a new ticket if you need any further assistance. Thanks for working with us!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Priznanje napake pri reševanju težave
Hi [NAME],
We’re reaching out with an unfortunate update on your request [Ticket ID] dated [Date]. We admit that there was an error on our part, and we’re really sorry about it. The fact that we (explanation of what was done wrong).
We understand that this is an inconvenience, but we’re currently doing our best to sort this out. We are once again extremely sorry for this incident. I will personally inform you of any further updates.
Thank you for your patience and understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Opravičujem se za težavo v celotnem podjetju
Hi [NAME],
Thank you for reaching out. Unfortunately, we are experiencing technical issues at the moment. Our tech support team is already on it and the service should be up and running in [ETA].
We’ll let you know as soon as we’re back. Our sincere apologies for the inconvenience this may have caused you. Thanks for being patient while we sort this out.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Odziv na poročilo o napaki
Hi [NAME],
Thank you for reporting [bug]. There seems to be a glitch in the application. We’ve logged this in our bug tracker, please expect a new version with the fix shortly. Our sincere apologies for any inconvenience this may have caused you.
We appreciate your patience,
[YOUR SIGNATURE]
Predloge za spremljanje
Hi [NAME],
You have recently contacted us regarding [Issue], which was [Resolved/Closed]. We’re reaching out to make sure that there have been no related issues since. In case you have any updates, please let us know. We’ll be happy to assist you further.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Spremljanje storitev za stranke
Hi [NAME],
You’ve recently contacted us about [Issue], which was resolved on [Date]. We would love to hear what you think of our customer service. Please take a moment to review our service by clicking either link below:
Good, I’m satisfied
Bad, I’m unsatisfied
Your feedback is appreciated and will help us improve!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Pogosto zastavljena vprašanja
Kaj moram iskati pri vstopničnem sistemu?
Pri izbiri sistema za prodajo vstopnic za vaše podjetje morate upoštevati naslednje značilnosti: Avtomatizirana distribucija zahtevkov, poročila o uspešnosti, SLA, portal za stranke, Gamifikacija, in Integracije.
Zakaj naj uporabljam predloge za zahtevke?
Predloge za zahtevke vam omogočajo hitrejše odgovarjanje na zahtevke. Poleg tega pomagajo vašim agentom ostati profesionalni.
Kaj je zahtevek službe za pomoč uporabnikom?
Kartica službe za pomoč uporabnikom je zapis prošnje za pomoč. Zahteva je lahko v obliki vprašanja, opisa težave ali zahteve po informacijah.
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Kaj moram iskati v vstopničnem sistemu?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Ko izbirate vstopnični sistem za svoje podjetje, morate upoštevati naslednje funkcije: avtomatizirana distribucija zahtevkov, poročila o uspešnosti, pogodbe o ravni storitev, portal za stranke, gamifikacija in integracije. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Zakaj naj uporabljam predloge za zahtevke?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Predloge za vstopnice vam omogočajo hitrejše odgovarjanje na vstopnice. Poleg tega pomagajo vašim agentom ostati profesionalni.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Kaj je zahtevek službe za pomoč uporabnikom?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Zahtevek službe za pomoč uporabnikom je zapis zahteve za pomoč. Zahteva je lahko v obliki vprašanja, opisa težave ali zahteve za informacije.” } }] }Ready to put your ticketing templates to use?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Zahvaljujemo se vam za vašo nedavno registracijo na platformi LiveAgent.
Na vaš e-poštni naslov bo takoj po namestitvi računa poslano sporočilo s podatki za prijavo.
Če malo počakate, boste po končani namestitvi lahko do svojega računa dostopali neposredno od tu.
Po končanem postopku vam bomo na vaš e-poštni naslov poslali podatke za prijavo.
Naša spletna stran uporablja piškotke. Z nadaljevanjem uporabe te strani soglašate z uporabo piškotkov, kot je navedeno v našem pravilnik o zasebnosti in piškotkih.
Na voljo smo v več terminih